Met de functie Groepsreis krijgt u een uitgebreid overzicht en een interface voor het beheren van GroupTour-allotments, die de voorwaarden weergeven waaronder deze allotments zijn vastgelegd.
Groepsreizen aanmaken
Een GroupTour-product kan worden aangemaakt via een Calculatieblad of door een nieuw pakket samen te stellen in VCT Products of Trip Designer.
Dergelijke producten zijn herkenbaar aan een GroupCode op productniveau.
GroupTour-allotments worden aangemaakt als allotmentrecords van het type GROUP, elk gemarkeerd met een afzonderlijke TourCode.
Een GroupTour-pakket kan talrijke productsupplementen bevatten, die optioneel of verplicht kunnen zijn en die in aanmerking worden genomen bij het opstellen van een deal voor een klant.
Sommige producten vallen onder het attribuuttype “Buy”. Hun prijzen, geclassificeerd als “Buy”, zijn bedoeld voor het invoeren van inkoopkosten en worden niet als prestaties in een deal opgenomen.
Elk GroupTour-product kan meerdere vertrekdata hebben, elk gekoppeld aan unieke TourCodes. Deze TourCodes, die voor elk allotment verschillend zijn, zorgen ervoor dat geen twee allotmentvermeldingen dezelfde TourCode delen, zelfs niet als hun product-ID’s verschillen. Ze worden voor elk product opgeslagen in de sectie Allotment/Vertrekdata en worden GroupTour-allotments genoemd.
Voor elk GroupTour-allotment kunnen er talrijke inkoopprijzen zijn, die worden gebruikt om de exacte inkoopprijs te bepalen bij de terugkeer van de groepsreis.
Voor elke inkoopprijs kan een leverancier worden opgegeven, hetzij op product- hetzij op prijsniveau.
De typen “Buy” en “Variable/Buy” kunnen als volgt worden geconfigureerd:
- is per person waar - met instellingen voor het minimum- en maximumaantal personen
- is per person onwaar - waarbij de instellingen voor het minimum- en maximumaantal personen niet van toepassing zijn
- one time charge waar - geeft aan dat de kosten de volledige allotmentperiode dekken
- one time charge onwaar - waarbij de kosten gebaseerd zijn op dagen of nachten, als Charge Night waar is
De totale inkoopprijs van een GroupTour-allotment is de som van alle prijzen van het type “Buy” die voor het seizoen van het allotment zijn ingesteld, rekening houdend met de instellingen voor het minimum- en maximumaantal personen (als is per person waar is) afhankelijk van het aantal geboekte personen.
Hoe meer personen er worden geboekt, hoe hoger de gegenereerde marge.
Een prijsrecord van het type “Buy” kan aan een of meer GroupTour-allotmentrecords worden gekoppeld. De begin- en einddatum van het GroupTour-allotmentrecord moeten overeenkomen met de seizoensdata van de prijs van het type “Buy”. Als meerdere prijzen van het type “Buy” overeenkomen met de begin- en einddatum van het seizoen en de begin- en einddatum van het GroupTour-allotmentrecord, kiest het systeem de goedkoopste optie voor de berekening van de inkoopprijs van het GroupTour-allotment.
Prijzen van het type “Buy” worden niet weergegeven in het boekingsproces en kunnen niet als prestaties worden toegevoegd.
Typen “Variable/Buy” worden weergegeven in het boekingsproces en kunnen als prestaties worden toegevoegd, maar net als typen “Buy” worden ze in aanmerking genomen bij het genereren van een leveranciersfactuur voor GroupTours.
Zowel typen “Buy” als “Variable/Buy” zijn gekoppeld aan producten die ofwel verplichte ofwel optionele supplementen van het hoofd-GroupTour-pakket zijn.
Typen “Variable” en “Variable/Buy” worden gebruikt bij het laden van het product als prestatie.
Typen “Buy” worden gebruikt om de totale inkoopprijs voor elk GroupTour-allotment te bepalen.
Lijst met groepsreizen
Toegang tot de functie Groepsreizen verloopt via de menuoptie Groepsreizen onder Producten.
Lijstweergave en zoeken
De lijst met groepsreizen toont alle allotments van het type GROUP, gemarkeerd met een tourCode, en als de productbron Local of Backoffice is, wordt de beschikbaarheid voor de hele periode gegenereerd.
Als de productbron noch Local noch Backoffice is, is beschikbaarheid niet vereist.
