Gérer efficacement les produits et les ressources sur une seule plateforme en tant qu’entreprise de voyage

Vous êtes-vous déjà senti dépassé par toutes les différentes plateformes et logiciels que vous utilisez ? Vous serez heureux d’apprendre que vous pouvez gérer votre entreprise en toute fluidité dans Victoury.

Planifier les ressources de l’entreprise

Les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP) sont utilisés pour aider les entreprises à trouver des moyens stratégiques d’allouer et d’utiliser leurs ressources. Un flux de travail efficace et amélioré permet d’économiser du temps, des fonds et des ressources sur le long terme. Un système ERP est utile pour tout type d’entreprise qui s’appuie sur des bases de données ou des feuilles de calcul nécessitant des mises à jour régulières, des processus comme la comptabilité qui sont chronophages lorsqu’ils sont réalisés manuellement, et des systèmes excessivement complexes ou inefficaces.

Selon Saviom, la planification des ressources est un processus d’identification, de prévision et d’allocation de différents types de ressources de l’entreprise aux projets, au bon moment et au bon coût. Ce processus nécessite une compréhension claire des ressources disponibles et nécessaires. Cependant, si les données sont stockées et traitées à l’aide de plusieurs plateformes et logiciels, il devient plus difficile de garder une vue d’ensemble claire des ressources d’une entreprise. Dans le cas d’une agence de voyages ou d’un tour-opérateur, gérer les dossiers, les clients, les fournisseurs et les forfaits de voyage peut s’avérer fastidieux. La communication doit être maintenue avec les fournisseurs, les clients, les employés et tous les guides ou personnes externes impliqués dans le forfait de voyage. De plus, les produits doivent être à jour et affichés sur le web. Pour tout type d’entreprise de voyage, un système de gestion centralisé est souhaitable pour économiser un temps précieux et avoir une vue d’ensemble de son activité.

SelectHub propose une liste de questions à prendre en compte lors du choix d’un système ERP adapté :

• À quoi ressemblera mon entreprise à l’avenir ?
• À quoi ressemblera mon fournisseur à l’avenir ?
• Qui utilisera le système le plus souvent ?
• Quelles exigences sont les plus importantes pour mon entreprise ?
• Quelle est l’ampleur de mon budget ?

Cet article explore les façons dont Victoury peut réunir des parties de votre entreprise de voyage sur une seule plateforme, ainsi que les fonctionnalités qui vous permettent de voir les opérations en cours et les rapports tels que les dossiers, les leads et les statistiques. Découvrez comment Victoury se compare à la liste de contrôle ERP ci-dessus.

Gestion de l’inventaire - Produits, voyages et ressources

Les produits sont au cœur de toute entreprise, qu’il s’agisse d’un produit physique ou d’un service. Lorsque vous proposez plusieurs produits et forfaits de produits, il est essentiel d’être en contact avec vos fournisseurs et d’être à jour sur tous les détails des produits.

Les produits dans Victoury sont liés à leurs fournisseurs, de sorte que vous pouvez facilement envoyer un e-mail pour toute réservation. Chaque produit a également la possibilité d’envoyer un e-mail de réservation automatique à son fournisseur une fois une réservation confirmée. Le contenu de cet e-mail peut être modifié dans la bibliothèque de textes où tous les modèles d’e-mails sont conservés.

Plusieurs produits peuvent être organisés en forfait, soit dans l’onglet du gestionnaire de forfaits d’un produit, soit dans le concepteur de voyages, un outil visuel de création de voyages. Une fois que vous créez un voyage, vous pourrez y ajouter des produits déjà existants ou en créer de nouveaux dans le concepteur de voyages lui-même, vous évitant ainsi de revenir en arrière pour ajouter d’autres produits. Chaque partie d’un voyage possède ses propres attributs : une brève description générale, des images multimédias, du texte produit pouvant être complété en plusieurs langues, ainsi que des dates de début et de fin. De plus, il existe d’autres champs et onglets dans la liste des produits où sont stockées les informations détaillées. Certaines de ces informations comprennent les prix saisonniers et réguliers, les caractéristiques, les fournisseurs, les contingents si nécessaire, les documents et les e-mails liés au produit.

Ressources liées aux produits

Définissez vos ressources dans Victoury et liez-les aux produits concernés. Une ressource peut être un hôtel, un train ou un navire et est considérée comme une partie d’un produit. Si vous proposez une croisière comme produit, le navire est considéré comme une ressource dans Victoury. Les ressources peuvent être liées à un nombre quelconque de produits si nécessaire, avec leurs informations affichées sur le site web, dans la vue détaillée du produit et dans les documents PDF contenant le produit (tels que les plans de voyage ou les offres).

Chaque type de ressource possède son propre type d’unité, et les prix sont définis en fonction des différentes offres d’unités. Par exemple, dans le cas d’un hôtel, les unités peuvent être une chambre simple, une chambre double et un appartement penthouse de luxe, chaque unité ayant son propre prix, ses propres images et sa propre description.

