Functieoverzicht: verbeteringen voor Deals, prijsstelling, boekingen en boekhouding
We zijn verheugd verschillende verbeteringen aan te kondigen die het beheer van Deals, prijsstelling en content nog soepeler maken in onze software voor reisbeheer en touroperators.
Voor een volledige lijst van updates kunt u het onderstaande overzicht en het uitgebreide artikel met meer details en schermafbeeldingen bekijken.
Overzicht van updates
Deal Updates
- Het veld Destination kan verplicht worden gemaakt in Settings / General / Mandatory Field Settings.
- In Deal Details / Notes kunnen notities worden gefilterd en gesorteerd, en is een nieuwe kolom voor due Date toegevoegd.
- In Deal Details / Tasks kunnen taken op kolommen worden gesorteerd en kan Task Details worden geopend door op de Subject-tekst te klikken.
General Updates
- Een nieuwe kolom is beschikbaar in Product / Availability Details voor het veld Customer Reference uit Deals. Ook is een nieuw zoekveld toegevoegd in Advanced Search.
- Na het zoeken in Availability Details kunnen operators exporteren naar Excel of een quick report maken.
- Bij het bewerken van de Start Date van een Deal wordt een nieuw venster weergegeven om de prijswijzigingen van elk Arrangement te bekijken.
- Prijzen kunnen nu naar boven, naar beneden of op de standaardmanier worden afgerond met een aangepast aantal decimalen.
- Actions-Statuses heeft twee nieuwe velden voor Arrangement Statuses gerelateerd aan Supplier Invoices. Hiermee kunnen operators selecteren welke status een Arrangement moet hebben wanneer de bijbehorende Supplier Invoice op final of credited wordt gezet.
- Twee nieuwe kolommen zijn toegevoegd in de Prices Listing voor Max en Min Adults, die ook in batch kunnen worden bewerkt.
- Valuta’s worden alfabetisch weergegeven op Source Code en vervolgens op Target Code in Settings / Financial / Currencies
- In Text Library-vermeldingen kunnen meerdere Arrangement Types worden geselecteerd.
- In « Send Email » kunnen operators nu meerdere e-mailadressen toevoegen in de velden To, CC en BCC door na elk adres een komma te plaatsen.
- E-mails kunnen vóór verzending worden opgeslagen voor verdere bewerkingen en controles.
- In het geval van een Supplier Quote/Order kunnen de teksten gerelateerd aan het Order Product snel over meerdere producten worden bewerkt.
- Een nieuwe kolom is beschikbaar in Deal Listing en de bijbehorende Excel-exports voor Customer Reference.
- Bij gebruik van de Product-zoekopdracht in de geavanceerde zoekfilters van de Prices Listing wordt een nieuwe optie ingeschakeld onder het Pencil-submenu om « Delete all searched results ».
- Als de Start- en End-datums van een Arrangement worden gewijzigd, hebben operators de mogelijkheid om de herberekening van de prijs te selecteren en te verifiëren.
- Arrangements kunnen worden geordend met het Position-nummer of via drag-and-drop.
- In het tabblad Documents van een Deal kunnen meerdere Document-versies tegelijk worden geselecteerd en verwijderd.
- In het boekingsproces van een Package is een nieuw vinkje beschikbaar om supplementen als Optional in te stellen.
- In het Booking Process is de Customer-zoekopdracht uitgebreid met pictogrammen en extra zoekopties.
- Een nieuwe kolom is toegevoegd aan de Prices Excel-export voor het veld « Product Start Date Defines Price ».
Accounting
- Bij het aanmaken van een Customer Invoice in een Deal wordt een bevestigingsbericht weergegeven voordat het systeem de daadwerkelijke factuur genereert.
- Het veld Account Number is nu gekoppeld aan een Choice List-vermelding in plaats van een invoerveld te zijn.
Placeholder Changes
- Nieuwe placeholder {{CustomerReference}} voor het weergeven van het veld Customer Reference
- Nieuwe placeholders voor Price Rules op Arrangement-niveau: {{appliedRules}} met informatie voor Price Rules #43 Stay-Pay en #30 Reduce Product Price if Early Bird Booking
- De {{itinerary}} is toegevoegd om de Itinerary Segments gegroepeerd per Itinerary weer te geven.
