Het annuleren van een deal activeert geen automatische financiële terugbetalingen.
Zodra een deal is geannuleerd:
- Er worden geen geautomatiseerde betalingsherinneringen of e-mails meer verzonden
- De deal wordt uitgesloten van rapporten/statistieken
Maar reeds uitgegeven facturen of geregistreerde betalingen worden NIET automatisch teruggedraaid.
Wanneer een deal die al volledig is betaald wordt geannuleerd, wordt de oorspronkelijke klantbetaling niet langer als geldig beschouwd. Het systeem verwijdert of draait de betaling echter niet automatisch terug. Toekomstige betalingen worden gestopt (qua communicatie). Daarom moet, om de terugbetaling correct weer te geven, een negatief betalingsequivalent handmatig door de operator worden geregistreerd.
Een terugbetaling aanmaken via een annuleringsarrangement
Om het juiste financiële resultaat te genereren, moet de operator een annuleringsarrangement met een negatieve prijs aan de deal toevoegen.
Het negatieve bedrag moet exact overeenkomen met het terug te betalen bedrag.
Omgaan met annuleringsverzekering
Als gevolg hiervan maakt het systeem een klantbetalingsrecord met een negatieve waarde aan om de oorspronkelijke betaling te compenseren.
Als de deal annuleringsverzekeringsarrangementen bevat die nog betaalbaar zijn, moeten deze bedragen ongewijzigd blijven, waarbij de annuleringsverzekering een positieve waarde moet behouden. In dit geval moet de negatieve waarde van het annuleringsarrangement de waarde van de annuleringsverzekering uitsluiten.
Belangrijke opmerkingen
Door alleen een deal te annuleren, activeert het systeem geen terugbetaling. Terugbetalingen moeten worden weergegeven via handmatige financiële aanpassingen.
Zorg er altijd voor dat:
- Het negatieve annuleringsarrangement exact overeenkomt met het terugbetalingsbedrag
- Eventuele niet-terugbetaalbare componenten (bijv. verzekering) positief blijven
Om een terugbetaling na annulering correct te verwerken, zijn de door de operator te volgen stappen daarom:
- Annuleer de deal
- Voeg een negatief annuleringsarrangement toe dat gelijk is aan de terugbetaling
- Houd eventuele annuleringsverzekeringsbedragen positief