AVG - Privacybeleid
Laatste wijziging: 03 november 2020
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) – betekent VERORDENING (EU) 2016/679 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG;
Persoonsgegevens – betekent alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ('betrokkene'); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon;
Verwerking – betekent een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;
Verwerkingsverantwoordelijke – betekent een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verwerkingsverantwoordelijke is of kunnen de specifieke criteria voor de aanwijzing ervan worden vastgesteld;
Verwerker – betekent een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt;
Toezichthoudende autoriteit – betekent een onafhankelijke overheidsinstantie die bevoegd is op het gebied van toezicht op de naleving van de AVG overeenkomstig artikel 51 AVG;
Victoury-platform – online reisboekingsplatform, ontwikkeld door GLOBUS SOFTWARE DEVELOPMENT CIE op verzoek van VICTOURY BVBA, ter beschikking gesteld aan reisbureaus;
Termen in dit beleid die hierboven niet zijn gedefinieerd, worden geïnterpreteerd in overeenstemming met de AVG, tenzij ze een afzonderlijke betekenis krijgen.
Inleiding
VICTOURY BVBA, als Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkt de persoonsgegevens van vertegenwoordigers van klanten, partners en andere personen die met het bedrijf in contact treden en/of de eindbegunstigen zijn van het Victoury-platform.
Onze contractuele partner GLOBUS SOFTWARE DEVELOPMENT CIE treedt op als Verwerker voor de ontwikkeling en het beheer van het Victoury-platform.
Dit beleid beschrijft hoe persoonsgegevens moeten worden verwerkt, in overeenstemming met de AVG, de beginselen van de verwerking van persoonsgegevens, alsmede de rechten en verplichtingen van werknemers die betrokken zijn bij het verwerkingsproces.
Doelstellingen
Naleving van de AVG en goede praktijken met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens;
Bescherming van de rechten van de betrokkenen;
Transparantie over de wijze waarop persoonsgegevens worden beschermd;
Bescherming tegen risico's van inbreuken op de beveiliging van persoonsgegevens.
Toepassing
Dit beleid is van toepassing op:
Het management van zowel VICTOURY BVBA als GLOBUS SOFTWARE DEVELOPMENT CIE;
Op alle werknemers die betrokken zijn bij het beheer van het Victoury-platform;
Op alle personen met wie het bedrijf contractuele relaties onderhoudt met betrekking tot het gebruik van het Victoury-platform.
Beginselen van de verwerking van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden:
Op rechtmatige, eerlijke en transparante wijze verwerkt ten aanzien van de betrokkene;
Verzameld voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en worden niet verder verwerkt op een met die doeleinden onverenigbare wijze;
Toereikend, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt;
Juist en zo nodig geactualiseerd;
Bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen te identificeren gedurende een periode die niet langer is dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt;
Verwerkt op een wijze die een passende beveiliging van de persoonsgegevens waarborgt, inclusief bescherming tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging, door passende technische of organisatorische maatregelen te nemen.
Soorten verwerkte persoonsgegevens
Afhankelijk van de verwerkingsactiviteiten verwerkt VICTOURY BVBA de volgende soorten gegevens:
Om de diensten te contracteren, verwerkt zij de gegevens van vertegenwoordigers van reisbureaus en leveranciers in het veld:
Voornaam, achternaam;
Functie;
E-mailadres;
Telefoonnummer;
Merk;
Gebruikersnaam;
Gegevens over de uitvoering van activiteiten via het Victoury-platform;
Voor de activiteit van onderhoud, ondersteuning, oplossing van mogelijke problemen, optimalisaties en technische assistentie, heeft zij toegang tot de gegevens van de eindbegunstigen van het Victoury-platform (klanten van reisbureaus), als volgt:
Titel, voornaam, achternaam;
Geslacht;
Geboortedatum;
Geboorteplaats;
Voorkeurstaal;
Nationaliteit;
Telefoonnummer;
E-mailadres;
Opgegeven adres;
Vaardigheidsniveau voor specifieke gevallen (bijvoorbeeld duiken);
Paspoortgegevens;
Reisgegevens (gereserveerde bestemming, periode, enz.);
Andere profielgegevens (bijvoorbeeld VIP/Blacklister, gezondheidsgegevens, culinaire voorkeuren of andere gegevens die relevant zijn voor het verlenen van op maat gemaakte diensten volgens de behoeften van de klant).
Rechtsgrondslag van de verwerking
De verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens op het niveau van VICTOURY BVBA worden hoofdzakelijk uitgevoerd op basis van het contract dat met reisbureaus is gesloten. In dit verband is de rechtsgrondslag doorgaans het sluiten, respectievelijk de uitvoering van contracten.
