Fonctionnalité d’assurance et reporting

Détails généraux

La fonctionnalité Assurance est un module supplémentaire de Victoury, activé pour les locataires qui doivent régulièrement déclarer les assurances nouvelles et modifiées aux compagnies d’assurance.

En général, les locataires travaillent avec deux types d’assurances :

1. L’assurance annulation, où le prix de vente (la prime) est calculé en pourcentage du prix total du voyage, hors autres prestations d’assurance (en utilisant la règle de prix 20).
2. L’assurance voyage - une assurance avec une valeur de vente fixe.

Paramètres d’assurance

Chaque fois qu’un opérateur réserve un produit d’assurance et que sa prestation est ajoutée à un deal, Victoury crée un enregistrement d’assurance dans l’entité Assurances. Les produits pour lesquels des enregistrements d’assurance sont automatiquement créés lorsqu’ils sont ajoutés en tant que prestation peuvent être définis dans Paramètres / Général / Produits d’assurance déclarables.

Ce paramètre permet à l’opérateur de choisir n’importe quel produit parmi les catégories d’assurance (un autre paramètre disponible dans Paramètres / Général).

Un enregistrement d’assurance comprend la prime (prix de vente par voyageur), le prix d’achat, la commission, le statut, les types de prix 1, 2, 3, 4, le code produit, la dernière prime déclarée, le nom du voyageur, le prix total du voyage (à partir duquel la prime est calculée), la relation à la prestation et au deal, le code de réservation, la date de réservation, la date de voyage et la date de déclaration.

Le système crée un enregistrement d’assurance pour chaque voyageur pour chaque prestation (dont le code produit est défini comme produit d’assurance déclarable).

Lorsque le prix total du voyage d’un deal est modifié et que le prix du produit d’assurance a un paramètre Règle 20 appliqué, le système met à jour les enregistrements d’assurance associés en fonction de leur statut.

Lors de la déclaration, les enregistrements d’assurance sont également mis à jour. Leur statut est défini sur « Déclaré », la valeur de la prime est copiée dans la dernière prime déclarée, puis définie sur 0.

À des fins de déclaration, Victoury propose un outil de reporting intuitif et facile à utiliser.

Créer et mettre à jour des enregistrements d’assurance

La création et la mise à jour des enregistrements d’assurance sont limitées aux deals de type = B (Réservations) et aux prestations définies comme produits d’assurance déclarables, à l’exclusion des prestations alternatives ou de celles non incluses dans le total.

Lorsqu’un deal de type Réservation est créé, le système génère autant d’enregistrements d’assurance qu’il y a de voyageurs affectés à des prestations d’assurance valides - voir les conditions ci-dessus.

Les enregistrements d’assurance sont mis à jour à la suite des actions suivantes :

1. Créer ou mettre à jour une prestation hors assurance

• S’il existe déjà des prestations d’assurance, le système met à jour les enregistrements d’assurance existants et met à jour le statut d’assurance selon les conditions ci-dessous :
• si le statut est En attente - ne met pas à jour le statut
• si le statut est Déclaré - met à jour le statut en Modifié
• si le statut est Modifié - ne met pas à jour le statut
• si le statut est Annulé - ne met pas à jour le statut

2. Supprimer une prestation hors assurance

S’il existe déjà des prestations d’assurance, le système met à jour les enregistrements d’assurance existants.

3. Ajouter une prestation d’assurance

Le système crée autant d’enregistrements d’assurance qu’il y a de voyageurs affectés à des prestations d’assurance valides - voir les conditions ci-dessus.

4. Mettre à jour une prestation d’assurance

Le système met à jour les champs de l’enregistrement d’assurance et met à jour le statut d’assurance selon les conditions ci-dessous :

• si le statut est En attente - ne met pas à jour le statut
• si le statut est Déclaré - met à jour le statut en Modifié
• si le statut est Modifié - ne met pas à jour le statut
• si le statut est Annulé - ne met pas à jour le statut

5. Affecter un voyageur à une prestation d’assurance

Le système crée de nouveaux enregistrements d’assurance pour les voyageurs nouvellement affectés.

