Operations – Kontoauszüge importieren

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Einrichten der Funktion

Für diesen Dienst stellt Ihre Bank entweder eine Coda-Datei (CDA) oder eine Datei vom Typ MT940 bereit. Basierend auf der ersten erhaltenen Datei konfigurieren wir Ihr Victoury-Konto so, dass der Import von Kontoauszügen ermöglicht wird:

[
  {
    "banktype": "",
    "bankAccountNumber": "",
    "defaultAccountingNumber": "",
    "exchangeDifferenceAccountingNumber": "",
    "statementNumber": "",
    "paymentType": "",
    "beginAmount": "",
    "filetype": "C"
  }
]

Sobald alle Details konfiguriert sind, können Sie mit dem Importieren von Auszügen beginnen. Diese Auszüge aktualisieren Operations/Kundenzahlung, Operations/Lieferantenzahlung und Deals/Buchhaltung. In der Buchhaltung werden Vorgänge wie Kundenzahlung (CP) oder Lieferantenzahlung (SP) registriert. Zahlungen, die nicht zugeordnet wurden, werden mit einem ACC-Typ registriert.

Überprüfen Sie zunächst die ZAHLEN DES LETZTEN AUSZUGS, um die Nummer des nächsten zu importierenden Auszugs zu bestimmen. Nachdem Sie die Nummer überprüft haben, KLICKEN SIE ZUM AUSWÄHLEN und laden Sie die Datei von Ihrem Computer hoch:

Die von der Bank bereitgestellten Dateien enthalten Angaben zu den Zahlungen.

Wir empfehlen, Ihre Kunden zu bitten, Zahlungsdetails wie den Deal-Code, den Rechnungscode oder die Lieferantenreferenz zusätzlich zum Kunden- oder Lieferantennamen anzugeben. Wenn sie die Zahlung ausführen und diese Bedingungen erfüllt sind, erfolgt die Zuordnung beim Import des Auszugs in Victoury automatisch.

Wenn solche Angaben nicht in der Datei vorhanden sind, werden die Zahlungszeilen mit dem Status ERR und einer Meldung „Keine Zahlungen gefunden“ (oder einer anderen Meldung, je nach Situation) im Protokoll angezeigt, und die Verteilung der Beträge muss manuell erfolgen.

Zuordnung der Zahlungen

Klicken Sie in der Liste mit den Zahlungszeilen im Status ERR auf den Status oder das Protokoll, und es öffnet sich ein neues Betriebsfenster auf der rechten Seite des Bildschirms.

1. An diesem Punkt erstellt ein Klick auf das Pluszeichen eine Zahlungszeile ohne Details. Wenn Sie nicht sicher sind, wo diese Zahlung zugeordnet werden soll, ziehen Sie sie auf die Zahlungszeile links, und es wird eine Zahlung vom Typ ACC in Deals/Buchhaltung erstellt.

Nach dem Ziehen haben Sie außerdem die Möglichkeit, den Betrag zu bearbeiten:

1. Im oberen Bereich des Bildschirms haben Sie die Möglichkeit, nach dem Deal zu suchen, dem die Zahlung zugeordnet werden soll (falls Sie den Deal-Code kennen). Auf der rechten Seite des Bildschirms werden die Suchergebnisse angezeigt. Ziehen Sie das passende Ergebnis auf Ihre Zahlungszeile links.

Nachdem Sie den Deal auf die Zahlung gezogen haben, haben Sie die Möglichkeit, den zuzuordnenden Betrag zu bearbeiten. Das bedeutet, dass Sie eine Zahlung bei Bedarf auf mehrere Deals aufteilen können. Suchen Sie dazu nach so vielen Deals wie nötig und passen Sie die Beträge entsprechend an.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche SPEICHERN neben der Suchleiste. Sie werden wieder zur Zahlungsliste weitergeleitet, wobei der Status nun OK und das Protokoll leer ist. Klicken Sie erneut auf SPEICHERN über die Schaltfläche unten links auf der Seite.

Status und Protokolle

Beim Importieren eines Auszugs können die folgenden Status auftreten:

• ERR mit dem Protokoll „ Keine Zahlung gefunden “ - das System hat keine Angaben zu einer Kunden- oder Lieferantenzahlung erkannt. Dies bedeutet, dass die Zahlungen korrekt zugeordnet und zugewiesen werden müssen.
• IMP mit dem Protokoll „ Zahlung bereits importiert “ - diese Zahlung wurde bereits zugeordnet und zugewiesen.
• ERR mit dem Protokoll „ Kein Deal gefunden “ oder „Keine Rechnung gefunden“ - die Coda-Datei enthält einen Deal- oder Rechnungscode, der mit keinem in Ihrem System vorhandenen übereinstimmt.
• ERR mit dem Protokoll „ Zahlungen gefunden, aber nicht zugeordnet “ - das bedeutet, dass der vorgeschlagene Betrag weder mit der Anzahlung noch mit der Restzahlung übereinstimmt.
• ERR mit einem Protokoll, das anzeigt, dass ein Lieferant gefunden, die Zahlung aber nicht zugeordnet wurde, oder dass Lieferantenzahlungen gefunden, aber nicht zugeordnet wurden, wobei die Summe der Lieferantenzahlungen nicht dem Betrag aus der Auszugsdatei entspricht.
• OK - mit dem Protokoll Zahlungen zugeordnet, wenn eine automatische Zuordnung erfolgt ist, oder kein Protokoll bei manueller Zuordnung von ERR-Status.

Nur wenn der Status für alle Zahlungszeilen OK ist, ist der Import bereit, vom System gespeichert und zertifiziert zu werden => nach SPEICHERN ändert sich der Status zu IMP - Zahlung importiert.

Fälle für die Zuordnung von Zahlungen und zugehörige Status

1. Zuordnung nach Rechnungscode

• Wenn die Coda-Datei einen Rechnungscode enthält, prüft das System auf eine entsprechende Kundenzahlung.
• Das System prüft anschließend, ob der vorgeschlagene Betrag mit der Anzahlung oder der Restzahlung übereinstimmt.
  • Wenn sie gleich sind => Status OK und Protokoll „Zahlungen zugeordnet“
    
  • Wenn sie nicht gleich sind => die Restzahlung wird geprüft und wenn die RP dem vorgeschlagenen Betrag entspricht => Status OK und Protokollspalte leer.
    
  • Wenn der vorgeschlagene Betrag weder der Anzahlung noch der Restzahlung entspricht, wird die Gesamtsumme der Kundenzahlung geprüft

2. Zuordnung nach Deal-Code

• Wenn die Angaben einen Deal-Code enthalten, prüft das System auf eine entsprechende Kundenzahlung sowie deren Anzahlung oder Restzahlung.
• wenn der Deal und die Kundenzahlung gefunden werden, prüft das System, ob die Anzahlung dem vorgeschlagenen Betrag entspricht:
  • wenn die Anzahlung dem vorgeschlagenen Betrag entspricht => Status OK und Protokollspalte leer
  • wenn die Anzahlung - DP nicht dem vorgeschlagenen Betrag entspricht, wird die Restzahlung - RP geprüft. Wenn DP und RP gleich sind => Status OK und Protokollspalte leer.
  • wenn der vorgeschlagene Betrag weder DP noch RP entspricht, wird die Gesamtsumme der Kundenzahlung geprüft.

3. Zuordnung nach Lieferantenreferenz und Lieferantenname

• Wenn die Angaben eine Lieferantenreferenz und einen Lieferantennamen enthalten, prüft das System, ob eine Lieferantenzahlung dem Gesamtbetrag aus der Auszugsdatei entspricht.