Een nieuwe klant aanmaken
Om een nieuwe klant toe te voegen, ga naar Klanten in het hoofdmenu links en klik op het +-symbool.
Als de nieuwe klant een bedrijf is, zorg er dan voor dat het keuzerondje is aangevinkt.
Voer alle gegevens in volgens het type klant (bedrijf of particulier) en klik op OPSLAAN.
De klant is dan te vinden in de klantenlijst en u kunt hun informatie aanvullen door deze te bewerken in Klantgegevens. Open hun gegevens door op hun naam te klikken. Om afbeeldingen voor particulieren of bedrijfslogo's toe te voegen, bewerkt u het gedeelte Klantinformatie.
In het tabblad klant wordt informatie over deals, klantfacturen en betalingen, evenals adressen en personen, weergegeven.
Klantinformatie
In dit gedeelte kunt u de gegevens over uw klant bewerken door op de knop "Klant bewerken" te klikken. Hier kunnen ook opmerkingen worden ingesteld die interne vermeldingen zijn.
Deals en dealinformatie
Het gedeelte Deals toont alle deals waaraan de klant gerelateerd is. De selectievakjes bovenaan bepalen welk soort deals worden weergegeven, naast de deals waarin de klant als de klant van de deal is ingesteld:
- Toon alleen waar de klant een reiziger is en geen klant
- Waar de deal is geannuleerd
- Waar de deal is gepubliceerd naar de klantruimte
Het gedeelte Dealinformatie geeft een overzicht van de totale inkoop- en verkoopprijzen en de winst.
Informatie is in één oogopslag te zien aan de hand van de volgende pictogrammen:
- Cirkel met drie stippen - de deal is gepubliceerd naar de klantruimte
- Slot - de deal is momenteel vergrendeld
- Annuleren - de deal is geannuleerd
- Twee personen - de klant is ingesteld als de klant van de deal
- Koffer - de klant is de hoofdreiziger van de deal
Deal/lead aanmaken
Vanuit dit gedeelte kan ook een nieuwe deal of een deal van het type lead worden aangemaakt.
Gebruik de knop "Deal aanmaken" om deals voor een klant aan te maken, waarbij de klant en zijn personen automatisch worden toegevoegd, zodat het niet nodig is om een nieuwe deal aan te maken vanuit de dealslijst en de klant op te zoeken.
Voor de optie lead aanmaken zal het formulier al ingevuld zijn met de gegevens van de hoofdpersoon van de klant in het gedeelte KLANT.
Een klantvermelding aanmaken voor personen (reizigers) wanneer de deal een boeking wordt
Het is niet toegestaan een optie te wijzigen in een boeking als niet alle reizigers/personen van de deal de volgende minimale informatie hebben ingesteld:
- Achternaam
- Voornaam
- E-mailadres
Operaties
Het gedeelte Operaties omvat alle klantfacturen en klantbetalingen die aan een klant zijn gerelateerd. Klantfacturen kunnen vanaf deze plek worden aangemaakt door op de knop "Nieuwe toevoegen" te klikken en vervolgens een aan de klant gerelateerde deal te selecteren.
Adressen
In het gedeelte Adressen kunt u het hoofdadres bewerken of aanvullende adressen toevoegen.
Personen
In het gedeelte Personen heeft u de mogelijkheid om reizigers toe te voegen of te verwijderen en kunt u een andere hoofdpersoon van de klant aanwijzen.
Direct gerelateerd - deze personen hebben een directe relatie met de klant. Dit kan worden ingesteld tijdens het boekingsproces of in de gegevens van de klant.
Andere personen - deze personen waren betrokken bij een deal met de klant maar hebben geen directe relatie die tijdens het boekingsproces is ingesteld.
Nieuwe gerelateerde personen kunnen worden toegevoegd door op de knoppen "Nieuwe toevoegen" in het betreffende gedeelte te klikken.
Personen kunnen worden verwijderd door ze via het selectievakje te selecteren, vervolgens op de drie stippen in de rechterbovenhoek te klikken en daarna "Verwijderen" te selecteren. Relaties kunnen via hetzelfde proces worden bewerkt, maar door in plaats daarvan "Bewerken" te selecteren.
Een persoon in het gedeelte "Andere personen" kan worden verplaatst naar direct gerelateerd door "Personen verplaatsen" te selecteren.
Contacten
Het gedeelte Contacten omvat verschillende soorten contacten: e-mailadressen, websites, telefoonnummers en meer. Een klant kan meerdere contacten hebben. Om een nieuw contact toe te voegen, klikt u op de knop "Nieuwe toevoegen" en vult u vervolgens de Waarde, het Contacttype (keuzelijst die kan worden gewijzigd in Instellingen / Keuzelijst onder Contact_Type) en eventuele Opmerkingen in.
Taken, notities en marketing
Deze gedeelten zijn bedoeld voor uw operatorteam om taken aan te maken en toe te wijzen, interne notities toe te voegen en marketingvoorkeuren op te slaan.
Raadpleeg voor meer informatie de volgende artikelen:
Een agentklant aanmaken
Als de klant een agent is, selecteer dan het keuzerondje Agent en stel uw commissiepercentage in. Daarnaast kunt u andere commissies toevoegen met de knop +NIEUWE TOEVOEGEN. Deze commissies kunnen worden ingesteld voor een productcode of productcategorie en hebben een cumulatief effect op de commissie van de agent.
De logica voor het instellen van commissies wanneer de klant een agent is
Een commissie instellen voor een agent
De commissie kan als volgt worden ingesteld, zoals weergegeven in de bovenstaande schermafbeeldingen:
1. Op het niveau van de productprijs
In het gedeelte Prijs van elk product kunt u de standaardcommissie voor agenten instellen. Deze commissie wordt alleen toegepast op klanten die als agent zijn gemarkeerd.
