Automatisieren Sie E-Mails für Ihr Reiseunternehmen
E-Mail als Kanal
E-Mails gewinnen branchenübergreifend an Beliebtheit und Nutzung, insbesondere mit der Digitalisierung von Dokumenten und Rechnungen. Die Zahl der weltweit versendeten E-Mails ist gestiegen, und es wird prognostiziert, dass 2025 täglich insgesamt 376,4 Milliarden E-Mails versendet werden (Statista, 2020). Bei so vielen per E-Mail versendeten Informationen wird auch die für das Schreiben und Anhängen von Dateien aufgewendete Zeit zwangsläufig zunehmen. Bei Reisebüros und Reiseveranstaltern müssen Dokumente wie Buchungsbestätigungen, Reisepläne, Rechnungen, Gutscheine und anderes Werbematerial an jeden Reisenden und Kunden gesendet werden. Das Vergessen, ein Dokument oder eine E-Mail zu senden, kann zu verpassten Flügen, unvollständigen Bestellungen und Buchungsproblemen bei Unterkunft und Aktivitäten führen. Und wenn Ihr Reiseunternehmen ein hohes Kundenaufkommen hat, kann es schwierig sein, alle E-Mails an die Kunden zu verwalten.
All dies führt zum Bedarf an einer Software, die E-Mails innerhalb Ihres Unternehmens verwalten und effizienter gestalten kann. Entdecken Sie eine solche Software in diesem Artikel und sehen Sie selbst, wie die Last der E-Mails einfach verschwindet.
Die E-Mail-Anbindung von Victoury
Victoury ist eine browserbasierte Plattform, auf der Sie alle Ihre Geschäftsabläufe verwalten können, einschließlich des Sendens und Empfangens von E-Mails. Mit Hilfe unseres Teams können Sie in den Einstellungen Ihres Kontos eine E-Mail-Verbindung einrichten und Ihren Arbeitsablauf optimieren.
Die E-Mail-Verbindungsfunktion von Victoury ermöglicht es jedem Reiseprofi, seine Kunden- und Lieferantenkommunikation vollständig auf derselben Plattform abzuwickeln, ohne ständig zwischen Ihrer Reisemanagement-Software und Ihren E-Mail-Anbietern wechseln zu müssen. Da zudem alle reisebezogenen Dokumente in Victoury erstellt werden, können sie einfach angehängt und an Ihre Kunden und Lieferanten gesendet werden. Das Hinzufügen anpassbarer Vorlagen über die Textbibliothek macht den Prozess schneller, da der Text, den Sie für jede E-Mail-Instanz hinzufügen, jedes Mal verwendet wird, wenn Sie eine neue E-Mail erstellen. Nach dem Senden einer E-Mail erstellt Victoury Verknüpfungen zwischen Vorgängen, Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und Produkten, wenn die Betreffzeile die entsprechende Vorgangsnummer enthält. Lesen Sie unten mehr zu jedem dieser Punkte.
1. Automatische Dokumente senden
Da Victoury sorgfältig mit Blick auf Reiseunternehmen entwickelt wurde, umfasst es die automatische Erstellung von Reisedokumenten für Ihre Kunden und Lieferanten. Gemeinsam mit unserem Team können Sie das Design und die in diesen Dokumenten enthaltenen Informationen vollständig festlegen und Ihr Branding beibehalten.
Jedes Produkt verfügt über mehrere Reiter, in denen Sie dessen Details verwalten können, und einer dieser Reiter ist der Reiter Dokumente. In diesem Bereich können Sie Dokumente wie Reisepläne mit Details für jeden Tag, Gutscheine und benutzerdefinierte Dokumente nach Ihren Bedürfnissen erstellen. Die Dokumente werden dann entweder gedruckt, heruntergeladen oder per E-Mail an den Kunden gesendet.
Im Reiter Operationen werden Rechnungen für Kunden und Lieferanten erstellt, und Bestellungen/Angebote nur für Lieferanten. Zusätzlich zu den Rechnungen und Bestellungen werden Zahlungen im selben Reiter verfolgt, was Ihnen einen Überblick über alle aktuellen Vorgänge gibt. Die Rechnungen und Zahlungen werden in solche für Kunden und solche für Lieferanten unterteilt, und sie können in Ihr Buchhaltungssystem oder als Excel-Datei exportiert werden.
