Hoe u reisboekingen rechtstreeks vanaf uw website ontvangt en beheert

Het gebruik van meerdere tools en systemen om uw reisbedrijf te beheren kan snel ingewikkeld worden. Naast de verschillende kosten die u mogelijk moet betalen, is er ook het probleem van het heen en weer schakelen tussen verschillende software en websites. Victoury is er om dingen voor u gemakkelijker te maken door meer te zijn dan een backofficesysteem. Met Victoury kunt u uw hele verkoopproces beheren met slechts één reissoftware. Lees het artikel om te ontdekken hoe.

Boekingen ontvangen vanaf uw website

Victoury heeft een ontwikkelteam dat er actief aan werkt, wat betekent dat er opties voor aangepaste ontwikkeling beschikbaar zijn. Dit opent ook de mogelijkheid om uw website te verbinden met het systeem en daarin boekingen te ontvangen. Natuurlijk kunnen met soortgelijke methoden andere websites of systemen met Victoury worden verbonden, zodat u alles wat u nodig heeft op één plek heeft.

De Pipeline-weergave voor deals

U heeft verschillende opties als het om boekingen gaat:

• Aanvraagformulier. Dit is een formulier met de velden die u nodig heeft om een lead te contacteren na hun aanvraag en de beste reisroute voor hen voor te bereiden.
• Beschikbare tijdsperioden. Als u specifieke data en tijdsperioden voor uw reisroutes heeft, kunt u ervoor kiezen om deze in een kalendervorm op uw website weer te geven.
• Selecteer een datum. Leads hebben een kalender waar ze de gewenste data selecteren.
• Een mix van verschillende methoden. Misschien heeft u dagtochten die op specifieke weekdagen lopen, samen met een aanvraagformulier. Als u het niet zeker weet, kan ons team u helpen de beste manier te vinden om boekingen op te zetten.

Zodra dat is ingevuld en ingediend door de lead, verschijnt het in uw Victoury-account met alle formuliergegevens al ingevoegd. Het enige wat u nog hoeft te doen is contact met hen opnemen!

Maar hoe contacteer ik leads en beheer ik reisboekingen vanuit Victoury?

Zolang u een e-mailverbinding heeft ingesteld, kunt u vrij e-mails met documenten en reisgegevens naar uw klanten verzenden. Het omgekeerde is ook mogelijk: u kunt e-mails op het platform ontvangen.

Het E-mailtabblad waar u een overzicht kunt krijgen van inkomende en uitgaande e-mails

Wat deze functie onderscheidt, is de tekstbibliotheek die sjablonen bevat voor e-mails en documenten. U kunt deze vrij bewerken, en ons team kan u helpen sjablonen op te zetten met uw huisstijl. Hiermee gebeurt het verzenden van bevestigingsmails, reisrouteschema's, reisdocumenten, facturen en meer met slechts één klik.

De volgende stap: een deal aanmaken

Het scherm voor het aanmaken van deals waar u kunt kiezen tussen verschillende dealtypes

Na overleg met uw klant is het tijd om een deal voor hen op te zetten. Door een aanvraagformulier in te vullen of een boeking met data te maken, heeft u al een deal geregistreerd in het systeem. Het enige wat nog rest is het indien nodig aanpassen.

Elke deal is uniek en beïnvloedt de oorspronkelijke reis niet. Aangezien u een productdatabase in Victoury heeft ingesteld, kunt u eenvoudig verschillende arrangementen toevoegen of wijzigingen aanbrengen in de bestaande. Als u in plaats daarvan een nieuw arrangement moet toevoegen, wordt het daarna in het systeem opgeslagen.

De reizigers worden ook opgeslagen en hebben een klant- of persoonsprofiel. De volgende keer dat u een deal voor dezelfde reizigers maakt, kunt u ze snel toevoegen of zelfs eerdere deals dupliceren als ze iets soortgelijks willen. Hun persoonlijke informatie is bewerkbaar onder hun profiel, samen met de opties om hen e-mails en documenten te sturen en eerdere deals, facturen en betalingen te bekijken.

Hoe zit het met facturen en betalingen?

Wanneer een deal wordt bevestigd, kan automatisch een factuur worden gegenereerd voor de klant en één voor de leverancier als er een bij betrokken is. Hetzelfde geldt voor betalingen. Facturen en betalingen hebben speciale tabbladen voor een gemakkelijker overzicht.

Een voorbeeld van een factuur die voor een deal is gegenereerd

Momenteel heeft ons systeem een connector met het Mollie-betaalsysteem, maar er kan op aanvraag meer worden ontwikkeld.

En het leuke deel: de reis zelf!

De betaling is voltooid en het is tijd voor uw klant om aan zijn reis te beginnen. Stuur hen een leuke e-mail voor de start van hun reis met behulp van de automatische e-mails van Victoury. U hoeft niet alle reizen bij te houden!

Maar als u deze e-mails graag personaliseert, filter dan de actieve reizen uit met de zoekbalk en geavanceerde filters om ze zelf te verzenden of te bewerken na het toevoegen van de sjabloontekst.

Is dit alles? Wat kan de reissoftware nog meer?

Dit is slechts een overzicht van de mogelijkheden van Victoury om reisboekingen vanaf uw site te beheren. Het is echter een complete reissoftware en een systeem op zich, en het is aanpasbaar dankzij het toegewijde ontwikkelteam dat het heeft.

Naast de hierboven genoemde tools is er nog veel meer te ontdekken. Krijg een beter beeld van ons systeem door vandaag nog een demo te boeken met een van onze vertegenwoordigers.