5 manieren om aangepaste reizen te maken met de touroperatorsoftware Victoury
Ontdek hoe je eenvoudig de nieuwe reistrends kunt bijhouden met de alles-in-één touroperatorsoftware Victoury.
Heb je ooit een klant gehad die zijn reis annuleerde vanwege wijzigingen op het laatste moment?
Of misschien een hele deal die afketste door een onbeschikbaar arrangement?
Als touroperator of reisbureau is dit je waarschijnlijk al overkomen. Lees dan verder om te ontdekken hoe je deze situaties kunt vermijden en in plaats daarvan andere arrangementen kunt vinden.
De behoefte aan aanpassingsvermogen in reizen
Het werk in de reisbranche verandert voortdurend. In de afgelopen twee jaar zijn de reistrends drastisch verschoven door de COVID-19-pandemie. Overheidsbeperkingen konden van dag tot dag veranderen, en regionale regelgeving voegde nog een laag complexiteit toe aan de kwestie. Het was onzeker of reizen konden doorgaan en ze moesten vaak worden aangepast of uitgesteld, zo niet helemaal geannuleerd. Twee jaar leven met de pandemie bracht ongekende veranderingen in de manier waarop mensen reizen.
Deze ontwikkelingen bewijzen dat het aanpassingsvermogen van reisaanbieders meer dan ooit wenselijk is. Als een reis wordt geannuleerd, zou er een alternatief met geschikte arrangementen moeten worden voorbereid. Het opnieuw plannen van een hele reis of het aanpassen ervan voor slechts een paar reizigers tegelijk kan echter tijdrovend blijken. En als je reisbedrijf tientallen of honderden klanten behandelt, is het vanaf nul aanpassen van reizen een complexe en langdurige taak, zelfs met een touroperatorsoftware.
Dus wat kun je doen om op een efficiënte manier flexibele reisarrangementen aan te bieden?
Het volgende artikel onderzoekt vijf tips om reisaanpassingen eenvoudiger te maken met de touroperatorsoftware Victoury.
1. Aangepaste reizen met de Trip Designer
Geen enkele reis is onmogelijk te maken in de Trip Designer.
Een van de functies van Victoury is de Trip Designer-tool. Met de Trip Designer kun je een reis volledig aanpassen en vervolgens de details met je klanten delen.
Verdere aanpassingen aan de reis zijn in realtime zichtbaar op de gedeelde website zodra de wijzigingen in de software worden opgeslagen. Naast de gewone reisdetails kunnen in- en uitstaplocaties op een interactieve kaart worden aangewezen, kunnen video's en foto's worden toegevoegd aan elk product dat in de reis is opgenomen, en kunnen beschrijvingen in meerdere talen worden geschreven en met één klik worden gewisseld. Daardoor wordt een reis toegankelijker voor een breder scala aan klanten.
Bij het toevoegen van een product kan de beschrijving ervan worden geïmporteerd uit de productdetails. Dit geldt ook voor het wisselen van producten en het toevoegen van alternatieve producten. Als een van de hotels in de reis niet meer beschikbaar is, kan er een ander worden toegevoegd met de reeds bestaande beschrijving die in de reis wordt geïmporteerd. Je hoeft de details van een product slechts één keer per gekozen taal in te vullen.
De basisreis wordt gebruikt om een reisschema-deal te maken waarin je vrij aanpassingen kunt doen voor elke reiziger. Op deze manier worden reizen persoonlijker en unieker zonder de oorspronkelijke reis te wijzigen.
Bekijk voor meer informatie over het maken van een reis de playlist over Hoe maak je een reis in Victoury.
2. Een deal maken van een reisschema
Dealtypes in Victoury: Standard, Itinerary en Lead.
Er zijn drie soorten deals in Victoury: Standard, Itinerary en Lead.
De Itinerary-deal gebruikt een reis die met de Trip Designer is gemaakt om een deal op te stellen. Er wordt een nieuwe reis aangemaakt als kopie van de oorspronkelijke, maar deze is alleen beschikbaar voor die specifieke deal. Alle wijzigingen die aan de dealreis worden aangebracht, blijven op dealniveau, zodat de oorspronkelijke producten niet worden beïnvloed. Als er op het laatste moment wijzigingen zijn in een van de geboekte arrangementen, kunnen deze eenvoudig alleen voor de huidige klanten worden aangepast.
Een klant die geïnteresseerd is in een aanbod heeft mogelijk speciale wensen of wil extra arrangementen toevoegen aan zijn reisschema. Het bewerken van hun deal duurt in het geval van een reisschema-deal slechts een paar minuten. Het toevoegen van arrangementen gebeurt via een eenvoudige zoekopdracht, en aan speciale wensen kan worden voldaan door de producten op dealniveau aan te passen. Nu kunnen je klanten genieten van de perfecte reis volgens hun wensen, en kun jij genieten van de tijd die je bespaart bij het creëren van een speciale reis voor hen.
Als je je afvraagt hoe het zit met leveranciersfacturen en offertes: aan elk product kan zijn leverancier worden gekoppeld. Communicatie met de leverancier en de klant is rechtstreeks beschikbaar in Victoury. Je kunt e-mails versturen, facturen genereren voor elke leverancier en klant, en op de hoogte blijven van betalingen in het tabblad Boekhouding. Daarnaast kun je vouchers aanbieden en reisplannen en boekingsbevestigingen naar klanten sturen, hetzij per e-mail, hetzij als afdrukbare PDF.
3. Klanten en hun voorkeuren opslaan
Klanten kunnen worden opgeslagen samen met hun persoonlijke gegevens zoals adressen, persoonlijke informatie, documenten en voorkeuren.