Champs et attributs personnalisés

Afin de définir complètement vos ressources, vous pouvez définir des champs personnalisés (dans Paramètres -> Système). Un champ personnalisé peut être ajouté pour un produit, un texte produit, un client, une personne ou un dossier. Les champs sont soit du texte simple ou formatable, une liste déroulante, ou une liste de boutons radio. Cela s’avère extrêmement utile si vous avez des ressources spécifiques qui ne sont pas définies par défaut, ou si vous devez leur ajouter un nouvel attribut.

Selon le type de ressources que votre entreprise gère, vous pouvez modifier les listes déroulantes disponibles dans le logiciel. Celles-ci sont appelées listes de choix dans Victoury et sont accessibles dans les Paramètres. Une recommandation de notre équipe est de parcourir les listes par défaut et de supprimer les éléments que vous n’utilisez pas dans votre entreprise afin de réduire la taille de votre sélection. De plus, vous pouvez modifier les listes pour y inclure les attributs nécessaires : ainsi, par exemple, si vous proposez un circuit de camping, vous pouvez créer le produit d’hébergement avec l’attribut « camping ».

Comptabilité et gestion financière

Les paiements peuvent être suivis dans l’onglet Paiements clients/fournisseurs, offrant toujours un aperçu des paiements en cours. Une fois une réservation créée, une entrée pour le paiement client sera visible dans Paiements clients, et une pour le fournisseur dans Paiements fournisseurs. Une facture peut être générée ultérieurement, sa mise en page étant définie par vous et contenant le logo de votre marque.

Le paiement client comporte des entrées pour l’acompte et le solde, ainsi que les dates d’échéance pour les deux. L’acompte est basé sur les paramètres de facturation sélectionnés (dans Paramètres -> Finances). Le paiement fournisseur comporte un paiement total et sa date d’échéance. Les factures peuvent être sélectionnées et exportées vers votre système comptable.

Gestion de la relation client

Victoury dispose de profils clients dans lesquels sont stockés les détails concernant les clients. Un profil client contient tous les dossiers passés et en cours impliquant ce client, tous les paiements reçus du client, les autres personnes qui lui sont liées (que ce soit en tant que famille ou compagnons de voyage) et ses informations personnelles essentielles telles que les adresses, les contacts, l’e-mail, le numéro de téléphone, etc. Le profil client comporte également un onglet e-mail où tous les e-mails qui lui ont été envoyés peuvent être consultés en un coup d’œil.

Rapports et statistiques

L’onglet Insights offre un rapport mensuel avec des informations détaillées pour chaque dossier de la période sélectionnée, ainsi que des statistiques personnalisées. Les statistiques peuvent être sélectionnées en fonction du nombre de dossiers, de pax, du chiffre d’affaires des factures et des dossiers, puis filtrées par marques, destinations, auteur, agent commercial, type d’arrangement, fournisseur et produit. La période sélectionnée pour les statistiques peut être basée sur les dates de voyage ou de réservation.

Comment Victoury peut-il vous aider à gérer efficacement les ressources de votre entreprise ?

Victoury est une plateforme centralisée pour les tour-opérateurs, les agences de voyages et les professionnels du voyage, éliminant le besoin d’utiliser plusieurs plateformes grâce aux connexions API et à une liste étendue de fonctionnalités. Toutes les fonctionnalités sont soigneusement conçues pour rendre votre flux de travail plus efficace.

Le logiciel est personnalisable selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez donc ajouter des champs personnalisés, modifier vos listes et votre pipeline, et rédiger vos propres modèles d’e-mails. Une fois la configuration initiale de votre espace de travail terminée, la maintenance des ressources de votre entreprise devient plus rapide et vous fait gagner un temps précieux.

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Nous vous recontacterons et organiserons un créneau de réunion durant lequel nous discuterons des besoins de votre entreprise et de la manière dont nous pouvons vous aider à atteindre le flux de travail le plus efficace.

Qu’est-ce que Victoury ?

Victoury est un logiciel pour tour-opérateurs hautement personnalisable qui gère tous les aspects de votre entreprise de voyage.

Victoury s’adapte à toute entreprise de voyage. Le logiciel fonctionne dans le navigateur, aucun téléchargement n’est donc requis et il est accessible partout, même depuis chez soi. Soutenu par le Gloobus Bus Service, vous pouvez vous connecter à tout type de fournisseur ou de système comptable. Et si vous n’avez pas besoin de toutes les fonctionnalités, l’interface du logiciel peut être modifiée pour n’inclure que ce dont vous avez besoin.

Victoury a vu le jour en 2018, après des années de collaboration avec des professionnels du voyage. Notre équipe a constaté l’absence d’un outil de voyage personnalisable qui gère également tous les aspects d’une entreprise de voyage. Victoury est continuellement optimisé par notre équipe de développement pour répondre à vos besoins en tant que professionnel du voyage.

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