Efficiënt producten en middelen beheren op één platform als reisonderneming

Heeft u zich ooit overweldigd gevoeld door alle verschillende platforms en software die u gebruikt? U zult blij zijn te vernemen dat u uw onderneming naadloos kunt beheren in Victoury.

Bedrijfsmiddelen plannen

Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen worden gebruikt om bedrijven te helpen strategische manieren te vinden om hun middelen toe te wijzen en te gebruiken. Een efficiënte en verbeterde workflow bespaart op lange termijn tijd, geld en middelen. Een ERP-systeem is nuttig voor elk soort bedrijf dat afhankelijk is van databases of spreadsheets die regelmatig moeten worden bijgewerkt, processen zoals boekhouding die tijdrovend zijn wanneer ze handmatig worden uitgevoerd, en systemen die overdreven complex of inefficiënt zijn.

Volgens Saviom is resourceplanning een proces van het identificeren, voorspellen en toewijzen van verschillende soorten bedrijfsmiddelen aan projecten, op het juiste moment en tegen de juiste kost. Dit proces vereist een duidelijk inzicht in de beschikbare en benodigde middelen. Als gegevens echter worden opgeslagen en verwerkt via meerdere platforms en software, wordt het moeilijker om een duidelijk overzicht te houden van de middelen van een bedrijf. Bij een reisbureau of touroperator kan het beheren van dossiers, klanten, leveranciers en reispakketten een tijdrovende klus blijken te zijn. De communicatie moet worden onderhouden met de leveranciers, de klanten, de werknemers en alle reisleiders of externe personen die bij het reispakket betrokken zijn. Bovendien moeten producten up-to-date zijn en op het web worden weergegeven. Voor elk soort reisonderneming is een centraal beheersysteem wenselijk om kostbare tijd te besparen en uw onderneming in één oogopslag te zien.

SelectHub biedt een checklist met vragen om in overweging te nemen bij het kiezen van een geschikt ERP-systeem:

• Hoe ziet mijn onderneming er in de toekomst uit?
• Hoe ziet mijn leverancier er in de toekomst uit?
• Wie zal het systeem het vaakst gebruiken?
• Welke vereisten zijn belangrijker voor mijn onderneming?
• Hoe groot is mijn budget?

Dit artikel verkent de manieren waarop Victoury delen van uw reisonderneming op één platform kan samenbrengen, evenals functies waarmee u de lopende activiteiten en rapporten zoals dossiers, leads en statistieken kunt bekijken. Bekijk hoe Victoury zich verhoudt tot de bovenstaande ERP-checklist.

Voorraadbeheer - producten, reizen en middelen

Producten staan centraal in elke onderneming, of het nu een fysiek product of een dienst is. Wanneer u meerdere producten en pakketten van producten aanbiedt, is het cruciaal om in contact te staan met uw leveranciers en op de hoogte te zijn van alle details van de producten.

Producten in Victoury zijn gekoppeld aan hun leveranciers, zodat u gemakkelijk een e-mail kunt sturen voor eventuele boekingen. Elk product heeft ook de optie om automatisch een boekings-e-mail naar zijn leverancier te sturen zodra een boeking is bevestigd. De inhoud van deze e-mail kan worden bewerkt in de Tekstbibliotheek waar alle e-mailsjablonen worden bewaard.

Meerdere producten kunnen worden georganiseerd in een pakket, ofwel in het tabblad pakketbeheer van een product, ofwel in de Reisontwerper, een visueel hulpmiddel voor het creëren van reizen. Zodra u een reis aanmaakt, kunt u er reeds bestaande producten aan toevoegen of nieuwe aanmaken in de reisontwerper zelf, zodat u niet hoeft terug te gaan om meer producten toe te voegen. Elk onderdeel van een reis heeft zijn eigen attributen: een algemene korte beschrijving, multimedia-afbeeldingen, producttekst die in meerdere talen kan worden ingevuld, en begin- en einddata. Daarnaast zijn er meer velden en tabbladen in de productlijst waar de gedetailleerde informatie wordt opgeslagen. Een deel van deze informatie omvat seizoens- en reguliere prijzen, kenmerken, leveranciers, contingenten indien nodig, documenten en e-mails met betrekking tot het product.

Middelen gekoppeld aan producten

Definieer uw middelen in Victoury en koppel ze aan de relevante producten. Een middel kan een hotel, trein of vaartuig zijn en wordt beschouwd als onderdeel van een product. Als u een cruise als product aanbiedt, wordt het vaartuig in Victoury als een middel beschouwd. Middelen kunnen indien nodig aan een willekeurig aantal producten worden gekoppeld, waarbij hun informatie wordt weergegeven op de website, in de gedetailleerde productweergave en in PDF-documenten die het product bevatten (zoals reisplannen of aanbiedingen).

Elk middeltype heeft zijn eigen eenheidstype, en de prijzen worden ingesteld afhankelijk van de verschillende eenheidsaanbiedingen. In het geval van een hotel kunnen de eenheden bijvoorbeeld een eenpersoonskamer, een tweepersoonskamer en een penthouse deluxe-appartement zijn, waarbij elke eenheid zijn eigen prijs, afbeeldingen en beschrijving heeft.