De informatie die in de lijstweergave wordt weergegeven, omvat:
- Tour Code - de Tour Code die in het allotmentrecord is ingesteld
- Group Code - de Group Code die is ingesteld op productniveau waartoe het allotmentrecord behoort
- Product Code - de Product Code die is ingesteld op productniveau waartoe het allotmentrecord behoort
- Name - de productnaam die is ingesteld op productniveau waartoe het allotmentrecord behoort
- Begindatum - de begindatum van het allotmentrecord
- Einddatum - de einddatum van het allotmentrecord
- Duur - het aantal dagen van het allotment, berekend als de einddatum min de begindatum van het allotmentrecord + 1
- Aantal personen - de waarde uit het veld Aantal allotments
- Vrij - het aantal beschikbare plaatsen zoals geregistreerd op allotmentniveau
- Geboekt - het aantal geboekte plaatsen zoals geregistreerd op allotmentniveau
- Optie - het aantal als opties geboekte plaatsen, geregistreerd op allotmentniveau
- Wachtend - het aantal geboekte plaatsen + het aantal als opties geboekte plaatsen - de waarde uit het veld Aantal allotments
- Gemiddelde leeftijd - de gemiddelde leeftijd van reizigers die plaatsen hebben geboekt
- Min. prijs - de laagste waarde van het veld Totale verkoopprijs voor het prijsrecord van het type Variable/Buy dat met het allotment is gematcht
- Valuta - de verkoopvalutacode van de minimumprijs
- Status - de status van het allotmentrecord
Geavanceerd zoeken mogelijk gemaakt door:
- Tour Code
- Product Code
- Country Area
- Status
- Vrije plaatsen - groter dan of gelijk aan het opgegeven aantal
- Adres instaplocatie
- Adres uitstaplocatie
- Datuminterval
- Interval gemiddelde leeftijd
- Duurinterval
Lijstfunctionaliteiten
- Bewerken - voor een geselecteerd record
- Leveranciersfactuur aanmaken - voor een geselecteerd record
- Afdrukken - voor een geselecteerd record
- Batchbewerking - een of meerdere groepsreisselecties wat betreft kenmerken
Details van de groepsreis
De knop Beschikbaarheid herberekenen in het bovenste menu activeert de herberekening van de beschikbaarheid voor dit specifieke GroupTour-allotment, op basis van systeemboekingen.
Het tabblad Allotments
De sectie Allotmentinformatie van de groepsreis
- Product Code - klikbare link naar productdetails
- Productnaam
- Merk - toont een lijst van alle productmerken
- Group Code
- Tour Code
- Begindatum
- Einddatum
- Duur (dagen)
- Status
- PriceType 2
- Overboeking toestaan
- Minimumleeftijd reiziger
- Maximumleeftijd reiziger
- Aantal - totaal aantal toegewezen plaatsen
- Vrij - totaal aantal vrije plaatsen
- Geboekt - totaal aantal plaatsen geboekt in deals van het type Boeking
- Optie - totaal aantal plaatsen geboekt in deals van het type Optie
- Wachtend - Aantal berekend uit Geboekt + Optie - Aantal, wat aangeeft dat als overboeking is toegestaan, het systeem het toestaat om boven het toegewezen aantal te boeken, waarbij het verschil de personen op de wachtlijst vertegenwoordigt
- Groepen - toont het laatst gebruikte groepsnummer voor het GroupTour-allotment
GroupTour-allotmentgroepen
Het veld Groepen toont het laatst gebruikte groepsnummer voor het allotment.
Bij het aanmaken van een allotmentvermelding wordt het veld voor het laatst gebruikte groepsnummer op 0 gezet.
Wanneer er een deal van het type B (Boeking) wordt gemaakt met een TourCode die overeenkomt met de TourCode van het allotment, wordt het groepsnummer voor de reizigers bijgewerkt naar het laatst gebruikte groepsnummer + 1, en wordt het veld Groepen in het allotment aangepast om het nieuwe laatst gebruikte groepsnummer weer te geven.
Dit mechanisme is niet van toepassing op deals van het type O (Opties), ongeacht de instelling updateAvailability.
Wanneer een deal van het type B (Boeking) met een overeenkomende TourCode wordt gewijzigd:
- Door de functie CREATE PARTY in de sectie Reizigers te gebruiken, wordt het nieuwe groepsnummer bijgewerkt naar het laatst gebruikte groepsnummer + 1, en wordt het veld Groepen dienovereenkomstig bijgewerkt.
