RGPD - Politique de confidentialité
Dernière révision : 03 novembre 2020
Règlement général sur la protection des données (RGPD) – désigne le RÈGLEMENT (UE) 2016/679 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE ;
Données personnelles – désignent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (« personne concernée ») ; est réputée être une personne physique identifiable une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;
Traitement – désigne toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données à caractère personnel ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction ;
Responsable du traitement – désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement ; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l'Union ou par le droit d'un État membre ;
Sous-traitant – désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ;
Autorité de contrôle – désigne une autorité publique indépendante compétente dans le domaine du contrôle du respect du RGPD conformément à l'article 51 du RGPD ;
Plateforme Victoury – plateforme de réservation de voyages en ligne, développée par GLOBUS SOFTWARE DEVELOPMENT CIE à la demande de VICTOURY BVBA, mise à la disposition des agences de voyages ;
Les termes de cette politique qui n'ont pas été définis ci-dessus seront interprétés conformément au RGPD, sauf s'ils ont une signification distincte.
Introduction
VICTOURY BVBA, en tant que Responsable du traitement, traite les données personnelles des représentants des clients, des partenaires et d'autres personnes qui interagissent avec la société et/ou sont les bénéficiaires finaux de la Plateforme Victoury.
Notre partenaire contractuel GLOBUS SOFTWARE DEVELOPMENT CIE agit en tant que Sous-traitant pour le développement et l'administration de la plateforme Victoury.
Cette politique décrit comment les données personnelles doivent être traitées, conformément au RGPD, les principes du traitement des données personnelles, ainsi que les droits et obligations des employés impliqués dans le processus de traitement des données personnelles.
Objectifs
Conformité avec le RGPD et les bonnes pratiques en matière de protection des données personnelles ;
Protection des droits des personnes concernées ;
Transparence sur la manière dont les données personnelles sont protégées ;
Protection contre les risques de violation de la sécurité des données personnelles.
Application
Cette politique s'applique à :
La direction de VICTOURY BVBA et de GLOBUS SOFTWARE DEVELOPMENT CIE ;
À tous les employés impliqués dans l'administration de la plateforme Victoury ;
À toutes les personnes avec lesquelles la société entretient des relations contractuelles concernant l'utilisation de la plateforme Victoury.
Principes du traitement des données personnelles
Les données personnelles sont :
Traitées de manière licite, loyale et transparente à l'égard de la personne concernée ;
Collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne sont pas traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec ces finalités ;
Adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
Exactes et mises à jour en temps utile ;
Conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles les données sont traitées ;
Traitées de façon à garantir une sécurité appropriée des données personnelles, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d'origine accidentelle, à l'aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées.
Types de données personnelles traitées
En fonction des activités de traitement, VICTOURY BVBA traite les types de données suivants :
Afin de contracter les services, elle traite les données des représentants des agences de voyages et des fournisseurs du secteur :
Prénom, nom ;
Poste ;
Adresse e-mail ;
Numéro de téléphone ;
Marque ;
Nom d'utilisateur ;
Données relatives à la conduite des activités via la plateforme Victoury ;
Pour l'activité de maintenance, de support, de résolution de difficultés éventuelles, d'optimisations et d'assistance technique, elle a accès aux données des bénéficiaires finaux de la Plateforme Victoury (clients des agences de voyages), comme suit :
Titre, prénom, nom ;
Sexe ;
Date de naissance ;
Lieu de naissance ;
Langue préférée ;
Nationalité ;
Numéro de téléphone ;
Adresse e-mail ;
Adresse déclarée ;
Niveau de compétences pour des cas spécifiques (par exemple, la plongée) ;
Données du passeport ;
Données relatives au voyage (destination réservée, période, etc.) ;
Autres données du profil (par exemple, VIP/Blacklister, données de santé, préférences culinaires ou autres données pertinentes pour la fourniture de services personnalisés selon les besoins du client).
Base juridique du traitement
Principalement, au niveau de VICTOURY BVBA, les opérations de traitement des données personnelles sont effectuées sur la base du contrat conclu avec les agences de voyages. À cet égard, la base juridique est généralement la conclusion, respectivement l'exécution des contrats.