Deal Updates
Het veld Destination verplicht maken
In Settings / General / Mandatory Field kunnen Deal-gerelateerde velden verplicht worden gemaakt. Voorlopig is het enige beschikbare veld Destination.
Notes filteren en sorteren
De sectie Notes in Deal Details is bijgewerkt met filteropties, kolomsortering en een nieuwe kolom voor de Due Date.
Notes kunnen worden gezocht op Note Type en op Author door de relevante informatie in de keuzelijsten te selecteren en vervolgens op de knop « Search » te klikken. De zoekfilters worden gewist door op de knop « Reset » te klikken. Kolommen kunnen oplopend of aflopend worden gesorteerd door op de kolomnaam te klikken. Afhankelijk van het sorteertype verschijnt een pijl omhoog of omlaag. Drie keer op een kolom klikken wist de sortering.
Als er geen Notes zijn aangemaakt, zijn de zoekfilters uitgeschakeld.
Tasks sorteren
De sectie Tasks in Deal Details heeft twee updates: sorteren op kolommen en toegang tot Task Details door op de Subject-tekst te klikken. Kolommen kunnen op dezelfde manier als Notes worden gesorteerd: oplopend of aflopend door op de kolomnaam te klikken. Drie keer op een kolom klikken wist de sortering.
General Updates
Nieuwe kolom in Product / Availability Details
Operators kunnen nu een nieuwe kolom gebruiken in Product / Availability Details voor de Customer Reference-gegevens die op Deal-niveau zijn ingesteld. De lijst kan met dit veld worden gefilterd in de geavanceerde zoekfilters door op de pijl aan het einde van de zoekbalk te klikken.
De weergegeven kolommen kunnen worden in- of uitgeschakeld door op de keuzelijst onderaan het scherm te klikken.
Exporteren naar Excel of Quick Report vanuit Availability Details
Het gebruik van de basis- of geavanceerde zoekfunctie in de Availability Details-lijst schakelt de opties Excel Export en Quick report in het bovenste menu in.
Arrangement-prijsselectie bij het bewerken van de Deal Start Date
Wanneer operators de Start Date van een Deal wijzigen vanuit Deal Details, wordt een venster met de naam « Arrangement Price Manager » weergegeven om de prijswijzigingen van het Arrangement te bekijken. In dit venster kan de juiste prijs voor elk van de Arrangements van de Deal worden geselecteerd. Klikken op een Arrangement toont de beschikbare seizoensprijzen met een onderscheid voor de oorspronkelijke prijs. Klik op de betreffende prijs aan de rechterkant om het tarief te selecteren.
Bij prijzen die meerdere seizoenen overlappen, worden een pictogram en tekst weergegeven. Een vergelijkbare vermelding wordt ook weergegeven bij de oorspronkelijke prijs van het Arrangement.
Custom Price Rounding
Een nieuwe sectie is toegevoegd in System Settings / General voor Custom Rounding toegepast op de Sell prices van Arrangements. Het systeem past de individuele reizigersprijzen aan om correcte waarden voor de boekhouding te verkrijgen
Custom Rounding heeft de volgende instellingen:
- Het aantal decimalen dat de prijs moet hebben
- Het afrondingstype: always up, always down en standard.
Voor voorbeelden en meer informatie over Custom Rounding kunt u het speciale artikel hier raadplegen.
Actions-Statuses voor Arrangement Status gerelateerd aan Supplier Invoices
Actions-Statuses heeft twee nieuwe velden voor Arrangement Statuses gerelateerd aan Supplier Invoices. Hiermee kunnen operators selecteren welke status een Arrangement moet hebben wanneer de bijbehorende Supplier Invoice op final of credited wordt gezet.
Nieuwe kolommen in Prices Listing - Min en Max Adults
In de Prices Listing (toegankelijk via het linkermenu onder Products) zijn twee nieuwe kolommen te vinden voor Min en Max Adults. De weergegeven kolommen kunnen worden aangepast via de filters onderaan om aan te sluiten op de voor u relevante informatie.
