Aperçu des fonctionnalités : améliorations des Deals, de la tarification, des réservations et de la comptabilité
Nous sommes ravis d’annoncer plusieurs améliorations conçues pour rendre la gestion des Deals, de la tarification et du contenu encore plus fluide dans notre logiciel de gestion de voyages et pour tour-opérateurs.
Pour une liste complète des mises à jour, consultez l’aperçu ci-dessous ainsi que l’article détaillé avec captures d’écran.
Aperçu des mises à jour
Deal Updates
- Le champ Destination peut être rendu obligatoire dans Settings / General / Mandatory Field Settings.
- Dans Deal Details / Notes, les notes peuvent être filtrées et triées, et une nouvelle colonne due Date a été ajoutée.
- Dans Deal Details / Tasks, les tâches peuvent être triées par colonnes et Task Details peut être ouvert en cliquant sur le texte Subject.
General Updates
- Une nouvelle colonne est disponible dans Product / Availability Details pour le champ Customer Reference des Deals. Un nouveau champ de recherche a également été ajouté dans Advanced Search.
- Après une recherche dans Availability Details, les opérateurs peuvent exporter vers Excel ou créer un quick report.
- Lors de la modification de la Start Date d’un Deal, une nouvelle fenêtre s’affiche pour examiner les changements de prix de chaque Arrangement.
- Les prix peuvent désormais être arrondis vers le haut, vers le bas ou de manière standard, avec un nombre de décimales personnalisé.
- Actions-Statuses comporte deux nouveaux champs pour les Arrangement Statuses liés aux Supplier Invoices. Ils permettent aux opérateurs de sélectionner le statut qu’un Arrangement doit avoir lorsque sa Supplier Invoice associée est définie comme finale ou créditée.
- Deux nouvelles colonnes ont été ajoutées dans le Prices Listing pour Max et Min Adults, qui peuvent également être modifiées par lot.
- Les devises sont affichées par ordre alphabétique selon le Source Code, puis selon le Target Code dans Settings / Financial / Currencies
- Dans les entrées de la Text Library, plusieurs Arrangement Types peuvent être sélectionnés.
- Dans « Send Email », les opérateurs peuvent désormais ajouter plusieurs adresses e-mail dans les champs To, CC et BCC en les séparant par une virgule.
- Les e-mails peuvent être enregistrés avant l’envoi pour des modifications et vérifications ultérieures.
- En cas de Supplier Quote/Order, les textes liés à l’Order Product peuvent être rapidement modifiés sur plusieurs produits.
- Une nouvelle colonne est disponible dans le Deal Listing et les exports Excel associés pour Customer Reference.
- Lors de l’utilisation de la recherche Product dans les filtres de recherche avancée du Prices Listing, une nouvelle option est disponible dans le sous-menu Pencil pour « Delete all searched results ».
- Si les Start et End dates d’un Arrangement sont modifiées, les opérateurs ont la possibilité de sélectionner et de vérifier le recalcul du prix.
- Les Arrangements peuvent être ordonnés à l’aide du numéro de Position ou par glisser-déposer.
- Dans l’onglet Documents d’un Deal, plusieurs versions de Document peuvent être sélectionnées et supprimées en une seule fois.
- Dans le processus de réservation des Package, une nouvelle case à cocher permet de définir les suppléments comme Optional.
- Dans le Booking Process, la recherche Customer a été enrichie d’icônes et d’options de recherche supplémentaires.
- Une nouvelle colonne a été ajoutée à l’export Excel des Prices pour le champ « Product Start Date Defines Price ».
Accounting
- Lors de la création d’une Customer Invoice dans un Deal, un message de confirmation s’affiche avant que le système ne génère réellement la facture.
- Le champ Account Number est désormais lié à une entrée Choice List au lieu d’être un champ de saisie.
Placeholder Changes
- Nouveau placeholder {{CustomerReference}} pour afficher le champ Customer Reference
- Nouveaux placeholders pour les Price Rules au niveau Arrangement : {{appliedRules}} avec des informations sur les Price Rules #43 Stay-Pay et #30 Reduce Product Price if Early Bird Booking
- Le {{itinerary}} a été ajouté pour afficher les Itinerary Segments regroupés par Itinerary.
