Grâce à la fonctionnalité Voyage de groupe, vous pouvez obtenir une vue d’ensemble complète et une interface pour gérer les allotements GroupTour, reflétant les conditions dans lesquelles ces allotements ont été sécurisés.
Créer des voyages de groupe
Un produit GroupTour peut être établi soit via une feuille de calcul, soit en concevant un nouveau package dans VCT Products ou Trip Designer.
Ces produits se distinguent par un GroupCode au niveau du produit.
Les allotements GroupTour sont créés en tant qu’enregistrements d’allotement de type GROUP, chacun étant marqué par un TourCode distinct.
Un package GroupTour peut inclure de nombreux suppléments de produit, qui peuvent être facultatifs ou obligatoires et sont pris en compte lors de l’élaboration d’un deal pour un client.
Certains produits relèvent du type d’attribut « Buy ». Leurs prix, classés comme « Buy », sont destinés à la saisie des coûts d’achat et ne sont pas intégrés comme prestations dans un deal.
Chaque produit GroupTour peut comporter plusieurs dates de départ, chacune associée à des TourCodes uniques. Ces TourCodes, distincts pour chaque allotement, garantissent qu’aucune entrée d’allotement ne partage le même TourCode, même si leurs identifiants de produit diffèrent. Ils sont stockés dans la section Allotement/Dates de départ pour chaque produit, désignés sous le nom d’allotements GroupTour.
Pour chaque allotement GroupTour, il peut y avoir de nombreux prix d’achat, qui sont utilisés pour déterminer le prix d’achat précis au retour du voyage de groupe.
Un fournisseur peut être spécifié pour chaque prix d’achat, soit au niveau du produit, soit au niveau du prix.
Les types « Buy » et « Variable/Buy » peuvent être configurés comme suit :
- is per person vrai - avec des paramètres pour le nombre minimum et maximum de personnes
- is per person faux - où les paramètres pour le nombre minimum et maximum de personnes ne s’appliquent pas
- one time charge vrai - indiquant que le coût couvre toute la période d’allotement
- one time charge faux - où le coût est basé sur les jours ou les nuits, si Charge Night est vrai
Le prix d’achat total d’un allotement GroupTour est la somme de tous les prix de type « Buy » définis pour la saison de l’allotement, en tenant compte des paramètres de nombre minimum et maximum de personnes (si is per person est vrai) selon le nombre de personnes réservées.
Plus le nombre de personnes réservées est élevé, plus la marge générée est importante.
Un enregistrement de prix de type « Buy » peut être lié à un ou plusieurs enregistrements d’allotement GroupTour. Les dates de début et de fin de l’enregistrement d’allotement GroupTour doivent correspondre aux dates de saison du prix de type « Buy ». Si plusieurs prix de type « Buy » correspondent aux dates de début et de fin de saison et aux dates de début et de fin de l’enregistrement d’allotement GroupTour, le système choisira l’option la moins coûteuse pour calculer le prix d’achat de l’allotement GroupTour.
Les prix de type « Buy » ne sont pas affichés dans le processus de réservation et ne peuvent pas être ajoutés comme prestations.
Les types « Variable/Buy » sont affichés dans le processus de réservation et peuvent être ajoutés comme prestations, mais, comme les types « Buy », ils sont pris en compte lors de la génération d’une facture fournisseur pour les GroupTours.
Les types « Buy » et « Variable/Buy » sont tous deux rattachés à des produits qui sont soit des suppléments obligatoires, soit des suppléments facultatifs du package GroupTour principal.
Les types « Variable » et « Variable/Buy » sont utilisés lors du chargement du produit comme prestation.
Les types « Buy » sont utilisés pour déterminer le prix d’achat total de chaque allotement GroupTour.
Liste des voyages de groupe
L’accès à la fonctionnalité Voyages de groupe se fait via l’option de menu Voyages de groupe parmi les Produits.
Vue en liste et recherche
La liste des voyages de groupe présente tous les allotements de type GROUP, marqués d’un tourCode, et si la source du produit est Local ou Backoffice, la disponibilité est générée pour toute la période.
