Wat is een Group Tour-product?
Group Tour-producten zijn gemarkeerd met "Is Package" ingesteld op true, met vertrekdatums en Tour Codes op het tabblad Productdetails/Allotments. Deze pakketproducten omvatten doorgaans Calculation Sheets om de prijs per persoon en de winst te berekenen op basis van het aantal deelnemers. Een Group Tour kan echter ook zonder Calculation Sheets in de productlijst worden vermeld.
Group Tour-producten definiëren
Group Tour - Tour Codes
Elk groepsreisproduct wordt gekenmerkt door één Group Code en door afzonderlijke Tour Codes die overeenkomen met de vertrekdatums.
De Tour Code bestaat uit de Group Code en de vertrekdatum voor elke vertrekdatum.
Verplichte instellingen in Productinformatie:
Categorie - Group Tour
Is Package - Ja
Group code gedefinieerd
Bij de betreffende prijs moet Vrije verkoop worden aangevinkt voor GroupTour-producten, aangezien de GroupTour Search-module in het boekingsproces alleen producten weergeeft die als vrije verkoop zijn gemarkeerd.
Vertrekdatums / Allotments
Vertrekdatums bepalen wanneer de groepsreis beschikbaar is, op basis van het allotmenttype en -aantal. Aan elke vertrekdatum kan een ander allotmenttype en een specifiek aantal allotments worden toegewezen, wat het maximale aantal is dat voor elke tour code kan worden geboekt.
Voor Group Tours moet het allotmenttype Group zijn.
Allotmentrecords bevatten:
- Tour Code - niet bewerkbaar
- Minimale en maximale leeftijd van reizigers
- Prijstype 2
- Status - Geannuleerd, Gegarandeerd vertrek; Open - handmatig in te stellen door de touroperator
- Selectievakje Overboeking toestaan
- Tourleiders - vervolgkeuzelijst met meervoudige selectie die alle personen van het type "Tourleider" weergeeft
Voor meer informatie over Allotments kunt u het speciale artikel hier raadplegen.
Tourleider
Voor elke vertrekdatum is een tourleider verantwoordelijk, wat betekent dat elk Group Tour-product een tourleider heeft die aan elke vertrekdatum is gekoppeld.
Een tourleider kan een persoon zijn die aan een leverancier is gekoppeld of een individu dat aan de Personenlijst is toegevoegd met Tourleider opgegeven als hun Type.
Voor elke vertrekdatum moet een beschikbaarheidsrecord worden aangemaakt.
Prijsinstellingen voor het Group Tour-product
- Vrije verkoop moet worden aangevinkt voor GroupTour-producten, aangezien de GroupTour Search-module in het boekingsproces alleen producten weergeeft die als vrije verkoop zijn gemarkeerd.
- De begin- en einddatums van de prijzen moeten de periode (begin- en einddatum) omvatten voor elke vertrekdatum die op het tabblad Allotment is aangemaakt.
- Voor de prijsstelling volstaat één prijs als het Gegarandeerd-vertrekaantal = aantal allotments. Deze prijs moet Max personen = aantal allotments en Min personen = 1 hebben.
- Voor de prijsstelling kunnen, als het Gegarandeerd-vertrekaantal < aantal allotments, meerdere prijzen worden ingesteld afhankelijk van het aantal geboekte plaatsen.
Bijvoorbeeld, aantal allotments = 7
Gegarandeerd-vertrekaantal = 5
U kunt 2 prijzen hebben:
- Prijs 1 met Max personen = 5, Min personen = 1.
- Prijs 2 met Max personen = 7 en Min personen = 6.
Het systeem bepaalt de juiste prijs op basis van de huidige boekingen.
Boekingswizard - Hoe boekt u een Group Tour
Zoeken naar Group Tours
In het proces voor het aanmaken van een deal hebt u bij het toevoegen van producten twee zoekopties: Algemeen en Group Tour.
Gebruik voor Group Tour-specifieke producten de Group Tour-zoekfunctie.
U kunt zoeken op vertrekdatums, Tour Code, Productcode, Land/Gebied, Beschrijving en het aantal personen.
Voor deals van het type O moet de operator beslissen of het systeem de beschikbaarheidsrecords moet bijwerken bij het afronden van de Deal.
Voor deals van het type B werkt het systeem de beschikbaarheid automatisch bij op basis van het aantal personen van de deal.
Houd er rekening mee dat er per deal slechts één groepsreis kan worden geboekt. Als er een andere groepsreis moet worden geselecteerd, verwijder dan eerst de bestaande groepsreis voordat u probeert er een andere te boeken. In het boekingsvenster wordt het tabblad groepsreis inactief zodra er een groepsreis in een deal is geboekt.
Toursamenstelling
De operator zou tijdens het boekingsproces voor elke vertrekdatum een overzicht moeten kunnen krijgen van de huidige samenstelling van de groepsreis, rekening houdend met andere boekingen in het systeem.
De samenstelling van een Group Tour zou het volgende moeten bevatten:
- Maximale groepsgrootte
- Aantal geboekte reizigers
- Aantal door opties gereserveerde plaatsen
- Aantal beschikbare plaatsen
- Verhouding man/vrouw
- Gemiddelde leeftijd
- Gegevens voor elke eerdere boeking, waaronder het geslacht, het geboortejaar en de nationaliteit van de reiziger.
Een ander Group Tour-product in een deal boeken
Er kan per deal slechts één product van het type groepsreis worden toegevoegd. Zodra er een groepsreisarrangement in een deal aanwezig is, is het tabblad "Group Tour" in het boekingsproces niet beschikbaar totdat het betreffende arrangement en al zijn supplementen uit de deal zijn verwijderd.
Om het groepsreisarrangement in een deal te wijzigen, volgt u deze stappen:
- Verwijder het huidige groepsreisarrangement
- Verwijder de supplementen van het arrangement in het geval het een pakketproduct was (alle items die samen met het pakket zijn geboekt)
- Klik op "Nieuw toevoegen" om het boekingsproces te starten. Het tabblad Group Tour zou nu beschikbaar moeten zijn.