Deal Updates
Rendre le champ Destination obligatoire
Dans Settings / General / Mandatory Field, les champs liés aux Deals peuvent être rendus obligatoires. Pour l’instant, le seul champ disponible est Destination.
Filtrer et trier les Notes
La section Notes de Deal Details a été mise à jour pour proposer des options de filtrage, le tri des colonnes et une nouvelle colonne Due Date.
Les notes peuvent être recherchées par Note Type et par Author en sélectionnant les informations pertinentes dans les listes déroulantes, puis en cliquant sur le bouton « Search ». Les filtres de recherche sont effacés en cliquant sur le bouton « Reset ». Les colonnes peuvent être triées par ordre croissant ou décroissant en cliquant sur le nom de la colonne. Une flèche vers le haut ou vers le bas apparaît selon le type de tri. Cliquer trois fois sur une colonne efface le tri.
S’il n’y a aucune Note créée, les filtres de recherche sont désactivés.
Trier les Tasks
La section Tasks de Deal Details bénéficie de deux mises à jour : le tri par colonnes et l’accès aux Task Details en cliquant sur le texte Subject. Les colonnes peuvent être triées de la même manière que les Notes : par ordre croissant ou décroissant en cliquant sur le nom de la colonne. Cliquer trois fois sur une colonne efface le tri.
General Updates
Nouvelle colonne dans Product / Availability Details
Les opérateurs peuvent désormais utiliser une nouvelle colonne dans Product / Availability Details pour les détails Customer Reference définis au niveau du Deal. La liste peut être filtrée à l’aide de ce champ dans les filtres de recherche avancée en cliquant sur la flèche à l’extrémité de la barre de recherche.
Les colonnes affichées peuvent être activées ou désactivées en cliquant sur la liste déroulante au bas de l’écran.
Export vers Excel ou Quick Report depuis Availability Details
L’utilisation de la recherche simple ou avancée dans la liste Availability Details active les options Excel Export et Quick report dans le menu supérieur.
Sélection du prix d’Arrangement lors de la modification de la Deal Start Date
Lorsque les opérateurs modifient la Start Date d’un Deal depuis Deal Details, une fenêtre appelée « Arrangement Price Manager » s’affiche pour examiner les changements de prix des Arrangements. Cette fenêtre permet de sélectionner le bon prix pour chacun des Arrangements du Deal. Cliquer sur un Arrangement affiche les prix saisonniers disponibles ainsi qu’une distinction pour le prix d’origine. Pour sélectionner le tarif, cliquez sur le prix correspondant à droite.
Une icône et un texte s’affichent en cas de prix à cheval sur plusieurs saisons. Une mention similaire est également affichée sur le prix d’origine de l’Arrangement.
Custom Price Rounding
Une nouvelle section a été ajoutée dans System Settings / General pour le Custom Rounding appliqué aux Sell prices des Arrangements. Le système ajuste les prix individuels des voyageurs afin d’obtenir des valeurs correctes pour la comptabilité
Custom Rounding propose les paramètres suivants :
- Le nombre de décimales que le prix doit comporter
- Le type d’arrondi : always up, always down et standard.
Pour des exemples et plus d’informations sur Custom Rounding, consultez l’article dédié ici.
Actions-Statuses pour le statut d’Arrangement lié aux Supplier Invoices
Actions-Statuses comporte deux nouveaux champs pour les Arrangement Statuses liés aux Supplier Invoices. Ils permettent aux opérateurs de sélectionner le statut qu’un Arrangement doit avoir lorsque sa Supplier Invoice associée est définie comme finale ou créditée.
Nouvelles colonnes dans le Prices Listing - Min et Max Adults
Dans le Prices Listing (accessible depuis le menu de gauche via Products), deux nouvelles colonnes sont disponibles pour Min et Max Adults. Les colonnes affichées peuvent être modifiées depuis les filtres du bas pour correspondre aux informations qui vous intéressent.