- Als reizigers tussen groepen worden verplaatst, verandert het leeg laten van één groep het laatst gebruikte groepsnummer niet en herberekent het de andere groepsnummers niet.
Als een deal van het type B (Boeking) met een overeenkomende TourCode wordt geannuleerd, waardoor een groep leeg blijft, blijft het laatst gebruikte groepsnummer (Groepen) ongewijzigd en worden de andere groepsnummers niet aangepast.
Als een deal van het type O (Optie) met een overeenkomende TourCode overgaat naar Boeking (Optie naar Boeking), wordt het groepsnummer voor de reizigers bijgewerkt naar het laatst gebruikte groepsnummer + 1, en wordt de vermelding in de allotmenttabel aangepast om het nieuwe laatst gebruikte groepsnummer weer te geven.
Sectie Deals
De sectie Deals vermeldt alle deals die aan dit GroupTour-allotment zijn gekoppeld, gecategoriseerd op dealtype.
Boekingen worden als eerste weergegeven, gevolgd door Opties.
Door op Code te klikken, gaat u naar de dealdetails voor elke lijstvermelding.
Het filteren van de dealslijst wordt ondersteund op dealtype - Alleen opties tonen of Alleen boekingen tonen.
Sectie Ticketvoorraad
De sectie Ticketvoorraad is alleen toegankelijk voor tenants met geactiveerde Ticketvoorraad-functionaliteit in Victoury.
Deze vermeldt alle TicketStock-vermeldingen met een TourCode die overeenkomt met dit GroupTour-allotment, gesorteerd op ticketdatum in oplopende volgorde.
Klik op Ticketnr. om de TicketStock-details voor elke lijstvermelding te openen.
Sectie Leveranciersfacturen
Deze sectie toont alle leveranciersfacturen die voor dit GroupTour-allotment zijn gegenereerd.
Sectie Reisleiders
Deze vermeldt alle reisleiders die aan dit GroupTour-allotment zijn gekoppeld.
Klik op Voornaam of Familienaam om de persoonsdetails voor elke lijstvermelding te openen.
Sectie Notities
Deze sectie vermeldt alle notities die voor dit GroupTour-allotment zijn toegevoegd.
Sectie Taken
Deze vermeldt alle taken die voor dit GroupTour-allotment zijn toegewezen.
Tabblad Reizigers
Sectie Algemene informatie
Deze sectie biedt gemiddelde informatie met betrekking tot dit GroupTour-allotment.
Sectie Reizigers
Deze vermeldt reizigers gegroepeerd op deals voor dit GroupTour-allotment.
Tabblad Vluchtreisroute
Sectie Reisroutes
Deze sectie toont reisroutes en reisroutesegmenten die voor dit GroupTour-allotment zijn toegevoegd en vergemakkelijkt het toevoegen van nieuwe reisroutes en segmenten. Wanneer dit GroupTour-allotment wordt geboekt, neemt de Boekingswizard automatisch de reisroutes en hun segmenten op in het boekingsproces, tenzij ze handmatig door de operator worden verwijderd.
Tabblad Winst/Marge
Victoury maakt realtime berekening van winst/marge mogelijk bij het selecteren van dit tabblad.
Operators kunnen financiële gegevens bekijken voor Gefactureerde of Niet-gefactureerde deals:
- Sectie GroupTour
- Vermeldt alle prijzen van het type “Buy” en “Variable/Buy” die worden gebruikt bij de berekening van de Total Buy Exclusive Tax GroupTour - toont de productnaam, een pictogram dat aangeeft of de prijsstelling per persoon is, samen met prijsinformatie in de thuisvaluta voor elk.
- Sectie Opties
- Vermeldt alle prestaties die bijdragen aan de berekening van de Total Buy Exclusive Tax Other - toont de productnaam, een pictogram dat aangeeft of de prijsstelling per persoon is, samen met prijsinformatie in de thuisvaluta voor elk.
- Sectie Totalen
- Total Buy Exclusive Tax GroupTour: valuta en bedrag.
- Total Buy Exclusive Tax Other: valuta en bedrag.
- Total Buy Exclusive Tax.
- Marge.
- Markup %.
- Profit %.
- Total Sell Exclusive Tax GroupTour.
- Total Sell Exclusive Tax Other - andere prestaties naast de GroupTour.
