Groepsreizen beheren en plannen met Victoury

Reissoftware gemaakt om groepsreizen efficiënt te beheren en te creëren

Groepsreiservaringen

Een groepsreis is een ervaring die wordt gedeeld door een groep mensen, of ze elkaar nu al kennen, op een of andere manier verwant zijn, of elkaar gewoon tijdens de reis zelf hebben ontmoet. Groepsreizen vormen een belangrijk onderdeel van de reisbranche en winnen na de COVID-19-pandemie weer aan populariteit. Naarmate de reissector evolueert richting unieke en gepersonaliseerde ervaringen, verschuiven ook groepsreizen mee met de opkomst van themareizen en reizen op maat. Het nadeel van deze trend is het beheer van het reisschema van elke persoon. Deze taak kan tijdrovend worden, vooral als meerdere mensen verschillende arrangementen of bijkomende activiteiten vragen. Afhankelijk van hoe u reizen samenstelt, kunnen uw klanten voorkeuren hebben waardoor u wijzigingen moet aanbrengen of andere afspraken moet maken. Het creëren van gepersonaliseerde reizen op maat is een manier om uw klanten de best mogelijke ervaring te garanderen. Daarom kan software die specifiek is ontworpen voor het beheren van groepsreizen nuttig zijn voor uw reisonderneming, zowel op het vlak van tijd als logistiek. Een gecentraliseerd systeem om boekingen en reizen te beheren kan het verschil maken in hoeveel tijd u besteedt aan het creëren en beheren van reizen.

Reissoftware ontworpen met groepsreizen in gedachten

Victoury is een reisbeheersoftware met functies voor groepsreizen die zijn ontwikkeld in samenwerking met reisprofessionals en touroperators. Met voortdurende updates op basis van klantfeedback kunt u erop vertrouwen dat Victoury een geschikt hulpmiddel is voor uw reisonderneming. Dit artikel belicht de functies die voor u interessant kunnen zijn wanneer u groepsreizen aanmaakt in Victoury.

Categorie en zoekfunctie voor groepsreizen

Victoury heeft een aparte productcategorie en tabblad voor groepsreizen. Dit producttype heeft gedetailleerde instellingen op het gebied van contingenten, beschikbaarheden en prijzen. U kunt contingenten toevoegen voor verschillende periodes die zich automatisch herhalen, en voor elk contingent zijn er reizigersinstellingen zoals maximale en minimale leeftijden, gratis plaatsen, en of er een reisleider verantwoordelijk is voor de reis. Daarnaast is er een tabblad Beschikbaarheid waar u alle groepsreizen die u aanbiedt binnen een bepaalde periode kunt opzoeken en een overzicht krijgt van de beschikbare plaatsen.

Wanneer u een dossier aanmaakt, kunt u zoeken naar een 'Algemeen' product of een 'Groepsreis'-product, waardoor het gemakkelijker wordt om een overzicht te krijgen van enkel de groepsreizen die u aanbiedt.

Relaties tussen reizigers en toewijzingen van producten in dossiers

Personen worden in het systeem opgeslagen samen met de relaties tussen hun medereizigers. Als u dus een vaste groep mensen heeft die uw reizen boekt, bespaart u tijd bij het toewijzen ervan aan het dossier. In het menu voor het aanmaken van een dossier kunt u verwante reizigers aan het dossier toevoegen wanneer u de hoofdpersoon van het dossier toevoegt. U kunt reizigers ook toewijzen bij het toevoegen van een nieuw arrangement aan het dossier. Als iemand een andere activiteit wenst, kan deze persoon daar afzonderlijk aan worden toegewezen. Als u een product met kamercontingenten boekt, heeft u ook de mogelijkheid om de kamers aan de reizigers toe te wijzen.

Contingenten met gedetailleerde instellingen

Producten in Victoury hebben een tabblad voor contingenten waar u beschikbaarheden kunt aanmaken. Allereerst kunnen contingenten worden aangemaakt voor kamers, hutten, personen, zitplaatsen, objecten of groepen. Voor elk type contingent kunnen maximale en minimale leeftijden en aantallen inzittenden worden ingesteld. Contingenten kunnen wekelijks, maandelijks of binnen een zelf gedefinieerde periode worden aangemaakt, zodat u de reisdata die u aanbiedt volledig kunt aanpassen.

Automatische reisdocumenten in meerdere talen (reisplan, voucher, factuur, enz.)

Misschien wel een van de meest tijdrovende onderdelen van het creëren van reizen is het samenstellen van een reisplan met alle details van het reisschema van de klant. Als elke persoon van de groep andere arrangementen heeft, kan dit nog tijdrovender worden, aangezien elk reisplan ook gepersonaliseerd zou moeten worden.

Dit alles kan worden vermeden met de geautomatiseerde reisdocumenten van Victoury. Na het kiezen van een ontwerp samen met ons team kunnen documenten zoals reisplannen, vouchers, leveranciers- en klantfacturen en vele andere met één klik worden gegenereerd. Zodra u afbeeldingen en beschrijvingen voor uw product hebt toegevoegd, hoeft u deze nooit meer toe te voegen en wordt het materiaal gebruikt bij het genereren van de documenten. En als u het reisplan in verschillende talen nodig hebt, volstaat het de geselecteerde taal voor de reis te wijzigen en wordt het plan gegenereerd met de vertaalde tekst van de producten.

Calculatiebladen voor tarieven

Met de calculatiebladen kunt u prijzen vergelijken op basis van de periodes die u kiest. Er kunnen op elk moment extra producten aan het blad worden toegevoegd en het opslagpercentage kan op elk moment worden gewijzigd. De winst, marge en verschillende belastingen worden automatisch berekend en zijn zichtbaar in het blad. De belasting kan al dan niet in de berekening worden opgenomen.

Reisleiders aan reizen toewijzen

Groepsreizen hebben een sectie om er een reisleider aan toe te voegen, ofwel wanneer de beschikbaarheid wordt aangemaakt, ofwel later door deze te bewerken. Om een reisleider toe te voegen, hoeft u alleen maar een nieuwe persoon aan te maken in het tabblad Personen en het attribuut Reisleider toe te kennen. De personen die als reisleider zijn ingesteld, verschijnen in de sectie voor het aanmaken van beschikbaarheid en kunnen worden gefilterd. De productprijs kan een commissiepercentage voor de reisleider bevatten.

Probeer Victoury gratis

Als u wilt zien hoe Victoury aan de behoeften van uw onderneming kan voldoen, vul dan het contactformulier hier in en wij nemen contact met u op om een afspraak te plannen.

Een vertegenwoordiger gaat met u in gesprek om precies te zien hoe u kunt profiteren van het gebruik van Victoury en begeleidt u door uw proefaccount.

Als u meer wilt lezen over Victoury, bekijk dan hoe Victoury Abendsonne Afrika hielp tijd te besparen in hun onderneming.