Comment créer un nouveau client
Pour ajouter un nouveau client, accédez à Clients depuis le menu principal de gauche et cliquez sur le symbole +.
Si le nouveau client est une entreprise, assurez-vous que la case d'option est cochée.
Saisissez toutes les informations selon le type de client (entreprise ou particulier) et cliquez sur ENREGISTRER.
Le client se trouve alors dans la liste des clients, et vous pouvez compléter ses informations en le modifiant dans Détails du client. Accédez à ses détails en cliquant sur son nom. Pour ajouter des images pour les particuliers ou des logos d'entreprise, modifiez la zone Informations du client.
Dans l'onglet client, des informations sur les affaires, les factures clients et les paiements, ainsi que les adresses et les personnes, sont affichées.
Informations du client
Dans cette section, vous pouvez modifier les détails concernant votre client en cliquant sur le bouton « Modifier le client ». Des remarques peuvent également être définies ici en tant que mentions internes.
Affaires et informations sur l'affaire
La section Affaires affiche toutes les affaires auxquelles le client est lié. Les cases à cocher en haut déterminent quel type d'affaires est affiché en plus des affaires où le client est défini comme le client de l'affaire :
- Afficher uniquement les cas où le client est un voyageur et non un client
- Où l'affaire est annulée
- Où l'affaire est publiée dans l'espace client
La section Informations sur l'affaire offre un aperçu des prix totaux d'achat et de vente, ainsi que du bénéfice.
Les informations peuvent être consultées en un coup d'œil grâce aux icônes suivantes :
- Cercle avec trois points - l'affaire a été publiée dans l'espace client
- Cadenas - l'affaire est actuellement verrouillée
- Annuler - l'affaire a été annulée
- Deux personnes - le client est défini comme le client de l'affaire
- Valise - le client est le voyageur principal de l'affaire
Créer une affaire/un prospect
Une nouvelle affaire ou une affaire de type prospect peut également être créée à partir de cette section.
Utilisez le bouton « Créer une affaire » pour créer des affaires pour un client, où le client et ses personnes sont automatiquement ajoutés, de sorte qu'il n'est pas nécessaire de commencer à créer une nouvelle affaire depuis la liste des affaires et de rechercher le client.
Pour l'option de création de prospect, le formulaire sera déjà rempli avec les détails de la personne principale du client dans la section CLIENT.
Création d'une fiche client pour les personnes (voyageurs) lorsque l'affaire devient une réservation
Il n'est pas permis de transformer une option en réservation si tous les voyageurs/personnes de l'affaire ne disposent pas des informations minimales ci-dessous :
- Nom de famille
- Prénom
- Adresse e-mail
Opérations
La section Opérations comprend toutes les factures clients et tous les paiements clients liés à un client. Les factures clients peuvent être créées depuis cet endroit en cliquant sur le bouton « Ajouter nouveau » puis en sélectionnant une affaire liée au client.
Adresses
Dans la section Adresses, vous pouvez modifier l'adresse principale ou ajouter des adresses supplémentaires.
Personnes
Dans la section Personnes, vous avez la possibilité d'ajouter ou de supprimer des voyageurs et de désigner une autre personne principale du client.
Directement liées - ces personnes ont une relation directe avec le client. Elles peuvent être définies au cours du processus de réservation ou dans les détails du client.
Autres personnes - ces personnes ont participé à une affaire avec le client mais n'ont pas de relation directe définie au cours du processus de réservation.
De nouvelles personnes liées peuvent être ajoutées en cliquant sur les boutons « Ajouter nouveau » dans la section correspondante.
Les personnes peuvent être supprimées en les sélectionnant via la case à cocher, puis en cliquant sur les trois points dans le coin supérieur droit, puis en sélectionnant « Supprimer ». Les relations peuvent être modifiées par le même processus mais en sélectionnant « Modifier » à la place.
Une personne de la section « Autres personnes » peut être déplacée vers les personnes directement liées en sélectionnant « Déplacer les personnes ».
Contacts
La section Contacts comprend différents types de contacts : adresses e-mail, sites web, numéros de téléphone et plus encore. Un client peut avoir plusieurs contacts. Pour ajouter un nouveau contact, veuillez cliquer sur le bouton « Ajouter nouveau », puis renseignez la Valeur, le Type de contact (liste de choix modifiable dans Paramètres / Liste de choix sous Contact_Type) et les Remarques le cas échéant.
Tâches, notes et marketing
Ces sections sont destinées à votre équipe d'opérateurs pour créer et attribuer des tâches, ajouter des notes internes et enregistrer des préférences marketing.
Pour plus d'informations, consultez les articles suivants :
Comment créer un client agent
Si le client est un agent, sélectionnez la case d'option Agent et configurez votre pourcentage de commission. De plus, vous pouvez ajouter d'autres commissions à l'aide du bouton +AJOUTER NOUVEAU. Ces commissions peuvent être configurées pour un code produit ou une catégorie de produit et ont un effet cumulatif sur la commission de l'agent.