Prices Batch Edit - Min et Max Adults
Avec l’ajout des colonnes Min et Max Adults dans le Prices Listing, les opérateurs peuvent également modifier ces valeurs dans l’interface Prices Batch Edit. Pour modifier les prix par lot, sélectionnez les prix que vous souhaitez modifier dans le Prices Listing, cliquez sur l’icône Pencil dans le coin supérieur gauche et modifiez les champs nécessaires.
Affichage des devises par ordre alphabétique
Plusieurs devises et leur taux de change peuvent être ajoutées dans Settings / Financial. Les devises possèdent un Source Code et un Target Code pour les taux de change. Désormais, les taux sont classés par ordre alphabétique, d’abord par Source Code, puis par Target Code.
Pour plus d’informations sur le Multicurrency, veuillez consulter l’article sur les Multicurrencies ici.
Sélectionner plusieurs Arrangement Types dans les entrées de la Text Library
Les Text Libraries permettent d’ajouter rapidement des textes prédéfinis dans différentes parties du système : dans des champs de texte tels que les Product Texts, les e-mails rédigés dans Victoury, les documents générés et bien plus encore.
Les opérateurs peuvent désormais sélectionner plusieurs Arrangement Types dans la liste déroulante de la Text Library afin de préciser davantage les conditions dans lesquelles l’entrée de la Text Library est disponible.
Envoyer des e-mails à plusieurs destinataires
Lors de la création d’un nouvel e-mail dans Victoury, plusieurs adresses e-mail peuvent être ajoutées comme destinataires dans les champs To, CC et BCC. Veuillez ajouter une virgule après chaque adresse e-mail pour que le système reconnaisse le début de la suivante.
Enregistrer les e-mails avant l’envoi
Les opérateurs peuvent désormais enregistrer les e-mails avant de les envoyer. L’e-mail sera disponible pour consultation et modification dans l’onglet Emails où il a été créé. Cliquer sur le texte coloré ouvre la vue détaillée de l’e-mail, dans laquelle il peut être prévisualisé, modifié et envoyé.
Modifier rapidement les textes liés à l’Order Product
Lorsqu’un Supplier Quote/Order est créé et qu’il comporte plusieurs produits, la fenêtre Quick Edit dispose désormais d’une navigation rapide dans le coin inférieur gauche. Les opérateurs peuvent passer d’un order product à l’autre en un seul clic afin de modifier ou de consulter les textes liés au produit. Veillez à cliquer sur le bouton « Save All Changes » avant de fermer la fenêtre.
Supprimer tous les prix d’une recherche dans le Prices Listing
Effectuer une recherche à l’aide d’un produit spécifique dans le Price Listing active une nouvelle option dans le sous-menu pencil pour supprimer tous les prix recherchés. La saisie dans le champ de recherche Product peut être un code produit ou un nom de produit. Une liste de produits s’affiche en fonction du texte saisi. Sélectionnez le produit et définissez d’autres filtres si nécessaire, puis cliquez sur Search. Cela affichera tous les prix liés à ce produit.
Cliquez sur l’icône Pencil pour voir la nouvelle fonctionnalité qui supprime tous les résultats de recherche. Une fenêtre s’affiche dans le coin inférieur droit avec des informations sur le nombre de prix supprimés et les prix qui n’ont pas pu être supprimés. Les prix associés à des Arrangements ou à des Availabilities seront ignorés.
Recalcul lors de la modification des Start et End dates d’un Arrangement
Si les opérateurs modifient les dates d’un Arrangement dans un Deal existant, plusieurs messages de confirmation s’affichent au cas où les prix de l’Arrangement devraient être modifiés.
En cas de Duration définie, le système conserve la durée lors du recalcul des dates. À l’instar de la modification de la start date d’un Deal, une fenêtre dédiée aux prix à cheval sur plusieurs saisons apparaît si les nouvelles dates dépassent les dates de validité du prix d’origine.
Après la sélection du prix, le système recalcule les prix de l’Arrangement, qui peuvent être vérifiés dans la section Price Information. Les opérateurs doivent cliquer sur le bouton Save pour que les modifications soient enregistrées.
