Automatische koppeling bij het importeren van e-mails
In de e-maillijst toont de kolom Gerelateerd aan met wie de e-mail verband houdt. Bij het importeren van e-mails wordt automatisch matching uitgevoerd voor Personen, Klanten en Leveranciers (artikel hier beschikbaar). Om de relaties te bekijken, klikt u op het aantal items in de e-maillijst.
Logica voor automatische matching
Klant
- Zoek naar niet-tijdelijke personen op het e-mailadres "from".
- Als een persoon wordt gevonden, koppel de e-mail aan de Persoon.
- Als de persoon de hoofdcontactpersoon van een klant is, koppel de e-mail aan de Klant.
- Als er geen klantcontactpersoon wordt gevonden, zoekt het systeem naar een Contact van het type "EMAIL" met de waarde gelijk aan het e-mailadres van "from" (uit Klantgegevens/Contacten met Type=email).
- Als een contact van het type e-mail wordt gevonden, koppel de e-mail aan de klant.
Leverancier
- Dezelfde matchingslogica als voor de klant wordt toegepast.
Reservering
- Alle groepsnummers in het onderwerp van de e-mail, bijv. "test mail onderwerp 756 en 324", worden geïdentificeerd.
- Voor elke groep nummers zoekt het systeem naar reserveringen op boekingscode; boekingscode = "B-756", "O-756" of "L-756", enzovoort, in alle bestaande merken.
- Als er slechts één record wordt gevonden, koppel de e-mail aan de reservering.
- Als er meer records worden gevonden, wordt er geen koppeling met reserveringen gemaakt (gebruikers kunnen handmatig koppelen vanuit de e-maillijst zoals hieronder uitgelegd).
Entiteiten handmatig aan e-mails koppelen
E-mails kunnen handmatig worden gematcht vanuit de e-maillijst.
Vink een of meer te matchen e-mails in de e-maillijst aan en gebruik het bewerkingsteken voor de matching. Selecteer bij Type de entiteit waaraan de e-mail wordt gematcht (Klant, Leverancier, Reservering, Lev. offerte/order, Klantfactuur, Product of Persoon):
Zodra de entiteit is geselecteerd, opent een nieuw dialoogvenster met een Zoek-optie:
Selecteer de entiteiten uit de resultaten en klik op opslaan.
In de kolom Gerelateerd aan worden, wanneer u op het aantal items klikt, alle eerdere selecties van entiteiten weergegeven samen met de reeds bestaande relaties:
E-mails toewijzen aan gebruikers
In de e-maillijst kunnen e-mails worden toegewezen aan Victoury-gebruikers. Selecteer een of meerdere e-mails, klik op het potloodpictogram en selecteer "Toewijzen aan".
Er verschijnt een vervolgkeuzelijst met alle actieve systeemgebruikers.
Dit werkt het veld "Toegewezen aan" in de e-mail bij.
De toegewezen gebruiker kan ook worden gewijzigd door op de paarse naam in het veld Toegewezen aan te klikken. Er wordt een vervolgkeuzelijst weergegeven. Zodra een andere optie is geselecteerd, worden de e-mailgegevens vernieuwd met de nieuwe toegewezen gebruiker.