Prices Batch Edit - Min en Max Adults
Met de toevoeging van de kolommen Min en Max Adults in de Prices Listing kunnen operators deze waarden ook bewerken in de Prices Batch Edit-interface. Om prijzen in batch te bewerken, selecteert u de prijzen die u wilt bewerken in de Prices Listing, klikt u op het Pencil-pictogram in de linkerbovenhoek en bewerkt u de gewenste velden.
Valutaweergave in alfabetische volgorde
Meerdere valuta’s en hun wisselkoers kunnen worden toegevoegd in Settings / Financial. Valuta’s hebben een Source Code en een Target Code voor de wisselkoersen. De koersen worden nu alfabetisch geordend, eerst op Source Code en daarna op Target Code.
Voor meer informatie over Multicurrency kunt u hier het artikel over Multicurrencies raadplegen.
Meerdere Arrangement Types selecteren in Text Library-vermeldingen
Text Libraries worden gebruikt om snel voorgedefinieerde teksten toe te voegen in verschillende delen van het systeem: in tekstvelden zoals Product Texts, e-mails geschreven in Victoury, gegenereerde documenten en meer.
Operators kunnen nu meerdere Arrangement Types selecteren in de keuzelijst van de Text Library om verder te categoriseren onder welke voorwaarden de Text Library-vermelding beschikbaar is.
E-mails naar meerdere ontvangers sturen
Bij het aanmaken van een nieuwe e-mail in Victoury kunnen meerdere e-mailadressen als ontvangers worden toegevoegd in de velden To, CC en BCC. Plaats een komma na elk e-mailadres zodat het systeem herkent waar het volgende begint.
E-mails opslaan vóór verzending
Operators kunnen nu e-mails opslaan voordat ze deze verzenden. De e-mail is beschikbaar om te bekijken en te bewerken in het tabblad Emails waar deze is aangemaakt. Klikken op de gekleurde tekst opent de gedetailleerde weergave van de e-mail, waarin deze kan worden bekeken, bewerkt en verzonden.
Order Product-gerelateerde teksten snel bewerken
Wanneer een Supplier Quote/Order is aangemaakt met meerdere producten, heeft het Quick Edit-venster nu snelnavigatie in de linkeronderhoek. Operators kunnen met één klik tussen de order products schakelen om de productgerelateerde teksten te bewerken of te bekijken. Klik op de knop « Save All Changes » voordat u het venster sluit.
Alle prijzen uit een zoekopdracht verwijderen in Prices Listing
Zoeken met een specifiek product in de Price Listing schakelt een nieuwe optie in het pencil-submenu in om alle gezochte prijzen te verwijderen. De invoer in het Product-zoekveld kan een productcode of een productnaam zijn. Afhankelijk van de ingevoerde tekst wordt een lijst met producten weergegeven. Selecteer het product en stel indien nodig andere filters in, en klik vervolgens op Search. Hiermee worden alle prijzen die aan dat product zijn gekoppeld weergegeven.
Klik op het Pencil-pictogram om de nieuwe functionaliteit te zien die alle zoekresultaten verwijdert. In de rechteronderhoek wordt een venster weergegeven met informatie over het aantal verwijderde prijzen en de prijzen die niet konden worden verwijderd. Prijzen met bijbehorende Arrangements of Availabilities worden overgeslagen.
Herberekening bij het wijzigen van de Start- en End-datums van een Arrangement
Als operators de datums van een Arrangement in een bestaande Deal wijzigen, worden enkele bevestigingsberichten weergegeven indien de prijzen van het Arrangement moeten worden gewijzigd.
Bij een ingestelde Duration behoudt het systeem de duur bij het herberekenen van de datums. Net als bij het bewerken van de start date van een Deal is er een speciaal venster voor seizoensoverlap als de nieuwe datums de geldige datums van de oorspronkelijke prijs overschrijden.
Na het selecteren van de prijs herberekent het systeem de Arrangement-prijzen, die kunnen worden gecontroleerd in de sectie Price Information. Operators moeten op de knop Save klikken om de wijzigingen op te slaan.