Aangepaste velden en attributen

Om uw middelen volledig te definiëren, kunt u aangepaste velden definiëren (in Instellingen -> Systeem). Een aangepast veld kan worden toegevoegd voor een product, producttekst, klant, persoon of dossier. De velden zijn ofwel eenvoudige of opmaakbare tekst, een vervolgkeuzelijst, of een lijst met keuzerondjes. Dit blijkt uiterst nuttig als u specifieke middelen heeft die niet standaard zijn gedefinieerd, of als u er een nieuw attribuut aan moet toevoegen.

Afhankelijk van het soort middelen dat uw onderneming beheert, kunt u de vervolgkeuzelijsten die in de software beschikbaar zijn, bewerken. Deze worden in Victoury keuzelijsten genoemd en zijn toegankelijk in de Instellingen. Een aanbeveling van ons team is om de standaardlijsten door te nemen en de items die u niet in uw onderneming gebruikt te verwijderen, zodat uw selectie kleiner wordt. Daarnaast kunt u de lijsten bewerken om de benodigde attributen op te nemen, dus als u bijvoorbeeld een kampeerreis aanbiedt, kunt u het accommodatieproduct aanmaken met het attribuut 'kamperen'.

Boekhouding en financieel beheer

Betalingen kunnen worden gevolgd in het tabblad Klant-/leveranciersbetalingen, dat altijd een overzicht biedt van de huidige betalingen. Zodra een boeking is aangemaakt, is een vermelding voor de klantbetaling zichtbaar in Klantbetalingen, en een voor de leverancier in Leveranciersbetalingen. Een factuur kan later worden gegenereerd, met een door u bepaald ontwerp en met uw merklogo.

De klantbetaling heeft vermeldingen voor het voorschot en de restbetaling, samen met de vervaldata voor beide. Het voorschot is gebaseerd op de geselecteerde factuurinstellingen (in Instellingen -> Financieel). De leveranciersbetaling heeft een totale betaling en de vervaldatum ervan. Facturen kunnen worden geselecteerd en geëxporteerd naar uw boekhoudsysteem.

Customer Relationship Management

Victoury heeft klantprofielen waarin gegevens over de klanten worden opgeslagen. Een klantprofiel bevat alle eerdere en huidige dossiers waarbij die klant betrokken is, alle van de klant ontvangen betalingen, andere aan hem verwante personen (als familie of medereizigers), en zijn essentiële persoonlijke informatie zoals adressen, contacten, e-mail, telefoonnummer enzovoort. Het klantprofiel heeft ook een e-mailtabblad waar alle naar hem verzonden e-mails in één oogopslag kunnen worden bekeken.

Rapporten en statistieken

Het tabblad Insights biedt een maandelijks rapport met gedetailleerde informatie voor elk dossier in de geselecteerde periode, en aangepaste statistieken. De statistieken kunnen worden geselecteerd afhankelijk van het aantal dossiers, pax, omzet van facturen en dossiers, en vervolgens worden gefilterd op merken, bestemmingen, auteur, verkoopagent, arrangementtype, leverancier en product. De geselecteerde periode voor statistieken kan worden gebaseerd op reis- of boekingsdata.

Hoe kan Victoury u helpen uw bedrijfsmiddelen efficiënt te beheren?

Victoury is een gecentraliseerd platform voor touroperators, reisbureaus en reisprofessionals, dat door API-verbindingen en een uitgebreide lijst met functies de noodzaak om meerdere platforms te gebruiken wegneemt. Alle functies zijn zorgvuldig ontworpen om uw workflow efficiënter te maken.

De software is aanpasbaar aan de behoeften van uw onderneming, zodat u aangepaste velden kunt toevoegen, uw lijsten en pijplijn kunt wijzigen en uw eigen e-mailsjablonen kunt schrijven. Zodra de initiële instelling van uw werkruimte voltooid is, wordt het onderhouden van de middelen van uw onderneming sneller en bespaart het u kostbare tijd.

Boek vandaag nog een demo-afspraak door ons demoformulier in te vullen.

Wij nemen contact met u op en plannen een afspraak waarin we de behoeften van uw bedrijf bespreken en hoe wij u kunnen helpen de meest efficiënte workflow te bereiken.

Wat is Victoury?

Victoury is een uiterst aanpasbare touroperatorsoftware die alle aspecten van uw reisonderneming beheert.

Victoury is aanpasbaar aan elke reisonderneming. De software werkt in de browser, dus er zijn geen downloads nodig en u kunt er overal bij, zelfs van thuis uit. Ondersteund door de Gloobus Bus Service kunt u verbinding maken met elk soort leverancier of boekhoudsysteem. En als u niet alle functies nodig heeft, kan de software-interface worden bewerkt zodat enkel wordt opgenomen wat u nodig heeft.

Victoury werd in 2018 opgestart na jaren van samenwerking met reisprofessionals. Ons team merkte het gebrek aan een aanpasbaar reishulpmiddel dat ook alle aspecten van een reisonderneming beheert. Victoury wordt voortdurend geoptimaliseerd door ons ontwikkelteam om aan uw behoeften als reisprofessional te voldoen.

Lees meer over Victoury op onze website.