Si la source du produit n’est ni Local ni Backoffice, la disponibilité n’est pas requise.
Les informations affichées dans la vue en liste comprennent :
- Tour Code - le Tour Code défini dans l’enregistrement d’allotement
- Group Code - le Group Code défini au niveau du produit auquel appartient l’enregistrement d’allotement
- Product Code - le Product Code défini au niveau du produit auquel appartient l’enregistrement d’allotement
- Name - le nom du produit défini au niveau du produit auquel appartient l’enregistrement d’allotement
- Date de début - la date de début de l’enregistrement d’allotement
- Date de fin - la date de fin de l’enregistrement d’allotement
- Durée - le nombre de jours de l’allotement, calculé comme la date de fin moins la date de début de l’enregistrement d’allotement + 1
- Nbre de personnes - la valeur du champ Nombre d’allotements
- Libre - le nombre de places disponibles enregistré au niveau de l’allotement
- Réservé - le nombre de places réservées enregistré au niveau de l’allotement
- Option - le nombre de places réservées en options, enregistré au niveau de l’allotement
- En attente - le nombre de places réservées + le nombre de places réservées en options - la valeur du champ Nombre d’allotements
- Âge moyen - l’âge moyen des voyageurs ayant réservé des places
- Prix min. - la valeur la plus basse du champ Prix de vente total pour l’enregistrement de prix de type Variable/Buy associé à l’allotement
- Devise - le code de devise de vente du prix minimum
- Statut - le statut de l’enregistrement d’allotement
Recherche avancée facilitée par :
- Tour Code
- Product Code
- Country Area
- Statut
- Places libres - supérieures ou égales au nombre indiqué
- Adresse du lieu d’embarquement
- Adresse du lieu de débarquement
- Intervalle de dates
- Intervalle d’âge moyen
- Intervalle de durée
Fonctionnalités de la liste
- Modifier - pour un enregistrement sélectionné
- Créer une facture fournisseur - pour un enregistrement sélectionné
- Imprimer - pour un enregistrement sélectionné
- Modification par lot - une ou plusieurs sélections de voyages de groupe en termes de caractéristiques
Détails du voyage de groupe
Le bouton Recalculer la disponibilité dans le menu supérieur active le recalcul de la disponibilité pour cet allotement GroupTour spécifique, en fonction des réservations du système.
L’onglet Allotements
La section Informations sur l’allotement du voyage de groupe
- Product Code - lien cliquable vers les détails du produit
- Nom du produit
- Marque - affiche une liste de toutes les marques du produit
- Group Code
- Tour Code
- Date de début
- Date de fin
- Durée (jours)
- Statut
- PriceType 2
- Autoriser la surréservation
- Âge minimum du voyageur
- Âge maximum du voyageur
- Nombre - nombre total de places allouées
- Libre - nombre total de places libres
- Réservé - nombre total de places réservées dans les deals de type Réservation
- Option - nombre total de places réservées dans les deals de type Option
- En attente - Nombre calculé à partir de Réservé + Option - Nombre, indiquant que si la surréservation est autorisée, le système permet de réserver au-delà du nombre alloué, la différence représentant les personnes en liste d’attente
- Groupes - affiche le dernier numéro de groupe utilisé pour l’allotement GroupTour
Groupes d’allotement GroupTour
Le champ Groupes affiche le dernier numéro de groupe utilisé pour l’allotement.
Lors de la création d’une entrée d’allotement, le champ du dernier numéro de groupe utilisé est défini sur 0.
Lorsqu’un deal de type B (Réservation) est effectué avec un TourCode correspondant au TourCode de l’allotement, le numéro de groupe des voyageurs est mis à jour au dernier numéro de groupe utilisé + 1, et le champ Groupes de l’allotement est ajusté pour refléter le nouveau dernier numéro de groupe utilisé.
Ce mécanisme ne s’applique pas aux deals de type O (Options), quel que soit le paramètre updateAvailability.
