Automatisez les e-mails pour votre entreprise de voyage
L’e-mail comme canal
Les e-mails gagnent en popularité et en utilisation dans de multiples secteurs, en particulier avec la numérisation des documents et des factures. Le nombre d’e-mails envoyés dans le monde n’a cessé d’augmenter, et l’on prévoit qu’en 2025 un total de 376,4 milliards d’e-mails seront envoyés quotidiennement (Statista, 2020). Avec autant d’informations envoyées par e-mail, le temps consacré à la rédaction et à la pièce jointe de fichiers est également amené à augmenter. Dans le cas des agences de voyages et des tour-opérateurs, des documents tels que les confirmations de réservation, les plans de voyage, les factures, les bons et autres supports promotionnels doivent être envoyés à chaque voyageur et client. Oublier d’envoyer un document ou un e-mail peut entraîner des vols manqués, des commandes incomplètes et des problèmes de réservation pour l’hébergement et les activités. Et lorsque votre entreprise de voyage a un volume élevé de clients, il peut être difficile de gérer tous les e-mails adressés aux clients.
Tout cela conduit au besoin d’un logiciel capable de gérer et de rendre les e-mails plus efficaces au sein de votre entreprise. Découvrez un tel logiciel dans cet article et constatez par vous-même comment le fardeau des e-mails disparaît tout simplement.
La connexion e-mail de Victoury
Victoury est une plateforme basée sur le navigateur où vous pouvez gérer toutes vos opérations commerciales, y compris l’envoi et la réception d’e-mails. Avec l’aide de notre équipe, vous pouvez configurer une connexion e-mail dans les paramètres de votre compte et rationaliser votre flux de travail.
La fonctionnalité de connexion e-mail de Victoury permet à tout professionnel du voyage de gérer entièrement sa communication avec les clients et les fournisseurs sur la même plateforme, sans avoir à passer sans cesse de votre logiciel de gestion des voyages à vos fournisseurs de messagerie. De plus, comme tous les documents liés au voyage sont générés dans Victoury, ils peuvent être facilement joints et envoyés à vos clients et fournisseurs. L’ajout de modèles personnalisables via la bibliothèque de textes rend le processus plus rapide, car le texte que vous ajoutez pour chaque type d’e-mail est utilisé chaque fois que vous créez un nouvel e-mail. Après l’envoi d’un e-mail, Victoury crée des liens entre les dossiers, les clients, les fournisseurs, les employés et les produits si la ligne d’objet inclut le numéro de dossier correspondant. Lisez-en davantage sur chacun de ces points ci-dessous.
1. Envoyer des documents automatiques
Comme Victoury est soigneusement conçu en pensant aux entreprises de voyage, il inclut la génération automatique de documents de voyage pour vos clients et fournisseurs. Aux côtés de notre équipe, vous pouvez définir entièrement la mise en page et les informations incluses dans ces documents et conserver votre image de marque.
Chaque produit possède plusieurs onglets où vous pouvez gérer ses détails, et l’un de ces onglets est l’onglet Documents. Dans cette section, vous pouvez générer des documents tels que des plans de voyage avec des détails pour chaque jour, des bons et des documents personnalisés selon vos besoins. Les documents sont ensuite imprimés, téléchargés ou envoyés par e-mail au client.
Dans l’onglet Opérations, des factures sont créées pour les clients et les fournisseurs, et des commandes/devis uniquement pour les fournisseurs. En plus des factures et des commandes, les paiements sont suivis dans le même onglet, vous donnant un aperçu de tous les dossiers en cours. Les factures et les paiements sont séparés entre ceux des clients et ceux des fournisseurs, et ils peuvent être exportés vers votre système comptable ou sous forme de fichier Excel.
L’option d’envoyer des e-mails de commande automatiques aux fournisseurs est disponible sous chaque option de prix. Si la case est cochée sous le prix du produit et qu’un fournisseur est lié au produit, un e-mail prédéfini sera envoyé une fois le produit réservé. Un nouveau dossier ne compte pas comme une réservation confirmée, car il est d’abord enregistré comme un lead, puis comme une offre, jusqu’à ce qu’il puisse être confirmé. Au moment où un dossier est enregistré comme une réservation, le fournisseur reçoit un e-mail avec les détails de la réservation.
2. Importer votre boîte de réception et consulter les e-mails
Votre boîte de réception est visible dans l’onglet E-mail. Quelques options vous permettent de gérer vos e-mails selon vos préférences. Tout d’abord, vous pouvez choisir de ne recevoir que le courrier entrant. Dès que vous choisissez de recevoir le courrier entrant, une fenêtre apparaîtra où vous pourrez choisir quels e-mails vous importez dans Victoury. Vous pouvez également choisir la boîte de réception depuis laquelle vous importez les e-mails, séparant ainsi vos e-mails personnels et professionnels.
Tout e-mail reçu ou envoyé peut être consulté dans cet onglet en cliquant sur son nom. Les e-mails peuvent avoir des documents joints et sont liés à un client spécifique, à une personne et à un dossier. Cliquer sur le numéro de l’élément dans la colonne « lié à » de chaque e-mail vous indique quels éléments lui sont liés. Vous pouvez rapidement accéder à n’importe lequel des éléments en cliquant sur son nom. Sélectionner les e-mails à l’aide des cases à cocher vous permet de lier l’e-mail à un client, un fournisseur, une réservation, un devis/commande fournisseur, une facture client, un produit ou une personne. Si vous choisissez plutôt d’assigner un e-mail, une liste déroulante apparaît pour choisir quel utilisateur est assigné à l’e-mail. La zone de recherche peut être filtrée pour n’afficher que les e-mails assignés à un employé spécifique ou liés à un client, entre autres critères.
