Nouvelle fonctionnalité : acomptes clients personnalisés
À partir de ce mercredi 18 septembre, une nouvelle section sera disponible pour gérer les acomptes personnalisés de vos affaires. Cette fonctionnalité a été ajoutée afin de permettre plusieurs acomptes pour chaque affaire.
Activer les acomptes personnalisés
Pour activer cette option, veuillez cocher la case « Use Custom Down Payments » dans la section Deal Information. Vous trouverez cette case tout à la fin des détails.
Lorsqu'une affaire est créée, les valeurs de l'acompte et du solde ainsi que leurs dates d'échéance sont calculées en fonction des paramètres de General / Financial / Invoices.
Si la case « Use Custom Down Payments » est cochée dans l'affaire, l'acompte initialement calculé et ses dates d'échéance sont réinitialisés à 0 et, dès que les règles d'acompte personnalisé sont définies, le système recalcule les valeurs de l'acompte et du solde ainsi que leurs dates d'échéance.
Si la case « Use Custom Down Payments » est décochée, les règles d'acompte personnalisé ne sont plus prises en compte et le système recalcule automatiquement les valeurs de l'acompte et du solde ainsi que leurs dates d'échéance en fonction des paramètres de General / Financial / Invoices.
Ajouter de nouvelles règles d'acompte personnalisé
La nouvelle section apparaîtra au-dessus de la section Operations. Pour ajouter une nouvelle règle personnalisée, cliquez sur le bouton « Add Custom Rule » et une nouvelle ligne s'affichera. Il existe deux options pour définir les règles :
- « Is Fixed » défini sur true : cela définira l'acompte comme une valeur fixe. Toutes les règles personnalisées suivantes devront également avoir une valeur fixe.
- « Is Fixed » défini sur false : cela définira l'acompte comme un pourcentage du coût total. Toutes les règles personnalisées suivantes devront également être des pourcentages.
Après avoir sélectionné le type de valeur, saisissez la valeur elle-même dans le champ suivant. Pour les valeurs fixes, ajoutez une Fix Due Date. Pour les valeurs en pourcentage, ajoutez un nombre de jours et indiquez si le système doit comparer la date d'échéance à la date de voyage ou de réservation.
Affichage des acomptes personnalisés
Après avoir enregistré et appliqué les modifications, le système affiche les acomptes sous la section « Customer Payments » dans Operations. Cliquez sur la flèche pour développer les détails de l'acompte.
Recevoir des paiements
Lors de la réception d'un paiement dans la liste Customer Payment, le système prend la date d'échéance de paiement la plus proche de la date actuelle et la déduit de cet acompte spécifique. Vous pouvez voir un exemple ci-dessous pour lequel deux acomptes personnalisés ont été créés : un de 200 euros et un de 4 000 euros.
Le premier paiement était exactement de 200 euros, complétant l'acompte personnalisé le plus proche du 24.10.24
Le second paiement ne couvrait que 3 000 des 4 000 euros du deuxième acompte, il reste donc 1 000 euros à payer pour le 31.10.24
Que se passe-t-il si je n'active ni n'utilise les acomptes personnalisés ?
Si vous ne souhaitez pas utiliser cette option, certains changements d'interface subsistent, principalement dans la section Customer Payments d'une affaire. L'acompte est désormais visible en cliquant sur la flèche située à côté du code de l'affaire. Le montant est mis à jour en fonction des paiements clients reçus.
