In Victoury bieden wij een functie ‘Exporteren naar boekhoudsysteem’ voor het exporteren van:
- Klantfacturen
- Leveranciersfacturen
- Leveranciers- (SP) en klantbetalingen (CP) vanuit Deals/Boekhouding
Neem voordat u deze functie gebruikt contact op met ons ondersteuningsteam, omdat specifieke gegevens in de Parameters van het systeem, binnen de database, moeten worden ingesteld om aan te sluiten bij de configuratie van uw boekhoudsysteem.
De sleutels voor de boekhoudexport kunnen in deze parameters per Merk worden gedefinieerd.
Belangrijkste parameters zijn:
- Financiële perioden
- Journalen (inkoop – verkoop – financieel)
- Boekhoudnummers (inkoop – verkoop – financieel)
- BTW-instellingen
- Gebruik van kostenboekhoudingsexport (kostenplaatsen en kosteneenheden)
- Opsplitsing van bedragen per productcategorie
- Optie voor een export in 2 stappen voor toekomstige gerealiseerde omzet, waarbij omzet en kosten aanvankelijk worden geboekt op een “Te realiseren” rekeningnummer en worden overgedragen naar het gerealiseerde rekeningnummer wanneer de klant reist
Momenteel exporteert deze functie gegevens in XML-formaat, ontworpen voor import in de Exact Accounting Systems API (https://www.exact.com). Export naar andere boekhoudsystemen kan een formaataanpassing vereisen om te voldoen aan de API’s van die systemen.
U kunt de functie Exporteren naar boekhoudsysteem vinden in de lijst Klantfacturen, de lijst Leveranciersfacturen en de lijst Deals/Boekhouding.
Hoe het werkt
Stap 1:
- Selecteer de facturen (lijst met klant- of leveranciersfacturen) of betaling (Boekhouding) en klik vanuit het bewerkingspictogram op Exporteren naar boekhoudsysteem, zoals geïllustreerd in de bovenstaande schermafbeelding.
Stap 2:
- Kies het merk en klik op OK.
Victoury voert vervolgens de export uit en genereert een XML-bestand voor import in het boekhoudsysteem.
Stap 3:
- Het systeem vraagt u te bevestigen of u de “Exportstatus” wilt instellen op “EXP” voor de geselecteerde facturen.
Na stap 3, als de optie “Realisatie-export” is geactiveerd in de parameters, volgt stap 4 waar u kunt kiezen om de Realisatie-export uit te voeren.
Als u op Ja klikt, vraagt het systeem of u de export alleen op de geselecteerde items wilt uitvoeren.
Als u Ja selecteert, wordt de export alleen voor de geselecteerde items gegenereerd.
Als u Nee selecteert, wordt de export gegenereerd voor alle facturen met de status Geëxporteerd (EXP), wat aangeeft dat deze facturen al zijn geboekt op een rekeningnummer “te realiseren”.
Voor facturen met de status Geëxporteerd (EXP) wordt na voltooiing van de Realisatie-export hun status bijgewerkt naar Definitief geëxporteerd (EXF).