Modifier le prix de l’Arrangement en « One time charge » déclenche également une fenêtre de confirmation pour le recalcul du prix.
Repositionnement des Arrangements dans les Deals
Une nouvelle colonne a été ajoutée pour repositionner les Arrangements pendant le processus de réservation et dans l’onglet Arrangements d’un Deal. La position peut être modifiée en cliquant dessus et en utilisant les flèches ou en saisissant un nombre. Les Arrangements peuvent également être repositionnés par glisser-déposer, et le système met automatiquement à jour les numéros correspondants.
Sélectionner et supprimer plusieurs versions de Document
Dans la section Documents d’un Deal, les opérateurs peuvent accéder à toutes les versions d’un document en cliquant sur la flèche vers le bas. Des cases à cocher ont été ajoutées pour sélectionner rapidement plusieurs versions de document et les supprimer.
Case à cocher pour définir un Arrangement comme Optional lors de la réservation d’un Package
Une nouvelle case à cocher a été ajoutée lors de la réservation des Packages. Cette option est définie sur false par défaut. Si la case est cochée, le Package Supplement sera réservé comme Optional. Cette case n’apparaît que dans le cas de suppléments définis comme Optional dans le Package Manager.
Recherche Customer améliorée dans le Booking Process
La deuxième étape du processus de réservation a été améliorée avec des options de recherche supplémentaires et des icônes liées au type de client. La pagination est affichée dans le coin inférieur droit de la section de sélection du client, accompagnée du nombre total de résultats de recherche.
Pour accéder aux options de recherche, cliquez sur la flèche vers le bas à l’extrémité de la barre de recherche Customer. Les opérateurs peuvent effectuer une recherche par
- Family Name/Company Name 1,
- Personal Name/Company Name 2
Les nouvelles icônes indiquent si le client est également défini comme agent (icône orange) ou s’il s’agit d’un client classique (icône avec deux personnes).
Nouvelle colonne dans l’export Excel des Prices
Une nouvelle colonne a été ajoutée à l’export Excel des Prices pour le champ « Product Start Date Defined Price ». Les options d’export sont activées une fois qu’une recherche est effectuée dans le Prices Listing, soit à l’aide de la barre de recherche habituelle, soit à l’aide des filtres de recherche avancée.
Accounting
Fenêtre de confirmation pour la création d’une Customer Invoice
Une fenêtre de confirmation a été ajoutée avant la création d’une customer invoice comme sécurité supplémentaire. Les opérateurs peuvent désormais éviter de créer des customer invoices par erreur, pour un flux de travail plus fluide. La fenêtre apparaît automatiquement une fois le bouton Create Customer Invoice cliqué.
Choice List pour le champ Account Number
Une nouvelle option Choice List a été ajoutée pour le champ Account Number dans Accounting Details. Les options de la liste déroulante peuvent être modifiées dans Settings sous l’onglet Choice Lists.
Placeholder Updates
Nouveau Placeholder pour les Supplier Orders
Lors de la création de Supplier Orders pour des Arrangements, un nouveau Placeholder peut être utilisé :
- {{CustomerReference}} - pour afficher le champ Customer Reference du Deal (dans Deal Details)
Placeholder lié aux Price Rules
Les opérateurs peuvent utiliser un nouveau Placeholder au niveau Arrangement :
- {{appliedRules}} - récupère les informations des Price Rules #43 Stay-Pay et #30 Reduce Product Price if Early Bird Booking et affiche des informations sur les règles appliquées en fonction des entrées dédiées de la text library
Nouveau Placeholder pour l’Itinerary et les Segments associés
Un nouveau placeholder a été ajouté, que les opérateurs peuvent utiliser pour afficher le titre de l’Itinerary et les Segments regroupés par Itinerary respectif.
Vous n’utilisez pas encore Victoury ?
Contactez-nous pour une démo personnalisée en remplissant le formulaire sur notre site web : https://victoury.be/request-demo/
Un représentant vous contactera pour discuter des moyens d’optimiser votre flux de travail avec Victoury.