Automatiseer e-mails voor uw reisonderneming
E-mail als kanaal
E-mails worden steeds populairder en worden in meerdere sectoren gebruikt, vooral met de digitalisering van documenten en facturen. Het aantal wereldwijd verzonden e-mails is gestegen, en er wordt voorspeld dat er in 2025 in totaal dagelijks 376,4 miljard e-mails zullen worden verzonden (Statista, 2020). Met zoveel informatie die via e-mail wordt verzonden, zal ook de tijd die wordt besteed aan het schrijven en bijvoegen van bestanden toenemen. Bij reisbureaus en touroperators moeten documenten zoals boekingsbevestigingen, reisplannen, facturen, vouchers en ander promotiemateriaal naar elke reiziger en klant worden gestuurd. Het vergeten van het verzenden van een document of e-mail kan leiden tot gemiste vluchten, onvolledige bestellingen en boekingsproblemen voor accommodatie en activiteiten. En wanneer uw reisonderneming een groot aantal klanten heeft, kan het moeilijk zijn om alle e-mails naar de klanten te beheren.
Dit alles leidt tot de noodzaak van software die e-mails binnen uw onderneming kan beheren en efficiënter kan maken. Ontdek zo'n software in dit artikel en zie zelf hoe de last van e-mails gewoon verdwijnt.
De e-mailverbinding van Victoury
Victoury is een browsergebaseerd platform waar u al uw bedrijfsactiviteiten kunt beheren, inclusief het verzenden en ontvangen van e-mails. Met de hulp van ons team kunt u een e-mailverbinding instellen in de instellingen van uw account en uw workflow stroomlijnen.
De e-mailverbindingsfunctie van Victoury stelt elke reisprofessional in staat zijn klant- en leverancierscommunicatie volledig op hetzelfde platform te voeren zonder heen en weer te hoeven schakelen tussen uw reisbeheersoftware en uw e-mailproviders. Bovendien kunnen, aangezien alle reisgerelateerde documenten in Victoury worden gegenereerd, deze gemakkelijk worden bijgevoegd en naar uw klanten en leveranciers worden gestuurd. De toevoeging van aanpasbare sjablonen via de tekstbibliotheek maakt het proces sneller, aangezien de tekst die u voor elke e-mailsituatie toevoegt, wordt gebruikt telkens wanneer u een nieuwe e-mail maakt. Na het verzenden van een e-mail maakt Victoury koppelingen tussen dossiers, klanten, leveranciers, werknemers en producten als de onderwerpregel het betreffende dossiernummer bevat. Lees hieronder meer over elk van deze punten.
1. Automatische documenten verzenden
Aangezien Victoury zorgvuldig is ontworpen met reisondernemingen in gedachten, omvat het de automatische generatie van reisdocumenten voor uw klanten en leveranciers. Samen met ons team kunt u het ontwerp en de informatie in deze documenten volledig definiëren en uw merkidentiteit behouden.
Elk product heeft verschillende tabbladen waar u de details ervan kunt beheren, en een van die tabbladen is het tabblad Documenten. In deze sectie kunt u documenten genereren zoals reisplannen met details voor elke dag, vouchers en aangepaste documenten op basis van uw behoeften. De documenten worden vervolgens afgedrukt, gedownload of via e-mail naar de klant gestuurd.
In het tabblad Operaties worden facturen aangemaakt voor zowel klanten als leveranciers, en bestellingen/offertes alleen voor leveranciers. Naast de facturen en bestellingen worden betalingen in hetzelfde tabblad gevolgd, wat u een overzicht geeft van alle lopende dossiers. De facturen en betalingen worden gescheiden in die voor klanten en die voor leveranciers, en ze kunnen worden geëxporteerd naar uw boekhoudsysteem of als een Excel-bestand.
De optie om automatisch bestellings-e-mails naar leveranciers te sturen is beschikbaar onder elke prijsoptie. Als het selectievakje is aangevinkt onder de productprijs en een leverancier aan het product is gekoppeld, wordt een vooraf gedefinieerde e-mail verzonden zodra het product is geboekt. Een nieuw dossier telt niet als een bevestigde boeking, aangezien het eerst wordt opgeslagen als een lead, vervolgens als een aanbieding, tot het kan worden bevestigd. Op het moment dat een dossier als een boeking wordt opgeslagen, ontvangt de leverancier een e-mail met de boekingsgegevens.
2. Uw inbox importeren en e-mails bekijken
Uw e-mailinbox is zichtbaar onder het tabblad E-mail. Een paar opties stellen u in staat uw e-mail volgens uw voorkeuren te beheren. Allereerst kunt u ervoor kiezen om alleen inkomende post te ontvangen. Op het moment dat u kiest om inkomende post te ontvangen, verschijnt er een venster waar u kunt kiezen welke e-mails u in Victoury importeert. U kunt ook kiezen vanuit welke inbox u de e-mails importeert, waarbij u uw persoonlijke en werk-e-mails scheidt.
Elke ontvangen of verzonden e-mail kan in dit tabblad worden bekeken door op de naam ervan te klikken. E-mails kunnen documenten als bijlage hebben en zijn gekoppeld aan een specifieke klant, aan een persoon en aan een dossier. Door op het itemnummer in de kolom 'gerelateerd aan' voor elke e-mail te klikken, ziet u welke items eraan gerelateerd zijn. U kunt snel toegang krijgen tot een van de items door op de naam ervan te klikken. Door de e-mails via de selectievakjes te selecteren, kunt u de e-mail koppelen aan een klant, leverancier, reservering, leveranciersofferte/-bestelling, klantfactuur, product of persoon. Als u er in plaats daarvan voor kiest een e-mail toe te wijzen, verschijnt er een vervolgkeuzelijst om te kiezen welke gebruiker aan de e-mail wordt toegewezen. Het zoekvak kan worden gefilterd om alleen de e-mails te tonen die aan een specifieke werknemer zijn toegewezen of gerelateerd zijn aan een klant, naast andere criteria.