2. Op het niveau van de klant
Commissietypen
1. Standaardcommissie
Wanneer ingesteld als agent, wordt het als standaard ingestelde commissiepercentage alleen toegepast als er ook een commissie is ingesteld op het prijsniveau (per product). Het uiteindelijke percentage van de toegepaste commissie is de som van het commissiepercentage dat is ingesteld op het prijsniveau en het commissiepercentage dat is ingesteld op het klantniveau.
Als er geen commissie is ingesteld op het prijsniveau, wordt de standaardcommissie voor de agent ook niet toegepast.
Voorbeeld:
- Als er een commissie van 3% is ingesteld op het prijsniveau en een standaardcommissie van 5% op het klantniveau, bedraagt het uiteindelijke commissiebedrag dat bij het aanmaken van de deal wordt toegepast 8%.
- Als de agentcommissie is ingesteld op 0%, is het volledige commissiepercentage het percentage dat is ingesteld op het prijsniveau van het product. Voor een prijs met 5% commissie bedraagt de totale commissie in dit geval 5%.
2. Aangepaste commissie
Voor klanten die als agent zijn gemarkeerd, kan een commissie worden ingesteld per productcode en/of per productcategorie.
Alleen deze worden in aanmerking genomen. Als er ook een commissie is ingesteld per productprijs of standaard op het klantniveau, worden deze buiten beschouwing gelaten bij de berekening van de uiteindelijke prijs die door de agentklant moet worden betaald.
De onderstaande schermafbeelding toont een standaardcommissie van 5% en twee aangepaste commissies (per productcode en productcategorie).
Op alle producten met een productcode die begint met HO wordt een commissie van 3% toegepast. Ook op het product met de productcode HOTESTVCT500 wordt een commissie van 10% toegepast.
Commissies wijzigen
Commissiepercentages kunnen vrij worden bewerkt tijdens het boekingsproces en na de boeking in Dealgegevens / Arrangementen.
Relaties tussen klanten
Definitie van termen
Klant - elke persoon die de hoofdreiziger of een reiziger in een deal is.
Direct gerelateerd (Verwanten) - een persoon die direct gerelateerd is aan de klant; bij het laden van deze klant in de deal tonen we de lijst van deze direct gerelateerde personen.
Andere personen (Reizigers) - een persoon die aan veel klanten gerelateerd is. Deze personen worden niet getoond bij het laden van de klant in een deal.
Relatietype – een vervolgkeuzelijst die de relatie definieert tussen een persoon (zowel direct gerelateerd als veelvoudig gerelateerd) en de klant.
Persoon versus reiziger
Persoon - de persoonsvermelding wordt aangemaakt voor een klant (Direct gerelateerd of Andere personen), die al dan niet een reiziger kan zijn.
Reiziger - de reizigersvermelding wordt aangemaakt voor een persoon die een reiziger in een reservering is.
Hoofdpersoon van de klant versus hoofdreiziger van de reservering
Hoofdpersoon - de persoon die automatisch wordt aangemaakt voor een klantvermelding wanneer een nieuwe klant wordt toegevoegd. Elke andere persoon van de klant kan als hoofdpersoon worden ingesteld. Er kan slechts één hoofdpersoon voor dezelfde klant bestaan.
Hoofdreiziger - de eerste persoon in de reizigerslijst van de boeking, ongeacht of de persoon al dan niet de hoofdpersoon van de klant is.
Bijzondere gevallen
De klant is gemarkeerd als agent
- Personen worden nooit in een deal geladen.
De klant is/is geen bedrijf
- Er bestaan zowel direct gerelateerde als veelvoudig gerelateerde personen.
- Direct gerelateerde personen kunnen in een deal worden geladen, wat betekent dat wanneer de klant in het boekingsproces wordt geselecteerd, het systeem alle direct gerelateerde personen in een overlay moet tonen en de operator moet vragen om degene te kiezen die hij in deze deal wil gebruiken.
- Personen zonder directe relatie – degenen die in een boeking zijn toegevoegd maar niet aan de klant zijn gekoppeld – worden niet geladen wanneer de klant in het boekingsproces wordt geselecteerd.
Basisfunctionaliteit
Boekingsproces
De klant is geen agent
Wanneer de klant in het boekingsproces wordt geselecteerd, toont het systeem alle direct gerelateerde personen in een overlay en vraagt het de operator om degene te kiezen die hij in deze deal wil gebruiken.
Als er tijdens het boekingsproces nieuwe reiziger(s) worden toegevoegd, toont het systeem een vraag of de nieuw toegevoegde perso(o)n(en) al dan niet aan de klant moeten worden gekoppeld. Bij Ja wordt de directe relatie aangemaakt en is de nieuwe persoon te vinden in de lijst Direct gerelateerd in de klantgegevens. Bij Nee is de nieuwe persoon te vinden in de lijst Andere personen in de klantgegevens.
Slechts één reiziger kan de hoofdreiziger zijn.
De klant is een agent
Wanneer de klant in het boekingsproces wordt geselecteerd, laadt het systeem nooit de aan de klant gerelateerde personen.
Als er tijdens het boekingsproces nieuwe reiziger(s) worden toegevoegd, maakt het systeem nooit een relatie met de klant aan. Direct gerelateerde personen kunnen voor de agent alleen in de gedetailleerde klantweergave worden toegevoegd.
Slechts één reiziger kan de hoofdreiziger zijn.