Lorsqu’un deal de type B (Réservation) avec un TourCode correspondant est modifié :
- L’utilisation de la fonction CREATE PARTY dans la section Voyageurs met à jour le nouveau numéro de groupe au dernier numéro de groupe utilisé + 1, et le champ Groupes est mis à jour en conséquence.
- Si des voyageurs sont transférés entre groupes, le fait de laisser un groupe vide ne modifie pas le dernier numéro de groupe utilisé ni ne recalcule les autres numéros de groupe.
Si un deal de type B (Réservation) avec un TourCode correspondant est annulé, laissant un groupe vide, le dernier numéro de groupe utilisé (Groupes) reste inchangé et les autres numéros de groupe ne sont pas ajustés.
Si un deal de type O (Option) avec un TourCode correspondant passe à Réservation (Option vers Réservation), le numéro de groupe des voyageurs est mis à jour au dernier numéro de groupe utilisé + 1, et l’entrée du tableau d’allotement est ajustée pour refléter le nouveau dernier numéro de groupe utilisé.
Section Deals
La section Deals répertorie tous les deals associés à cet allotement GroupTour, classés par type de deal.
Les réservations sont affichées en premier, suivies des options.
Cliquer sur Code permet d’accéder aux détails du deal pour chaque entrée de la liste.
Le filtrage de la liste des deals est pris en charge par type de deal - Afficher uniquement les options ou Afficher uniquement les réservations.
Section Stock de billets
La section Stock de billets n’est accessible que pour les locataires ayant activé la fonctionnalité Stock de billets dans Victoury.
Elle répertorie toutes les entrées TicketStock dont le TourCode correspond à cet allotement GroupTour, triées par date de billet dans l’ordre croissant.
Cliquez sur le n° de billet pour accéder aux détails TicketStock de chaque entrée de la liste.
Section Factures fournisseur
Cette section affiche toutes les factures fournisseur générées pour cet allotement GroupTour.
Section Accompagnateurs
Elle répertorie tous les accompagnateurs associés à cet allotement GroupTour.
Cliquez sur Prénom ou Nom de famille pour accéder aux détails de la personne pour chaque entrée de la liste.
Section Notes
Cette section répertorie toutes les notes ajoutées pour cet allotement GroupTour.
Section Tâches
Elle répertorie toutes les tâches assignées pour cet allotement GroupTour.
Onglet Voyageurs
Section Informations générales
Cette section fournit des informations moyennes relatives à cet allotement GroupTour.
Section Voyageurs
Elle répertorie les voyageurs regroupés par deals pour cet allotement GroupTour.
Onglet Itinéraire de vol
Section Itinéraires
Cette section affiche les itinéraires et les segments d’itinéraire ajoutés pour cet allotement GroupTour et facilite l’ajout de nouveaux itinéraires et segments. Lorsque cet allotement GroupTour est réservé, l’Assistant de réservation intègre automatiquement les itinéraires et leurs segments dans le processus de réservation, sauf s’ils sont supprimés manuellement par l’opérateur.
Onglet Bénéfice/Marge
Victoury permet le calcul en temps réel du bénéfice/de la marge lors de la sélection de cet onglet.
Les opérateurs peuvent consulter les détails financiers pour les deals facturés ou non facturés :
- Section GroupTour
- Répertorie tous les prix de type « Buy » et « Variable/Buy » utilisés pour calculer le Total Buy Exclusive Tax GroupTour - affiche le nom du produit, une icône indiquant si la tarification est par personne, ainsi que les informations de prix en devise nationale pour chacun.
- Section Options
- Répertorie toutes les prestations contribuant au calcul du Total Buy Exclusive Tax Other - affiche le nom du produit, une icône indiquant si la tarification est par personne, ainsi que les informations de prix en devise nationale pour chacun.
- Section Totaux
- Total Buy Exclusive Tax GroupTour : devise et montant.
- Total Buy Exclusive Tax Other : devise et montant.
- Total Buy Exclusive Tax.
- Marge.
- Markup %.
- Profit %.