Die Option, automatische Bestell-E-Mails an Lieferanten zu senden, ist unter jeder Preisoption verfügbar. Wenn das Kontrollkästchen unter dem Produktpreis aktiviert ist und ein Lieferant mit dem Produkt verknüpft ist, wird eine vordefinierte E-Mail gesendet, sobald das Produkt gebucht wurde. Ein neuer Vorgang gilt nicht als bestätigte Buchung, da er zunächst als Lead, dann als Angebot gespeichert wird, bis er bestätigt werden kann. In dem Moment, in dem ein Vorgang als Buchung gespeichert wird, erhält der Lieferant eine E-Mail mit den Buchungsdetails.
2. Ihren Posteingang importieren und E-Mails ansehen
Ihr E-Mail-Posteingang ist unter dem Reiter E-Mail sichtbar. Einige Optionen ermöglichen es Ihnen, Ihre E-Mails nach Ihren Vorlieben zu verwalten. Zunächst können Sie wählen, nur eingehende Post zu erhalten. Sobald Sie wählen, eingehende Post zu erhalten, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie auswählen können, welche E-Mails Sie in Victoury importieren. Sie können auch den Posteingang wählen, aus dem Sie die E-Mails importieren, und so Ihre privaten und geschäftlichen E-Mails trennen.
Jede empfangene oder gesendete E-Mail kann in diesem Reiter durch Klicken auf ihren Namen angesehen werden. E-Mails können Dokumente angehängt haben und sind mit einem bestimmten Kunden, einer Person und einem Vorgang verknüpft. Wenn Sie auf die Elementnummer in der Spalte „verknüpft mit“ jeder E-Mail klicken, sehen Sie, welche Elemente mit ihr verknüpft sind. Sie können schnell auf jedes der Elemente zugreifen, indem Sie auf dessen Namen klicken. Durch die Auswahl der E-Mails über die Kontrollkästchen können Sie die E-Mail mit einem Kunden, Lieferanten, einer Reservierung, einem Lieferantenangebot/-auftrag, einer Kundenrechnung, einem Produkt oder einer Person verknüpfen. Wenn Sie stattdessen wählen, einer E-Mail jemanden zuzuweisen, erscheint eine Dropdown-Liste, um auszuwählen, welcher Nutzer der E-Mail zugewiesen wird. Das Suchfeld kann gefiltert werden, um neben anderen Kriterien nur die E-Mails anzuzeigen, die einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen oder mit einem Kunden verknüpft sind.
3. Ihre E-Mail-Vorlagen bearbeiten
Die in Victoury verwendeten E-Mail-Vorlagen werden im Reiter Textbibliothek bearbeitet. Der Reiter Textbibliothek enthält Vorlagen, die bereits standardmäßig von Victoury definiert sind, und Sie können jede Art von Vorlage hinzufügen, indem Sie auf die Plus-Schaltfläche klicken. Eine Vorlage kann basierend auf dem Bereich, unter dem sie verwendet wird, beschriftet werden. Beschriftungen erscheinen automatisch, während Sie sie eintippen, und Sie können derselben Vorlage mehrere Beschriftungen hinzufügen.
Vorlagen werden außerdem nach Marke, Produkt, Kategorie, Typ und Land oder Region getrennt. Beschriftungen können in verschiedenen Sprachen definiert werden, wenn Sie die entsprechenden Sprachen in den Einstellungen hinzufügen. Wenn Sie eine neue Sprache hinzufügen, erscheint ein weiteres Textfeld unter den bereits hinzugefügten, in dem Sie Ihre Übersetzung einfügen können. Eine Vorlage kann zugewiesen werden, um für eine bestimmte Produktkategorie verwendet zu werden, sodass Sie E-Mails je nach Produkttyp anpassen können.
Die bereits hinzugefügten Vorlagen können bearbeitet werden, indem Sie auf ihren Namen und dann auf die Schaltfläche zum Bearbeiten des Textes klicken. Wenn Sie eine der Vorlagen in einer E-Mail verwenden, können Sie den Text vor dem Senden weiterhin manuell bearbeiten.
4. Eine E-Mail aus Victoury senden
Um eine E-Mail zu senden, müssen Sie sich im E-Mail-Reiter eines Vorgangs befinden. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Neue E-Mail und bearbeiten Sie die E-Mail entsprechend den Informationen, die Sie senden müssen.