En tant que Sous-traitant autorisé par VICTOURY BVBA, GLOBUS SOFTWARE DEVELOPMENT CIE aura accès aux données personnelles saisies sur la plateforme Victoury afin de remplir ses obligations contractuelles.
Les données personnelles seront divulguées ou, le cas échéant, transférées, conformément aux principes du RGPD, sur la base des fondements juridiques applicables en fonction de la situation et uniquement dans des conditions garantissant la pleine confidentialité et la sécurité des données, aux catégories de destinataires ainsi qu'aux autorités étatiques habilitées à des tâches de contrôle dans le domaine financier ainsi qu'aux prestataires de services : Intercom (plateforme de chat instantané), Hetzner (société d'hébergement de serveurs), Google (fournisseur d'e-mail), Mailchimp (prestataire de services de newsletter).
Mesures techniques et organisationnelles prises pour protéger les données
Afin de se conformer aux exigences du RGPD, VICTOURY BVBA a mis en œuvre une série de mesures techniques et organisationnelles qui assurent un niveau élevé de confidentialité et de protection des données personnelles. Ainsi, parmi les mesures figurent :
Enregistrement sécurisé ;
Surveillance des applications ;
Solutions de sauvegarde des données ;
Adoption de procédures internes telles que : Plan de continuité des activités, Plan de reprise après sinistre ;
Restriction de l'accès physique aux données du personnel ;
Solutions de sécurité : Pare-feu, IPS/IDS, inspections pour détecter les activités hostiles, chiffrement des données, mots de passe complexes ;
Mises à jour du système ;
Choix de prestataires de services conformes au RGPD ;
Responsabilités
Chaque employé impliqué dans l'administration de la PLATEFORME VICTOURY est responsable, conformément à ses fonctions, de la protection des données personnelles. De plus, les personnes suivantes exercent des missions spécifiques :
I. Direction du Responsable du traitement – est responsable de la conformité de la Plateforme Victoury avec le RGPD
II. Direction du Sous-traitant – fournit des garanties suffisantes au niveau organisationnel que les exigences du RGPD sont respectées et que les droits des personnes concernées sont protégés ; agit uniquement sur la base des instructions reçues du Responsable du traitement ;
III. Les personnes ayant des responsabilités dans le domaine de la protection des données :
Informer et conseiller l'organisation ainsi que les employés impliqués dans le traitement sur leurs obligations au titre du RGPD
Informer la Direction en temps utile sur tous les aspects de la protection des données (par ex. les risques) ;
Mise à jour régulière des procédures et politiques de protection des données personnelles ;
Initier et surveiller la formation des employés dans le domaine de la protection des données personnelles ;
Fournir des conseils à la demande sur l'évaluation de l'impact sur la protection des données et le suivi de son fonctionnement ;
Coopération avec les Autorités de contrôle – point de contact concernant les questions de traitement ;
Traitement des demandes des personnes concernées, lorsqu'elles se réfèrent à l'exercice d'un droit prévu par le RGPD.
Droits de la personne concernée
Toute personne concernée peut exercer les droits suivants, tels que prévus par le RGPD :
Le droit d'accès ;
Le droit de rectification ;
Le droit à l'effacement, après l'expiration de la période de conservation ou une fois la finalité initiale du traitement atteinte ;
Le droit à la limitation du traitement ;
Le droit à la portabilité ;
Le droit de s'opposer au traitement ;
Le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage.
Le droit d'adresser des réclamations aux Autorités de contrôle compétentes et aux tribunaux ;
Transparence de l'information
VICTOURY BVBA vise à informer toutes les personnes concernées que leurs données personnelles sont traitées et qu'elles sont au courant :
Du mode et du type de traitement des données ;
Des finalités et des bases juridiques du traitement :
De l'exercice des droits en lien avec le traitement.
Toute demande d'information sur le traitement des données personnelles ou l'exercice des droits prévus par le RGPD sera envoyée à la personne ayant des responsabilités dans le domaine de la protection des données, qui peut être contactée à l'adresse e-mail : [email protected]