6. Désaffecter un voyageur d’une prestation d’assurance

Le système met à jour les champs de l’enregistrement d’assurance et met à jour le statut d’assurance selon les conditions ci-dessous :

• Si le statut est En attente - supprime l’enregistrement d’assurance pour le voyageur désaffecté
• Si le statut est Déclaré - copie la valeur de la prime en négatif à partir de la dernière prime déclarée, met à jour le statut en Annulé
• Si le statut est Modifié - copie la valeur de insurance.premium en négatif à partir de la dernière prime déclarée, met à jour le statut en Annulé
• Si le statut est Annulé - ne met pas à jour l’enregistrement

7. Supprimer une prestation d’assurance

Le système met à jour les champs de l’enregistrement d’assurance et met à jour le statut d’assurance selon les conditions ci-dessous :

• Si le statut est En attente - supprime le(s) enregistrement(s) d’assurance pour la prestation supprimée
• Si le statut est Déclaré - copie la valeur de la prime en négatif à partir de la dernière prime déclarée, met à jour le statut en Annulé
• Si le statut est Modifié - copie la valeur de insurance.premium en négatif à partir de la dernière prime déclarée, met à jour le statut en Annulé
• Si le statut est Annulé - ne met pas à jour l’enregistrement

8. Annuler un deal

Lorsqu’une réservation est annulée, le système met à jour tous les enregistrements d’assurance du deal et définit le statut sur Annulé.

• Si le statut est En attente - met à jour le statut en Annulé
• Si le statut est Déclaré - copie la valeur de la prime en négatif à partir de la dernière prime déclarée, met à jour le statut en Annulé
• Si le statut est Modifié - copie la valeur de insurance.premium en négatif à partir de la dernière prime déclarée, met à jour le statut en Annulé
• Si le statut est Annulé - ne met pas à jour l’enregistrement

9. Passer une option en réservation

Lorsque la fonctionnalité Option vers Réservation est utilisée, le système crée autant d’enregistrements d’assurance qu’il y a de voyageurs affectés à des prestations d’assurance valides.

10. Supprimer un deal

Lorsqu’un deal est supprimé, le système met à jour tous les enregistrements d’assurance du deal et définit le statut sur Annulé.

• Si le statut est En attente - supprime les enregistrements d’assurance pour les prestations supprimées
• Si le statut est Déclaré - copie la valeur de la prime en négatif à partir de la dernière prime déclarée, met à jour le statut en Annulé
• Si le statut est Modifié - copie la valeur de insurance.premium en négatif à partir de la dernière prime déclarée, met à jour le statut en Annulé
• Si le statut est Annulé - ne met pas à jour l’enregistrement

Enregistrements de la liste de choix Statut d’assurance

• PEN - En attente
• CHA - Modifié
• REP - Déclaré
• CAN - Annulé

Options de menu pour les assurances (Opérations)

Pour chaque locataire ayant le module Assurance activé, le menu de gauche propose l’option de menu Assurances sous Opérations.

Liste des assurances

• Options de menu de la liste :
  • Afficher - ouvre la vue détaillée de l’enregistrement d’assurance
  • Déclarer - ouvre la fenêtre de recherche de l’outil de reporting
• Exporter vers Excel les résultats de recherche
• Modifier le statut des résultats de recherche - Déclaré ou Non déclaré

Recherche avancée dans les assurances par

• Date de réservation (intervalle)
• Date de voyage (intervalle)
• Code produit
• Type de prix 1
• Type de prix 2
• Type de prix 3
• Type de prix 4
• Nom du voyageur
• Statut

Déclarer les assurances

Lorsque l’option de menu Déclarer est cliquée, le système affiche une fenêtre superposée avec les critères de recherche ci-dessous :

1. Sélectionner les enregistrements d’assurance (obligatoire)
   1. Nouveau (statut = En attente)
   2. Modifié (statut = Modifié)
   3. Annulé (statut = Annulé)
2. Date de réservation - sélection d’un intervalle de dates - obligatoire uniquement si NOUVEAU est sélectionné ci-dessus. Si MODIFIÉ ou ANNULÉ est sélectionné, l’intervalle de dates est désactivé.
3. Marque - liste déroulante avec les marques - (obligatoire, une seule sélection autorisée)
4. Produit - liste déroulante des valeurs distinctes de codes produit issues des assurances (obligatoire, une seule sélection autorisée)

Le système demande à l’opérateur si les enregistrements peuvent être définis comme déclarés et télécharge le PDF généré quelle que soit la réponse :

• OUI
• NON

S’il est confirmé par l’opérateur, le système met à jour les champs d’assurance suivants :

• Prime
• OldPremium
• Statut
• Date de mise à jour
• Date de déclaration

après avoir généré et téléchargé le rapport PDF.