3. Modifier vos modèles d’e-mails
Les modèles d’e-mails utilisés dans Victoury sont modifiés dans l’onglet Bibliothèque de textes. L’onglet Bibliothèque de textes contient des modèles déjà définis par défaut par Victoury, et vous pouvez ajouter n’importe quel type de modèle en cliquant sur le bouton plus. Un modèle peut être étiqueté en fonction de la section sous laquelle il sera utilisé. Les étiquettes apparaissent automatiquement au fur et à mesure que vous les saisissez, et vous pouvez ajouter plusieurs étiquettes au même modèle.
Les modèles sont également séparés par marque, produit, catégorie, type et pays ou région. Les étiquettes peuvent être définies dans différentes langues si vous ajoutez les langues correspondantes dans les paramètres. Lorsque vous ajoutez une nouvelle langue, un autre champ de texte apparaît sous ceux déjà ajoutés, où vous pouvez inclure votre traduction. Un modèle peut être assigné pour être utilisé pour une catégorie de produit spécifique, ce qui vous permet de modifier les e-mails en fonction du type de produit.
Les modèles déjà ajoutés peuvent être modifiés en cliquant sur leur nom puis sur le bouton de modification du texte. Si vous utilisez l’un des modèles dans un e-mail, vous pouvez toujours modifier le texte manuellement avant de l’envoyer.
4. Envoyer un e-mail depuis Victoury
Pour envoyer un e-mail, vous devez vous trouver dans l’onglet e-mails d’un dossier. Cliquez simplement sur le bouton nouvel e-mail et modifiez l’e-mail en fonction des informations que vous devez envoyer.
Si vous incluez des modèles pour l’e-mail que vous envoyez, le texte peut toujours être modifié manuellement ou envoyé tel quel. Toute la communication par e-mail est stockée dans les détails du dossier, vous pouvez donc accéder aux e-mails précédents envoyés au client ou au fournisseur. Les e-mails entrants et sortants sont affichés dans cet onglet. S’il y a des pièces jointes à un e-mail, elles peuvent être consultées en cliquant sur le nom de l’e-mail et en ouvrant sa vue détaillée. Dans les détails de l’e-mail, vous pouvez également voir la personne, le client, le dossier et à qui il est assigné. Chaque champ qui est connecté à un autre élément dans Victoury possède une icône à côté de son nom.
5. Liaison automatique entre les éléments
Inclure le numéro de dossier dans la ligne d’objet liera la personne, le client et le produit à l’e-mail que vous envoyez.
S’il existe une commande liée au dossier, celle-ci sera également liée à l’e-mail. Les éléments liés disposent de raccourcis pour une navigation aisée entre chaque partie du dossier. Si d’autres éléments sont liés à un e-mail, l’e-mail apparaîtra lorsque vous consulterez la vue détaillée de l’élément. Dans le cas d’une personne liée, le dossier apparaîtra dans son onglet e-mail de la vue de profil.
Gérez vos e-mails en toute fluidité avec Victoury
Avec l’essor de l’e-mail comme outil de communication, de plus en plus de temps est consacré à la rédaction d’e-mails et à l’ajout des bons documents. S’assurer que les bonnes informations sont envoyées à chaque client de votre entreprise de voyage peut vite devenir fastidieux et prendre plus de temps que prévu. Rationaliser vos e-mails grâce à un logiciel adapté ne peut être que bénéfique pour votre entreprise, en augmentant le temps disponible pour d’autres tâches et en réduisant le risque d’erreur humaine.
La génération automatique de documents et la connexion e-mail de Victoury rationalisent vos opérations commerciales afin que vous puissiez profiter du temps que vous gagnez. Victoury est la plateforme pour gérer toutes vos opérations commerciales et avoir une vue d’ensemble claire de tous les dossiers, clients et fournisseurs.
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Nous vous recontacterons et organiserons un créneau de réunion durant lequel nous discuterons des besoins de votre entreprise et de la manière dont nous pouvons vous aider à atteindre le flux de travail le plus efficace.
Qu’est-ce que Victoury ?
Victoury est un logiciel pour tour-opérateurs hautement personnalisable qui gère tous les aspects de votre entreprise de voyage.
Victoury s’adapte à toute entreprise de voyage. Le logiciel fonctionne dans le navigateur, aucun téléchargement n’est donc requis et il est accessible partout, même depuis chez soi. Soutenu par le Gloobus Bus Service, vous pouvez vous connecter à tout type de fournisseur ou de système comptable. Et si vous n’avez pas besoin de toutes les fonctionnalités, l’interface du logiciel peut être modifiée pour n’inclure que ce dont vous avez besoin.
Victoury a vu le jour en 2018, après des années de collaboration avec des professionnels du voyage. Notre équipe a constaté l’absence d’un outil de voyage personnalisable qui gère également tous les aspects d’une entreprise de voyage. Victoury est continuellement optimisé par notre équipe de développement pour répondre à vos besoins en tant que professionnel du voyage.
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