Begeleidende personen die aan de klant gerelateerd zijn, kunnen aan hen worden gekoppeld voor toekomstig gebruik. Dit kunnen familieleden zijn of andere reizigers van dezelfde reis. Familieleden worden weergegeven en kunnen worden geselecteerd wanneer de klant die aan hen gerelateerd is in een deal wordt geladen. Dit verkort de tijd die nodig is om reizigers te selecteren en hun gegevens in te vullen voor verdere deals.
Het proces is ook eenvoudig voor nieuwe klanten. Een nieuwe klant kan rechtstreeks in de deal worden aangemaakt, en hun persoonlijke gegevens kunnen in dezelfde sectie worden bewerkt. De reis waaraan ze hebben deelgenomen, wordt opgeslagen onder hun persoonlijke profiel. En als er een nieuwe klant via een lead wordt aangemaakt, kan deze worden gekoppeld aan een bestaande klant als die eerder boekingen had.
Er wordt een dealgeschiedenis bijgehouden onder het profiel van de klant. Je kunt meer aanbiedingen maken en je marketingcampagnes richten met behulp van deze informatie.
4. Deals dupliceren voor een terugkerend reisschema
Het tabblad Arrangements in een deal.
Een gedupliceerde deal wordt gebruikt voor boekingen die vergelijkbaar zijn met de oorspronkelijke deal. De klanten kunnen op elk moment worden gewijzigd.
Deals kunnen worden gedupliceerd en alle bestaande arrangementen, reisschema's en bestemmingen worden daarbij gekopieerd. Dit type deal is handig wanneer de deal wordt herhaald, hetzij voor dezelfde reizigers, hetzij voor andere. De facturen en boekhoudkundige handelingen worden niet overgenomen, aangezien ze betrekking hebben op een andere deal. Als de deal echter een reis had, zal de duplicaat er ook een hebben. Dit is een nieuwe deal-specifieke reis.
Een agent kan een deal dupliceren wanneer deze wordt herhaald of wanneer er specifieke arrangementen voor een klant zijn. De andere reizigers die in de deal zijn opgenomen, kunnen ook worden gedupliceerd, anders wordt alleen de hoofdklant behouden. De agent kan de hoofdklant wijzigen als de reis voor iemand anders wordt geboekt.
5. Aanvullende deals voor specifieke klanten
Tabblad Aanvullend dealarrangement in het geval van een speciale ziektekostenverzekering.
Een aanvullende deal wordt gebruikt wanneer slechts een deel van de reizigers om aanvullende arrangementen vraagt.
De klant, het factuuradres, de auteur van de reservering en het merk worden behouden in de aanvullende deal, en arrangementen worden niet gekopieerd. Met het tabblad arrangementen leeg kan de agent de vereiste arrangementen invullen. Als de oorspronkelijke deal een reis aan zich gekoppeld had, wordt de reis niet aan de aanvullende deal toegevoegd. Eventuele extra reizigers kunnen ook worden gedupliceerd.
Met de huidige zorgen over gezondheid en veiligheid kan de aanvullende deal nuttig blijken bij een groepsreis wanneer sommige reizigers om een andere accommodatie, ziektekostenverzekering, activiteiten of soortgelijke producten vragen zonder het hele reisschema te wijzigen.
Dit type deal wordt ook gebruikt na de reis zelf. Als je klant om verschillende redenen om een prijsverlaging vraagt, kan er een aanvullende deal met een negatieve prijswaarde worden gebruikt.
Vooruitzichten voor reizen en reissoftware
Reistrends blijven veranderen afhankelijk van de wereldwijde situatie.
De toekomst van reizen is nauwelijks te voorspellen, en dat versterkt alleen maar de noodzaak om flexibele reisdiensten te hebben. Naarmate de COVID-19-regels wereldwijd zijn versoepeld, is reizen weer in opkomst. De effecten van de pandemie zullen echter de komende jaren nog voelbaar zijn. Nieuwe regelgeving en gezondheidszorgen kunnen op elk moment opkomen, dus het is verstandig om de veranderingen in reistrends voor te blijven.
Hoewel er verschillende reistools zijn om reisschema's samen te stellen, is Victoury uniek in zijn aanpassingsmogelijkheden. Met Victoury kunnen reisprofessionals flexibeler zijn en snel oplossingen vinden als arrangementen niet meer beschikbaar zijn. Het Victoury-team bestaat uit ervaren softwareontwikkelaars en reisexperts. Elke functie is zorgvuldig doordacht om reisprofessionals in hun werk te ondersteunen. Dus de volgende keer dat je een van de reizen van je klanten moet wijzigen, zorg ervoor dat je Victoury gebruikt voor de meest comfortabele ervaring.
Bekijk onze touroperatorsoftware door een demovergadering met ons te boeken op onze website.
Of bekijk ons YouTube-kanaal om de software in actie te zien.
Wat is Victoury?
Victoury is een uiterst aanpasbare touroperatorsoftware die alle aspecten van je reisbedrijf beheert.
Victoury is aanpasbaar aan elk reisbedrijf. De software is browsergebaseerd, dus er zijn geen downloads nodig en hij is overal toegankelijk, zelfs van thuis uit. Ondersteund door de Gloobus Bus Service kun je verbinding maken met elk soort leverancier of boekhoudsysteem. En als je niet alle functies nodig hebt, kan de software-interface worden aangepast om alleen op te nemen wat je nodig hebt.
Victoury is in 2018 gestart na jaren van samenwerking met reisprofessionals. Ons team merkte het gebrek aan een aanpasbare reistool die ook alle aspecten van een reisbedrijf beheert. Victoury wordt voortdurend geoptimaliseerd door ons ontwikkelteam om je behoeften als reisprofessional weer te geven.
Lees meer over Victoury op onze website.