L'annulation d'un dossier ne déclenche pas de remboursements financiers automatiques.
Une fois qu'un dossier est annulé :
- Il n'y a plus de rappels de paiement ou d'e-mails automatisés envoyés
- Il est exclu des rapports/statistiques
Mais les factures déjà émises ou les paiements enregistrés ne sont PAS annulés automatiquement.
Lorsqu'un dossier qui a déjà été entièrement payé est annulé, le paiement initial du client n'est plus considéré comme valide. Cependant, le système ne supprime ni n'annule automatiquement le paiement. Les paiements futurs sont arrêtés (au niveau de la communication). Par conséquent, pour refléter correctement le remboursement, un équivalent de paiement négatif doit être enregistré manuellement par l'opérateur.
Créer un remboursement via un arrangement d'annulation
Pour générer le résultat financier correct, l'opérateur doit ajouter un arrangement d'annulation au dossier avec un prix négatif.
Le montant négatif doit correspondre exactement au montant à rembourser.
Gestion de l'assurance annulation
En conséquence, le système crée un enregistrement de paiement client avec une valeur négative pour compenser le paiement initial.
Si le dossier inclut des arrangements d'assurance annulation qui sont encore dus, ces montants doivent rester inchangés, l'assurance annulation devant conserver une valeur positive. Dans ce cas, la valeur négative de l'arrangement d'annulation doit exclure la valeur de l'assurance annulation.
Remarques importantes
En annulant simplement un dossier, le système ne déclenche pas de remboursement. Les remboursements doivent être reflétés au moyen d'ajustements financiers manuels.
Assurez-vous toujours que :
- L'arrangement d'annulation négatif correspond exactement au montant du remboursement
- Tous les composants non remboursables (par exemple l'assurance) restent positifs
Par conséquent, pour traiter correctement un remboursement après annulation, les étapes à suivre par l'opérateur sont :
- Annuler le dossier
- Ajouter un arrangement d'annulation négatif égal au remboursement
- Conserver tous les montants d'assurance annulation positifs