- Total Sell Exclusive Tax.
Rechterkolom:
- Aantal personen - totaal aantal reizigers in alle niet-geannuleerde deals van het type B (Boekingen) voor dit GroupTour-allotment.
Total Buy Exclusive Tax GroupTour
In eerste instantie telt het systeem het totale aantal reizigers van alle niet-geannuleerde deals van het type B (Boekingen) voor dit GroupTour-allotment op.
Tegelijkertijd verzamelt het alle prijzen van het type “Buy” en “Variable/Buy” voor supplementen met een Attribute = Buy uit het GroupTour-pakket, van toepassing wanneer het totale aantal reizigers van alle niet-geannuleerde deals van het type B binnen het ingestelde minimum- en maximumaantal personen valt.
Als er meerdere prijzen overeenkomen met de allotmentperiode en de criteria voor het minimum- en maximumaantal personen, selecteert het systeem de meest kosteneffectieve optie.
Vervolgens telt het systeem de waarden van de Buy Unit Price in de thuisvaluta op voor alle geïdentificeerde prijzen van het type “Buy” en “Variable/Buy” en vermenigvuldigt deze met het totale aantal reizigers van alle niet-geannuleerde deals van het type B (Boekingen) voor dit GroupTour-allotment.
Het systeem verzamelt ook alle prijzen van het type “Buy” en “Variable/Buy” voor supplementen met een Attribute = Buy uit het GroupTour-pakket, van toepassing wanneer het totale aantal reizigers van alle niet-geannuleerde deals van het type B overeenkomt met het ingestelde minimum- en maximumaantal personen, behalve wanneer Is per person onwaar is.
Als er meerdere prijzen overeenkomen met de allotmentperiode, selecteert het systeem de meest betaalbare optie.
Het systeem telt de waarden van de Buy Unit Price in de thuisvaluta op voor alle geïdentificeerde prijzen.
Ten slotte telt het systeem deze twee totalen op om de Total Buy Exclusive Tax GroupTour te bepalen.
Total Buy Exclusive Tax Other
Het systeem berekent de som van alle Buy Exclusive Tax HC-waarden voor alle niet-GroupTour-prestaties van alle niet-geannuleerde deals van het type B (Boekingen) voor dit GroupTour-allotment.
Daarnaast telt het de totale inkoopprijzen op, omgerekend naar de thuisvaluta, voor alle TicketStock-vermeldingen die aan dit GroupTour-allotment zijn gekoppeld.
Ten slotte telt het deze sommen op om de Total Buy Exclusive Tax Other te bepalen.
Total Buy Exclusive Tax
Som van Total Buy Exclusive Tax GroupTour + Total Buy Exclusive Tax Other.
Total Sell Exclusive Tax GroupTour
Het systeem telt alle Sell Exclusive Tax HC-waarden op voor alle GroupTour-prestaties van alle niet-geannuleerde deals van het type B (Boekingen) voor dit GroupTour-allotment.
Total Sell Exclusive Tax Other
Het systeem berekent de som van alle Sell Exclusive Tax HC-waarden voor alle niet-GroupTour-prestaties van alle niet-geannuleerde deals van het type B (Boekingen) voor dit GroupTour-allotment.
Total Sell Exclusive Tax
Som van Total Sell Exclusive Tax GroupTour + Total Sell Exclusive Tax Other.
Marge
Verschil tussen Total Sell Exclusive Tax en Total Buy Exclusive Tax.
Markup %
(Total Sell Exclusive Tax / Total Buy Exclusive Tax) - 1
Profit %
1 - (Total Buy Exclusive Tax / Total Sell Exclusive Tax)
Een leveranciersfactuur invoeren voor een of meer Buy-producten van een GroupTour-allotment
Door deze functie te selecteren voor een gekozen GroupTour-allotment in de lijst met groepsreizen, vraagt Victoury om voor elke geïdentificeerde inkoopprijs een leveranciersfactuurprestatie aan te maken.
Leveranciersfacturen die aan GroupTour-allotments zijn gekoppeld, functioneren op dezelfde manier als reguliere leveranciersfacturen die aan prestaties zijn gekoppeld.
Het systeem toont de operator de lijst met prijzen van het type Buy, waarbij hij die kan selecteren waarvoor een leveranciersfactuur moet worden ingevoerd, vergelijkbaar met het proces voor het regelen van leveranciersfacturen voor boekingen.