La logique de configuration des commissions lorsque le client est un agent
Configuration d'une commission pour un agent
La commission peut être définie comme suit, comme illustré dans les captures d'écran ci-dessus :
1. Au niveau du prix du produit
Dans la section Prix de chaque produit, vous pouvez définir la commission par défaut pour les agents. Cette commission s'applique uniquement aux clients marqués comme agents.
2. Au niveau du client
Types de commission
1. Commission par défaut
Lorsqu'il est défini comme agent, le % de commission défini par défaut s'applique uniquement s'il existe également une commission définie au niveau du prix (par produit). Le pourcentage final de la commission appliquée est la somme du % de commission défini au niveau du prix et du % de commission défini au niveau du client.
Si aucune commission n'est définie au niveau du prix, la commission par défaut de l'agent ne sera pas non plus appliquée.
Exemple :
- S'il y a une commission de 3 % définie au niveau du prix et une commission par défaut de 5 % définie au niveau du client, le montant final de la commission appliquée lors de la création de l'affaire sera de 8 %.
- Si la commission de l'agent est définie à 0 %, le pourcentage de commission complet sera celui défini au niveau du prix du produit. Pour un prix avec une commission de 5 %, la commission totale sera de 5 % dans ce cas.
2. Commission personnalisée
Pour les clients marqués comme agents, une commission peut être définie par code produit et/ou par catégorie de produit.
Seules celles-ci seront prises en compte. S'il y a également une commission définie par prix de produit ou par défaut au niveau du client, celles-ci seront ignorées dans le calcul du prix final à payer par le client agent.
La capture d'écran ci-dessous montre une commission par défaut de 5 % et deux commissions personnalisées (par code produit et par catégorie de produit).
Tous les produits dont le code produit commence par HO se verront appliquer une commission de 3 %. De plus, pour le produit dont le code produit est HOTESTVCT500, une commission de 10 % est appliquée.
Modification des commissions
Les pourcentages de commission peuvent être modifiés librement au cours du processus de réservation et après la réservation dans Détails de l'affaire / Arrangements.
Relations entre les clients
Définition des termes
Client - toute personne qui est le voyageur principal ou un voyageur dans une affaire.
Directement liée (Proches) - une personne directement liée au client ; lors du chargement de ce client dans l'affaire, nous affichons la liste de ces personnes directement liées.
Autres personnes (Voyageurs) - une personne liée à de nombreux clients. Ces personnes ne sont pas affichées lors du chargement du client dans une affaire.
Type de relation – une liste déroulante qui définit la relation entre une personne (à la fois directement liée et liée à plusieurs) et le client.
Personne versus voyageur
Personne - la fiche personne est créée pour un client (Directement liée ou Autres personnes), qui peut être ou non un voyageur.
Voyageur - la fiche voyageur est créée pour une personne qui est un voyageur dans une réservation.
Personne principale du client versus voyageur principal de la réservation
Personne principale - la personne qui est automatiquement créée pour une fiche client lorsqu'un nouveau client est ajouté. Toute autre personne du client peut être définie comme personne principale. Une seule personne principale peut exister pour le même client.
Voyageur principal - la première personne dans la liste des voyageurs de la réservation, que cette personne soit ou non la personne principale du client.
Cas particuliers
Le client est marqué comme agent
- Les personnes ne sont jamais chargées dans une affaire.
Le client est/n'est pas une entreprise
- Il existe à la fois des personnes directement liées et liées à plusieurs.
- Les personnes directement liées peuvent être chargées dans une affaire, ce qui signifie que lorsque le client est sélectionné dans le processus de réservation, le système doit afficher toutes les personnes directement liées dans une fenêtre superposée, demandant à l'opérateur de choisir celles qu'il souhaite utiliser dans cette affaire.
- Les personnes sans relation directe – celles ajoutées dans une réservation mais non liées au client – ne sont pas chargées lorsque le client est sélectionné dans le processus de réservation.
Fonctionnalité de base
Processus de réservation
Le client n'est pas un agent
Lorsque le client est sélectionné dans le processus de réservation, le système affiche toutes les personnes directement liées dans une fenêtre superposée, demandant à l'opérateur de choisir celles qu'il souhaite utiliser dans cette affaire.
Si de nouveaux voyageurs sont ajoutés au cours du processus de réservation, le système affiche une question demandant si la ou les personnes nouvellement ajoutées doivent ou non être liées au client. Si Oui, la relation directe est créée et la nouvelle personne se trouvera dans la liste Directement liées des détails du client. Si Non, la nouvelle personne se trouvera dans la liste Autres personnes des détails du client.
Un seul voyageur peut être le voyageur principal.
Le client est un agent
Lorsque le client est sélectionné dans le processus de réservation, le système ne charge jamais les personnes liées au client.
Si de nouveaux voyageurs sont ajoutés au cours du processus de réservation, le système ne crée jamais de relation avec le client. Les personnes directement liées ne peuvent être ajoutées pour l'agent que dans la vue détaillée du client.
Un seul voyageur peut être le voyageur principal.