3. Uw e-mailsjablonen bewerken
De e-mailsjablonen die in Victoury worden gebruikt, worden bewerkt in het tabblad Tekstbibliotheek. Het tabblad Tekstbibliotheek bevat sjablonen die al standaard door Victoury zijn gedefinieerd, en u kunt elk soort sjabloon toevoegen door op de plusknop te klikken. Een sjabloon kan worden gelabeld op basis van de sectie waaronder het zal worden gebruikt. Labels verschijnen automatisch terwijl u ze typt, en u kunt meerdere labels aan hetzelfde sjabloon toevoegen.
Sjablonen worden ook gescheiden op merk, product, categorie, type en land of regio. Labels kunnen in verschillende talen worden gedefinieerd als u de betreffende talen in de instellingen toevoegt. Wanneer u een nieuwe taal toevoegt, verschijnt er een ander tekstveld onder de reeds toegevoegde, waar u uw vertaling kunt opnemen. Een sjabloon kan worden toegewezen om te worden gebruikt voor een specifieke productcategorie, zodat u e-mails kunt aanpassen afhankelijk van het producttype.
De reeds toegevoegde sjablonen kunnen worden bewerkt door op de naam ervan te klikken en op de knop tekst bewerken te klikken. Als u een van de sjablonen in een e-mail gebruikt, kunt u de tekst nog steeds handmatig bewerken voordat u deze verzendt.
4. Een e-mail verzenden vanuit Victoury
Om een e-mail te verzenden, moet u zich in het e-mailtabblad in een dossier bevinden. Klik gewoon op de knop nieuwe e-mail en bewerk de e-mail volgens de informatie die u moet verzenden.
Als u sjablonen voor de e-mail die u verzendt opneemt, kan de tekst nog steeds handmatig worden bewerkt of zoals deze is worden verzonden. Alle e-mailcommunicatie wordt opgeslagen in de dossiergegevens, zodat u toegang heeft tot eerdere e-mails die naar de klant of de leverancier zijn gestuurd. Zowel de inkomende als de uitgaande e-mails worden in dit tabblad getoond. Als er bijlagen bij een e-mail zijn, kunnen deze worden bekeken door op de e-mailnaam te klikken en de gedetailleerde weergave ervan te openen. In de e-mailgegevens kunt u ook de persoon, de klant, het dossier en aan wie het is toegewezen zien. Elk veld dat aan een ander item in Victoury is gekoppeld, heeft een pictogram naast de naam.
5. Automatische koppeling tussen items
Door het dossiernummer in de onderwerpregel op te nemen, worden de persoon, klant en het product gekoppeld aan de e-mail die u verzendt.
Als er een bestelling aan het dossier is gekoppeld, wordt deze ook aan de e-mail gekoppeld. De gekoppelde items hebben snelkoppelingen voor eenvoudige navigatie tussen elk onderdeel van het dossier. Als er andere items aan een e-mail zijn gekoppeld, verschijnt de e-mail wanneer u de gedetailleerde weergave van het item bekijkt. In het geval van een gekoppelde persoon verschijnt het dossier op zijn e-mailtabblad in de profielweergave.
Beheer uw e-mails naadloos met Victoury
Met de opkomst van e-mail als communicatiemiddel wordt er steeds meer tijd besteed aan het schrijven van e-mails en het bijvoegen van de juiste documenten. Ervoor zorgen dat de juiste informatie naar elke klant van uw reisonderneming wordt gestuurd, kan snel vervelend worden en meer tijd in beslag nemen dan verwacht. Het stroomlijnen van uw e-mails via geschikte software is alleen maar gunstig voor uw onderneming, doordat het de beschikbare tijd voor andere taken vergroot en de kans op menselijke fouten verkleint.
De automatische documentgeneratie en e-mailverbinding van Victoury stroomlijnen uw bedrijfsactiviteiten zodat u kunt genieten van de tijd die u bespaart. Victoury is het platform om al uw bedrijfsactiviteiten te beheren en een duidelijk overzicht te hebben van alle dossiers, klanten en leveranciers.
Boek vandaag nog een demo-afspraak door ons demoformulier in te vullen.
Wij nemen contact met u op en plannen een afspraak waarin we de behoeften van uw bedrijf bespreken en hoe wij u kunnen helpen de meest efficiënte workflow te bereiken.
Wat is Victoury?
Victoury is een uiterst aanpasbare touroperatorsoftware die alle aspecten van uw reisonderneming beheert.
Victoury is aanpasbaar aan elke reisonderneming. De software werkt in de browser, dus er zijn geen downloads nodig en u kunt er overal bij, zelfs van thuis uit. Ondersteund door de Gloobus Bus Service kunt u verbinding maken met elk soort leverancier of boekhoudsysteem. En als u niet alle functies nodig heeft, kan de software-interface worden bewerkt zodat enkel wordt opgenomen wat u nodig heeft.
Victoury werd in 2018 opgestart na jaren van samenwerking met reisprofessionals. Ons team merkte het gebrek aan een aanpasbaar reishulpmiddel dat ook alle aspecten van een reisonderneming beheert. Victoury wordt voortdurend geoptimaliseerd door ons ontwikkelteam om aan uw behoeften als reisprofessional te voldoen.
Lees meer over Victoury op onze website.