- Total Sell Exclusive Tax GroupTour.
- Total Sell Exclusive Tax Other - autres prestations en dehors du GroupTour.
- Total Sell Exclusive Tax.
Colonne de droite :
- Nombre de personnes - nombre total de voyageurs dans tous les deals de type B (Réservations) non annulés pour cet allotement GroupTour.
Total Buy Exclusive Tax GroupTour
Dans un premier temps, le système comptabilise le nombre total de voyageurs de tous les deals de type B (Réservations) non annulés pour cet allotement GroupTour.
Simultanément, il rassemble tous les prix de type « Buy » et « Variable/Buy » des suppléments dont l’attribut = Buy du package GroupTour, applicables lorsque le nombre total de voyageurs de tous les deals de type B non annulés se situe dans le nombre minimum et maximum de personnes défini.
Si plusieurs prix correspondent à la période d’allotement et aux critères de nombre minimum et maximum de personnes, le système sélectionne l’option la plus économique.
Ensuite, le système agrège les valeurs du Buy Unit Price en devise nationale pour tous les prix de type « Buy » et « Variable/Buy » identifiés et les multiplie par le nombre total de voyageurs de tous les deals de type B (Réservations) non annulés pour cet allotement GroupTour.
Le système rassemble également tous les prix de type « Buy » et « Variable/Buy » des suppléments dont l’attribut = Buy du package GroupTour, applicables lorsque le nombre total de voyageurs de tous les deals de type B non annulés correspond au nombre minimum et maximum de personnes défini, sauf lorsque Is per person est faux.
Si plusieurs prix correspondent à la période d’allotement, le système sélectionne l’option la plus abordable.
Le système agrège les valeurs du Buy Unit Price en devise nationale pour tous les prix identifiés.
Enfin, le système additionne ces deux agrégats pour déterminer le Total Buy Exclusive Tax GroupTour.
Total Buy Exclusive Tax Other
Le système calcule la somme de toutes les valeurs Buy Exclusive Tax HC pour toutes les prestations hors GroupTour de tous les deals de type B (Réservations) non annulés pour cet allotement GroupTour.
De plus, il agrège le total des prix d’achat convertis en devise nationale pour toutes les entrées TicketStock liées à cet allotement GroupTour.
Enfin, il additionne ces sommes pour déterminer le Total Buy Exclusive Tax Other.
Total Buy Exclusive Tax
Somme du Total Buy Exclusive Tax GroupTour + Total Buy Exclusive Tax Other.
Total Sell Exclusive Tax GroupTour
Le système agrège toutes les valeurs Sell Exclusive Tax HC pour toutes les prestations GroupTour de tous les deals de type B (Réservations) non annulés pour cet allotement GroupTour.
Total Sell Exclusive Tax Other
Le système calcule la somme de toutes les valeurs Sell Exclusive Tax HC pour toutes les prestations hors GroupTour de tous les deals de type B (Réservations) non annulés pour cet allotement GroupTour.
Total Sell Exclusive Tax
Somme du Total Sell Exclusive Tax GroupTour + Total Sell Exclusive Tax Other.
Marge
Différence entre le Total Sell Exclusive Tax et le Total Buy Exclusive Tax.
Markup %
(Total Sell Exclusive Tax / Total Buy Exclusive Tax) - 1
Profit %
1 - (Total Buy Exclusive Tax / Total Sell Exclusive Tax)
Saisir une facture fournisseur pour un ou plusieurs produits Buy d’un allotement GroupTour
La sélection de cette fonction pour un allotement GroupTour choisi dans la liste des voyages de groupe invite Victoury à créer une prestation de facture fournisseur pour chaque prix d’achat identifié.
Les factures fournisseur associées aux allotements GroupTour fonctionnent de la même manière que les factures fournisseur classiques liées aux prestations.
Le système présente à l’opérateur la liste des prix de type Buy, lui permettant de sélectionner ceux pour lesquels une facture fournisseur doit être saisie, à l’image du processus d’organisation des factures fournisseur pour les réservations.