Operations – Bankafschriften importeren

Neem contact met ons op als u deze functie wilt gebruiken!

De functie instellen

Voor deze dienst levert uw bank ofwel een Coda-bestand (CDA) ofwel een bestand van het type MT940. Op basis van het eerste ontvangen bestand configureren wij uw Victoury-account om het importeren van bankafschriften mogelijk te maken:

[
  {
    "banktype": "",
    "bankAccountNumber": "",
    "defaultAccountingNumber": "",
    "exchangeDifferenceAccountingNumber": "",
    "statementNumber": "",
    "paymentType": "",
    "beginAmount": "",
    "filetype": "C"
  }
]

Zodra alle gegevens zijn geconfigureerd, kunt u beginnen met het importeren van afschriften. Deze afschriften werken Operations/Klantbetaling, Operations/Leveranciersbetaling en Deals/Boekhouding bij. In de Boekhouding worden operaties zoals Klantbetaling (CP) of Leveranciersbetaling (SP) geregistreerd. Betalingen die niet zijn gekoppeld, worden geregistreerd met een ACC-type.

Controleer eerst de LAATSTE AFSCHRIFTGEGEVENS om het nummer van het volgende te importeren afschrift te bepalen. Nadat u het nummer hebt gecontroleerd, KLIK OM TE SELECTEREN en upload het bestand vanaf uw computer:

De door de bank geleverde bestanden bevatten gegevens met betrekking tot betalingen.

Wij raden aan uw klanten te vragen betalingsgegevens te vermelden, zoals de dealcode, factuurcode of leveranciersreferentie, naast de naam van de klant of leverancier. Wanneer zij de betaling uitvoeren en aan deze voorwaarden wordt voldaan, vindt de koppeling automatisch plaats bij het importeren van het afschrift in Victoury.

Als dergelijke gegevens niet in het bestand staan, worden de betalingsregels weergegeven met een ERR-status en een bericht "Geen betalingen gevonden" (of een ander bericht, afhankelijk van de situatie) in het logboek, en moet de verdeling van de bedragen handmatig worden uitgevoerd.

De betalingen koppelen

Klik vanuit de lijst met betalingsregels met de ERR-status op de status of het logboek en er wordt een nieuw operationeel venster geopend aan de rechterkant van het scherm.

1. Op dit punt wordt door op het plusteken te klikken een betalingsregel zonder gegevens aangemaakt. Als u niet zeker weet waaraan u deze betaling moet koppelen, sleept u deze naar de betalingsregel aan de linkerkant, en wordt er een ACC-type betaling aangemaakt in Deals/Boekhouding.

Na het slepen hebt u ook de mogelijkheid om het bedrag te bewerken:

1. Aan de bovenkant van het scherm hebt u de mogelijkheid om te zoeken naar de deal waaraan u de betaling wilt koppelen (als u de dealcode kent). Aan de rechterkant van het scherm worden de zoekresultaten weergegeven. Sleep het overeenkomende resultaat naar uw betalingsregel aan de linkerkant.

Nadat u de deal naar de betaling hebt gesleept, hebt u de mogelijkheid om het te koppelen bedrag te bewerken. Dit betekent dat u indien nodig een betaling over meer dan één deal kunt verdelen. Zoek hiervoor naar zoveel deals als nodig en pas de bedragen dienovereenkomstig aan.

Wanneer u klaar bent, klikt u op de knop OPSLAAN naast de zoekbalk. U wordt opnieuw doorgestuurd naar de betalingslijst, met nu de status OK en een leeg logboek. Klik nogmaals op OPSLAAN met de knop linksonder op de pagina.

Statussen en logboeken

Bij het importeren van een afschrift kunnen de volgende statussen voorkomen:

• ERR met logboek " Geen betaling gevonden " - het systeem heeft geen gegevens voor klant- of leveranciersbetaling geïdentificeerd. Dit geeft aan dat betalingen correct moeten worden gekoppeld en toegewezen.
• IMP met logboek " Betaling reeds geïmporteerd " - deze betaling is al gekoppeld en toegewezen.
• ERR met logboek " Geen deal gevonden " of "Geen factuur gevonden" - het coda-bestand bevat een deal- of factuurcode die niet overeenkomt met een bestaande in uw systeem.
• ERR met logboek " Betalingen gevonden maar niet gekoppeld " - dit betekent dat het voorgestelde bedrag niet overeenkomt met de aanbetaling of de restbetaling.
• ERR met een logboek dat aangeeft dat een leverancier is gevonden maar de betaling niet is gekoppeld, of dat leveranciersbetalingen zijn gevonden maar niet gekoppeld, waarbij het totaal van de leveranciersbetalingen niet gelijk is aan het bedrag uit het afschriftbestand.
• OK - met logboek Betalingen gekoppeld als automatische koppeling heeft plaatsgevonden, of geen logboek bij handmatige koppeling van ERR-statussen.

Alleen als de status OK is voor alle betalingsregels, is de import klaar om te worden opgeslagen en door het systeem te worden gecertificeerd => na OPSLAAN verandert de status in IMP - Betaling geïmporteerd.

Gevallen voor het koppelen van betalingen en bijbehorende statussen

1. Koppelen op factuurcode

• Als het coda-bestand een factuurcode bevat, controleert het systeem op een overeenkomende klantbetaling.
• Het systeem controleert vervolgens of het voorgestelde bedrag overeenkomt met de aanbetaling of de restbetaling.
  • Als ze gelijk zijn => status OK en logboek "Betalingen gekoppeld"
    
  • Als ze niet gelijk zijn => de restbetaling wordt gecontroleerd en als RP gelijk is aan het voorgestelde bedrag => status OK en logboekkolom leeg.
    
  • Als het voorgestelde bedrag noch met de aanbetaling noch met de restbetaling overeenkomt, wordt het totaal van de klantbetaling gecontroleerd

2. Koppelen op dealcode

• Als de gegevens een dealcode bevatten, controleert het systeem op een overeenkomende klantbetaling en de bijbehorende aanbetaling of restbetaling.
• als de deal en de klantbetaling worden gevonden, controleert het systeem of de aanbetaling gelijk is aan het voorgestelde bedrag:
  • als de aanbetaling gelijk is aan het voorgestelde bedrag => status OK en logboekkolom leeg
  • als de aanbetaling - DP niet gelijk is aan het voorgestelde bedrag, wordt de restbetaling - RP gecontroleerd. Als DP en RP gelijk zijn => status OK en logboekkolom leeg.
  • als het voorgestelde bedrag noch gelijk is aan DP noch aan RP, wordt het totaal van de klantbetaling gecontroleerd.

3. Koppelen op leveranciersreferentie en leveranciersnaam

• Als de gegevens een leveranciersreferentie en -naam bevatten, controleert het systeem of een leveranciersbetaling overeenkomt met het totaalbedrag uit het afschriftbestand.