De functie “Deal annuleren” is beschikbaar in de dealslijst en in de dealdetails.
Een of meer deals annuleren in de dealslijst
Selecteer in de dealslijst een of meer deals, klik op het potloodpictogram en selecteer vervolgens Deal(s) annuleren. Als u meerdere deals uit de dealslijst selecteert om te annuleren, slaat het systeem de reeds geannuleerde deals over, maar gaat het verder met het annuleren van de andere.
Er verschijnt een venster om de annuleringsgegevens in te vullen: de annuleringsbron, -reden en -details. De opties voor Annuleringsreden kunnen worden bewerkt in Instellingen / Keuzelijsten / Cancellation_Reason.
Een deal annuleren vanuit de dealdetails
Om een deal te annuleren vanuit de dealdetails, klikt u op de knop “Deal annuleren” in de koptekst.
Er verschijnt een venster om de annuleringsgegevens in te vullen: de annuleringsbron, -reden en -details. De opties voor Annuleringsreden kunnen worden bewerkt in Instellingen / Keuzelijsten / Cancellation_Reason.
Wanneer de deal wordt geannuleerd, wordt de statustijdlijn van de deal bijgewerkt op basis van de instellingen van Actie - Statussen in de hoofdinstellingen onder ALGEMEEN.
De velden Geannuleerd door touroperator en Geannuleerd door klant maken gebruik van de keuzelijst Status uit Instellingen/KEUZELIJSTEN.
De status van een geannuleerde deal wordt later niet automatisch bijgewerkt door automatische statusupdates, waardoor de status Geannuleerd behouden blijft.
Bovendien wordt het automatisch verzenden van e-mails (zoals betalingsuitnodigingen of herinneringen) niet toegepast op geannuleerde deals.
Voor geannuleerde deals wordt de Annuleringsreden weergegeven in het gedeelte Dealdetails/Dealinformatie.
Terugbetalingsafhandeling na annulering van een deal
De annulering van een deal activeert geen automatische financiële terugbetalingen.
- Eenmaal geannuleerd:
- Er worden geen geautomatiseerde betalingsherinneringen of e-mails meer verzonden
- De deal wordt uitgesloten van rapporten/statistieken
Maar reeds uitgegeven facturen of geregistreerde betalingen worden NIET automatisch teruggedraaid.
Wanneer een deal die al volledig is betaald, wordt geannuleerd, wordt de oorspronkelijke klantbetaling niet langer als geldig beschouwd. Het systeem verwijdert of draait de betaling echter niet automatisch terug.
Toekomstige betalingen worden stopgezet (qua communicatie)
Om de terugbetaling correct weer te geven, moet de operator daarom handmatig een negatief betalingsequivalent registreren
Een terugbetaling aanmaken via een annuleringsprestatie
Om het juiste financiële resultaat te genereren, moet de operator aan de deal een annuleringsprestatie met een negatieve prijs toevoegen.
Het negatieve bedrag moet exact overeenkomen met het terug te betalen bedrag.
Annuleringsverzekering afhandelen
Als gevolg hiervan maakt het systeem een klantbetalingsrecord met een negatieve waarde aan om de oorspronkelijke betaling te compenseren.
Als de deal annuleringsverzekeringsprestaties bevat die nog verschuldigd zijn, moeten deze bedragen ongewijzigd blijven, waarbij de annuleringsverzekering een positieve waarde moet behouden. In dit geval moet de negatieve waarde van de annuleringsprestatie de waarde van de annuleringsverzekering uitsluiten.
Belangrijke opmerkingen
Door alleen een deal te annuleren, activeert het systeem geen terugbetaling.
Terugbetalingen moeten worden weergegeven via handmatige financiële aanpassingen
Zorg er altijd voor dat:
De negatieve annuleringsprestatie exact overeenkomt met het terugbetalingsbedrag
Eventuele niet-terugbetaalbare onderdelen (bijv. verzekering) positief blijven
Om een terugbetaling na annulering correct te verwerken, zijn de door de operator te volgen stappen daarom:
- Annuleer de deal
- Voeg een negatieve annuleringsprestatie toe die gelijk is aan de terugbetaling
- Houd eventuele bedragen voor de annuleringsverzekering positief
Geannuleerde deals bekijken in de dealslijst
In de dealslijst kunnen gebruikers met geavanceerde zoekfuncties zoeken naar geannuleerde deals op annuleringsbron en annuleringsreden.
Standaard worden geannuleerde deals niet in de lijst weergegeven.
Geannuleerde deals worden niet meegenomen in de statistische rapporten (Insights/Statistieken).