Comment obtenir et gérer les réservations de voyage directement depuis votre site web

Utiliser plusieurs outils et systèmes pour gérer votre entreprise de voyage peut vite devenir compliqué. Outre les divers frais que vous pourriez devoir payer, il y a aussi le problème de passer d'un logiciel et d'un site web à l'autre. Victoury est là pour vous faciliter la tâche en étant plus qu'un système de back-office. Avec Victoury, vous pouvez gérer l'ensemble de votre processus de vente en utilisant un seul logiciel de voyage. Lisez l'article pour découvrir comment.

Recevoir des réservations depuis votre site web

Victoury dispose d'une équipe de développeurs qui travaille activement dessus, ce qui signifie que des options de développement personnalisé sont disponibles. Cela ouvre également la possibilité de connecter votre site web au système et d'y recevoir des réservations. Bien sûr, en utilisant des méthodes similaires, d'autres sites web ou systèmes peuvent être connectés à Victoury afin que vous ayez tout ce dont vous avez besoin au même endroit.

La vue Pipeline pour les dossiers

Vous avez plusieurs options en matière de réservations :

• Formulaire de demande. Il s'agit d'un formulaire avec les champs dont vous avez besoin pour contacter un prospect après sa demande et préparer le meilleur itinéraire pour lui.
• Périodes disponibles. Si vous avez des dates et des périodes spécifiques pour vos itinéraires, vous pouvez choisir de les afficher sous forme de calendrier sur votre site web.
• Sélectionner une date. Les prospects disposent d'un calendrier où ils sélectionnent les dates qu'ils souhaitent.
• Un mélange de différentes méthodes. Vous avez peut-être des excursions d'une journée proposées certains jours de la semaine, en plus d'un formulaire de demande. Si vous n'êtes pas sûr, notre équipe peut vous aider à trouver la meilleure façon de configurer les réservations.

Une fois cela rempli et soumis par le prospect, cela apparaîtra dans votre compte Victoury avec tous les détails du formulaire déjà insérés. Il ne vous reste plus qu'à les contacter !

Mais comment contacter les prospects et gérer les réservations de voyage depuis Victoury ?

Tant que vous avez configuré une connexion e-mail, vous pouvez librement envoyer des e-mails contenant des documents et des détails de voyage à vos clients. L'inverse est également possible : vous pouvez recevoir des e-mails sur la plateforme.

L'onglet E-mail où vous pouvez obtenir un aperçu des e-mails entrants et sortants

Ce qui distingue cette fonctionnalité, c'est la bibliothèque de textes qui contient des modèles d'e-mails et de documents. Vous pouvez les modifier librement, et notre équipe peut vous aider à configurer des modèles incluant votre image de marque. Avec cela, l'envoi d'e-mails de confirmation, de programmes d'itinéraire, de documents de voyage, de factures et plus encore se fait en un seul clic.

L'étape suivante : créer un dossier

L'écran de création de dossier où vous pouvez choisir entre différents types de dossiers

Après avoir discuté avec votre client, il est temps de mettre en place un dossier pour lui. En remplissant un formulaire de demande ou en effectuant une réservation avec des dates, vous avez déjà un dossier enregistré dans le système. Il ne reste plus qu'à le personnaliser si nécessaire.

Chaque dossier est unique et n'influence pas le voyage d'origine. Comme vous avez une base de données de produits configurée dans Victoury, vous pouvez facilement ajouter différentes prestations ou apporter des modifications aux prestations existantes. Si vous devez plutôt ajouter une nouvelle prestation, elle sera enregistrée dans le système par la suite.

Les voyageurs sont également enregistrés et disposent d'un profil de client ou de personne. La prochaine fois que vous créez un dossier pour les mêmes voyageurs, vous pouvez les ajouter rapidement ou même dupliquer des dossiers précédents s'ils souhaitent quelque chose de similaire. Leurs informations personnelles sont modifiables dans leur profil, avec les options pour leur envoyer des e-mails et des documents, et consulter les dossiers, factures et paiements passés.

Qu'en est-il des factures et des paiements ?

Lorsqu'un dossier est confirmé, une facture peut être générée automatiquement pour le client ainsi qu'une pour le fournisseur s'il y en a un impliqué. Il en va de même pour les paiements. Les factures et les paiements disposent d'onglets dédiés pour un aperçu plus facile.

Un exemple de facture générée pour un dossier

Actuellement, notre système dispose d'un connecteur avec le système de paiement Mollie, mais davantage peut être développé sur demande.

Et la partie amusante : le voyage lui-même !

Le paiement est terminé et il est temps pour votre client de partir en voyage. Envoyez-lui un bel e-mail avant le début de son voyage en utilisant les e-mails automatiques de Victoury. Pas besoin de suivre tous les voyages !

Mais si vous aimez personnaliser ces e-mails, filtrez les voyages actifs à l'aide de la barre de recherche et des filtres avancés pour les envoyer vous-même ou les modifier après avoir ajouté le texte du modèle.

Est-ce tout ? Que peut faire d'autre le logiciel de voyage ?

Ceci n'est qu'un aperçu des capacités de Victoury à gérer les réservations de voyage provenant de votre site. Cependant, il s'agit d'un logiciel et d'un système de voyage à part entière, et il est personnalisable grâce à l'équipe de développeurs dédiée dont il dispose.

Outre les outils mentionnés ci-dessus, il y a bien plus à découvrir. Découvrez mieux notre système en réservant une démonstration avec l'un de nos représentants dès aujourd'hui.