Wenn Sie Vorlagen für die E-Mail, die Sie senden, einfügen, kann der Text weiterhin manuell bearbeitet oder unverändert gesendet werden. Die gesamte E-Mail-Kommunikation wird in den Vorgangsdetails gespeichert, sodass Sie auf frühere an den Kunden oder Lieferanten gesendete E-Mails zugreifen können. Sowohl die eingehenden als auch die ausgehenden E-Mails werden in diesem Reiter angezeigt. Wenn eine E-Mail Anhänge enthält, können diese durch Klicken auf den E-Mail-Namen und Öffnen ihrer Detailansicht angesehen werden. In den E-Mail-Details können Sie außerdem die Person, den Kunden, den Vorgang und die Zuweisung sehen. Jedes Feld, das mit einem anderen Element in Victoury verbunden ist, hat ein Symbol neben seinem Namen.
5. Automatische Verknüpfung zwischen Elementen
Das Einfügen der Vorgangsnummer in die Betreffzeile verknüpft die Person, den Kunden und das Produkt mit der E-Mail, die Sie senden.
Wenn es eine mit dem Vorgang verknüpfte Bestellung gibt, wird auch diese mit der E-Mail verknüpft. Die verknüpften Elemente verfügen über Verknüpfungen zur einfachen Navigation zwischen den einzelnen Teilen des Vorgangs. Wenn andere Elemente mit einer E-Mail verknüpft sind, erscheint die E-Mail, wenn Sie die Detailansicht des Elements betrachten. Im Falle einer verknüpften Person erscheint der Vorgang in deren E-Mail-Reiter in der Profilansicht.
Verwalten Sie Ihre E-Mails nahtlos mit Victoury
Mit dem Aufstieg der E-Mail als Kommunikationsmittel wird immer mehr Zeit für das Schreiben von E-Mails und das Anhängen der richtigen Dokumente aufgewendet. Sicherzustellen, dass die richtigen Informationen an jeden Kunden Ihres Reiseunternehmens gesendet werden, kann schnell mühsam werden und mehr Zeit in Anspruch nehmen als erwartet. Die Optimierung Ihrer E-Mails mit geeigneter Software ist für Ihr Unternehmen nur von Vorteil, da sie die für andere Aufgaben verfügbare Zeit erhöht und die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler verringert.
Die automatische Dokumentenerstellung und E-Mail-Anbindung von Victoury optimieren Ihre Geschäftsabläufe, sodass Sie die gesparte Zeit genießen können. Victoury ist die Plattform, um alle Ihre Geschäftsabläufe zu verwalten und einen klaren Überblick über alle Vorgänge, Kunden und Lieferanten zu haben.
Buchen Sie noch heute einen Demo-Termin, indem Sie unser Demo-Formular ausfüllen.
Wir werden uns bei Ihnen melden und einen Termin vereinbaren, bei dem wir die Bedürfnisse Ihres Unternehmens besprechen und wie wir Ihnen helfen können, den effizientesten Arbeitsablauf zu erreichen.
Was ist Victoury?
Victoury ist eine hochgradig anpassbare Reiseveranstalter-Software, die alle Aspekte Ihres Reisegeschäfts verwaltet.
Victoury lässt sich an jedes Reisegeschäft anpassen. Die Software ist browserbasiert, sodass keine Downloads erforderlich sind und sie überall, sogar von zu Hause aus, genutzt werden kann. Unterstützt durch den Gloobus Bus Service können Sie sich mit jeder Art von Lieferanten- oder Buchhaltungssystem verbinden. Und wenn Sie nicht alle Funktionen benötigen, kann die Software-Oberfläche so bearbeitet werden, dass sie nur das enthält, was Sie benötigen.
Victoury wurde 2018 nach jahrelanger Zusammenarbeit mit Reiseexperten ins Leben gerufen. Unser Team stellte das Fehlen eines anpassbaren Reisewerkzeugs fest, das auch alle Aspekte eines Reisegeschäfts verwaltet. Victoury wird von unserem Entwicklungsteam ständig optimiert, um Ihren Anforderungen als Reiseprofi gerecht zu werden.
Erfahren Sie mehr über Victoury auf unserer Website.