Het wijzigen van de Arrangement-prijs naar « One time charge » activeert eveneens een bevestigingsvenster voor de herberekening van de prijs.
Arrangements herpositioneren in Deals
Een nieuwe kolom is toegevoegd om Arrangements te herpositioneren tijdens het boekingsproces en in het tabblad Arrangements van een Deal. De positie kan worden bewerkt door erop te klikken en de pijlen te gebruiken of een nummer in te typen. De Arrangements kunnen ook via drag-and-drop worden herpositioneerd, waarbij het systeem de bijbehorende nummers automatisch bijwerkt.
Meerdere Document-versies selecteren en verwijderen
In de sectie Documents van een Deal kunnen operators alle versies van een document openen door op de pijl omlaag te klikken. Er zijn selectievakjes toegevoegd om snel meerdere documentversies te selecteren en te verwijderen.
Selectievakje om een Arrangement als Optional in te stellen bij het boeken van een Package
Een nieuw selectievakje is toegevoegd bij het boeken van Packages. Deze optie staat standaard op false. Als het selectievakje wordt aangevinkt, wordt het Package Supplement als Optional geboekt. Dit selectievakje verschijnt alleen bij supplementen die als Optional zijn ingesteld in de Package Manager.
Verbeterde Customer-zoekopdracht in het Booking Process
De tweede stap van het boekingsproces is verbeterd met extra zoekopties en pictogrammen gerelateerd aan het klanttype. De paginering wordt weergegeven in de rechteronderhoek van de klantselectiesectie, samen met het totale aantal zoekresultaten.
Klik op de pijl omlaag aan het einde van de Customer-zoekbalk om toegang te krijgen tot de zoekopties. Operators kunnen zoeken op
- Family Name/Company Name 1,
- Personal Name/Company Name 2
De nieuwe pictogrammen geven aan of de klant ook als agent is ingesteld (oranje pictogram) of een gewone klant is (pictogram met twee personen).
Nieuwe kolom in Prices Excel-export
Een nieuwe kolom is toegevoegd aan de Prices Excel-export voor het veld « Product Start Date Defined Price ». De exportopties worden ingeschakeld zodra er in de Prices Listing een zoekopdracht is uitgevoerd, met de gewone zoekbalk of de geavanceerde zoekfilters.
Accounting
Bevestigingsvenster voor het aanmaken van een Customer Invoice
Een bevestigingsvenster is toegevoegd vóór het aanmaken van een customer invoice als extra beveiliging. Operators kunnen nu voorkomen dat ze per ongeluk customer invoices aanmaken, voor een soepelere workflow. Het venster verschijnt automatisch zodra op de knop Create Customer Invoice wordt geklikt.
Choice List voor het veld Account Number
Een nieuwe Choice List-optie is toegevoegd voor het veld Account Number in Accounting Details. De opties van de keuzelijst kunnen worden gewijzigd in Settings onder het tabblad Choice Lists.
Placeholder Updates
Nieuwe Placeholder voor Supplier Orders
Bij het aanmaken van Supplier Orders voor Arrangements kan een nieuwe Placeholder worden gebruikt:
- {{CustomerReference}} - voor het weergeven van het veld Customer Reference van de Deal (in Deal Details)
Placeholder gerelateerd aan Price Rules
Operators kunnen een nieuwe Placeholder gebruiken op Arrangement-niveau:
- {{appliedRules}} - haalt informatie op voor Price Rules #43 Stay-Pay en #30 Reduce Product Price if Early Bird Booking en geeft informatie weer over de toegepaste regels op basis van speciale text library-vermeldingen
Nieuwe Placeholder voor Itinerary en bijbehorende Segments
Een nieuwe placeholder is toegevoegd die operators kunnen gebruiken om de Itinerary-titel en de Segments gegroepeerd per bijbehorende Itinerary weer te geven.
Gebruikt u Victoury nog niet?
Neem contact met ons op voor een gepersonaliseerde demo door het formulier op onze website in te vullen: https://victoury.be/request-demo/
Een vertegenwoordiger neemt contact met u op om te bespreken hoe u uw workflow kunt stroomlijnen met Victoury.