Als door VICTOURY BVBA gemachtigde Verwerker heeft GLOBUS SOFTWARE DEVELOPMENT CIE toegang tot de persoonsgegevens die op het Victoury-platform zijn ingevoerd om zijn contractuele verplichtingen na te komen.
De persoonsgegevens worden bekendgemaakt of, waar van toepassing, overgedragen, in overeenstemming met de beginselen van de AVG, op basis van de toepasselijke rechtsgrondslagen afhankelijk van de situatie en uitsluitend onder voorwaarden die volledige vertrouwelijkheid en beveiliging van gegevens waarborgen, aan categorieën van ontvangers alsmede aan staatsautoriteiten die zijn bevoegd voor controletaken op financieel gebied en aan dienstverleners: Intercom (instant chat-platform), Hetzner (serverhosting-bedrijf), Google (e-mailprovider), Mailchimp (nieuwsbrief-dienstverlener).
Technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van gegevens
Om te voldoen aan de vereisten van de AVG heeft VICTOURY BVBA een reeks technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd die een hoog niveau van vertrouwelijkheid en bescherming van persoonsgegevens bieden. Tot de maatregelen behoren onder meer:
Veilige registratie;
Applicatiebewaking;
Back-upoplossingen voor gegevens;
Aanname van interne procedures zoals: Bedrijfscontinuïteitsplan, Rampenherstelplan;
Beperking van fysieke toegang tot personeelsgegevens;
Beveiligingsoplossingen: Firewall, IPS/IDS, inspecties om vijandige activiteiten te detecteren, gegevensversleuteling, complexe wachtwoorden;
Systeemupdates;
Kiezen van dienstverleners die voldoen aan de AVG;
Verantwoordelijkheden
Elke werknemer die betrokken is bij het beheer van het VICTOURY-PLATFORM is verantwoordelijk, in overeenstemming met zijn/haar taken, voor de bescherming van persoonsgegevens. Bovendien voeren de volgende personen specifieke taken uit:
I. Management van de Verwerkingsverantwoordelijke – is verantwoordelijk voor de naleving van de AVG door het Victoury-platform
II. Management van de Verwerker – biedt voldoende garanties op organisatorisch niveau dat de vereisten van de AVG worden nageleefd en de rechten van betrokkenen worden beschermd; handelt uitsluitend op basis van instructies ontvangen van de Verwerkingsverantwoordelijke;
III. De personen met verantwoordelijkheden op het gebied van gegevensbescherming:
Informeren en adviseren van de organisatie en de werknemers die betrokken zijn bij de verwerking over hun verplichtingen op grond van de AVG
Het management tijdig informeren over alle aspecten van gegevensbescherming (bijv. risico's);
Regelmatige actualisering van de procedures en beleidslijnen voor de bescherming van persoonsgegevens;
Initiëren en monitoren van de opleiding van werknemers op het gebied van bescherming van persoonsgegevens;
Op verzoek advies geven over de gegevensbeschermingseffectbeoordeling en het monitoren van de werking ervan;
Samenwerking met Toezichthoudende Autoriteiten – contactpunt met betrekking tot verwerkingskwesties;
Behandeling van verzoeken van betrokkenen, wanneer zij betrekking hebben op de uitoefening van een recht voorzien door de AVG.
Rechten van de betrokkene
Elke betrokkene kan de volgende rechten uitoefenen, zoals voorzien door de AVG:
Het recht van toegang;
Het recht op rectificatie;
Het recht op verwijdering, na het verstrijken van de bewaartermijn of zodra het oorspronkelijke doel van de verwerking is bereikt;
Het recht op beperking van de verwerking;
Het recht op overdraagbaarheid;
Het recht om bezwaar te maken tegen verwerking;
Het recht om niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering.
Het recht om klachten in te dienen bij de bevoegde Toezichthoudende Autoriteiten en rechtbanken;
Transparantie van informatie
VICTOURY BVBA streeft ernaar alle betrokkenen te informeren dat hun persoonsgegevens worden verwerkt en dat zij op de hoogte zijn van:
De wijze en het type van gegevensverwerking;
Doeleinden en rechtsgrondslagen voor verwerking:
Uitoefening van rechten in verband met verwerking.
Elk verzoek om informatie over de verwerking van persoonsgegevens of de uitoefening van de rechten voorzien door de AVG wordt verzonden naar de persoon met verantwoordelijkheden op het gebied van gegevensbescherming, die te bereiken is via het e-mailadres: [email protected]